供给侧改革视域下高校学籍档案服务创新研究——以服务“江苏学银”为例

王子鹏

2015年11月10日，习近平总书记在中央财经领导小组第十一次会议上讲话，首次提出“供给侧改革”。2020年，从供给侧结构性改革提出并付诸实施已有五年时间。李克强总理在2020年政府工作报告中指出，“供给侧结构性改革继续深化，重要领域改革取得新突破”，下一步“要深化供给侧结构性改革，突出民生导向”[1]。供给侧结构性改革旨在调整经济结构，减少无效和低端供给，增强供给结构对需求变化的灵活性和适应性，从而实现要素最优配置。这种经济学理论及其蕴含的哲学思想同样适用于指导档案实践。目前，高校档案部门面临供需错位问题，利用率最高的学籍档案尚未得到重视，亟需以服务中心工作、突出民生导向为抓手开展供给侧结构性改革。本文以高校学籍档案服务江苏省终身教育学分银行（简称“江苏学银”）为例，探究高校档案部门开展供给侧结构性改革的方法路径。

一、供给侧理念下学籍档案管理现状及问题

1.“学籍档案”界定。学籍档案尚无明确定义，有广义和狭义之分。广义的学籍档案，指学生自入学起至毕业离校止在校期间学习经历、考试成绩、奖励惩罚、党团组织生活等各类活动的原始记录，主要包括录取花名册、入学登记表、毕业生登记表、成绩表、学籍簿、学籍变更、休学、退学、复学、转学、奖励、处分、党团事项等各种历史记录材料。狭义的学籍档案，特指学籍簿、学籍变更等与学籍相关的档案，如《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）规定，“学生类档案”包括“高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，此处“学籍档案”即是狭义的。本文基于实践视角，采用“学籍档案”广义含义。

2.高校学籍档案管理现状。在高校传统档案工作模式中，档案管理的重点是党群、行政类文书档案，档案服务重点对象是学校的党政机关，学籍档案管理和服务退居次要位置。由于《高等学校档案管理办法》并未明确学籍档案的管理细则，高校学籍档案管理缺乏统一的标准规范，主流方式有三种：一是根据失效的《高等学校档案实体分类法》[2]，将学籍档案归类于JX13、JX14、JX16、JX17等二级类目中；二是参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），采用“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方法，将学籍档案存放于相应机构（问题）类目中；三是将学籍档案作为专门档案独立出来管理，依据文献内容进行分类，如花名册、学籍卡、成绩单等分别归类存放。无论哪种方法，检索同一学生的学籍信息需要横跨多个年度、翻阅多个案卷。

3.高校应针对学籍档案开展供给侧结构性改革。学籍档案“利用需求最迫切、利用率最高”是高校档案工作者的共识。侯英杰撰文指出，对外经济贸易大学学籍档案仅占该校馆藏的30%，但利用率最高[3]；据汪琳不完全统计，学籍档案利用率占高校档案利用率87%以上[4]，与笔者所在高校档案利用数据基本吻合。虽然中国高等教育学生信息网（学信网）开通后学籍档案利用率有所下降，但因为学信网未涵盖必修选修课程、课业成绩、论文情况等信息，学籍档案仍是高校利用率最高的档案资源，且呈现利用需求增加、利用目的细化的趋势。比如，高校学生出国留学，除了简单的查档外，学生还希望高校档案部门提供毕业证、学位证、论文等材料的外文翻译件；河海大学2020届毕业生招聘会上，多家优质公司对有挂科历史的学生实行一票否决[5]，即要求档案部门出具学生在校期间所有课业成绩证明。江苏省终身教育学分银行开展学分认证工作，除要求提供学习者身份证明外，还期望高校档案部门在数据层面提供档案服务，如课程成绩、学习时长等。另一方面，学籍造假事件屡屡发生引发社会震动，倒逼高校进行更严格的学籍档案管理和更权威的检索利用服务。可见，高校档案部门针对学籍档案开展供给侧结构性改革将有效增加档案供给，提升高校档案工作服务中心、服务发展、服务民生的能力。

二、学分银行对学籍档案利用需求分析

1.学分银行概述及案例选择。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）》明确提出“建立学习成果认证体系，建立‘学分银行’制度”[6]。学分银行尚无权威定义，其模拟银行对货币的管理特点，以学分为计量单位，允许学习者在弹性时间框架下，通过学习课程、参加技能培训、考证等方式获取学分，存入学分银行实现“零存整取”，以兑换学历、资格证书或其他形式的学习成果。基于档案学视角，可将学分银行理解为“学分档案馆”，学分认证、积累与转换分别对应学籍档案鉴定、保管和利用，学分银行业务流程依赖学籍档案的有效供给。笔者所在档案部门承担江苏省终身教育学分银行档案归档职责，同时为学生认证学分开展学籍档案利用服务，为本研究提供了第一手资料。

2.学分银行业务流程对学籍档案的依赖性分析。学籍档案是贯穿学分银行全业务流程的血液，学分认证、转换的每一个关键节点都需要学籍档案凭证性支撑。江苏省终身教育学分银行学分申请流程如图1所示，学生提交学籍档案作为证明材料，学分银行对学籍档案进行鉴定并根据规则转换学分，产生新的学籍档案同步归档。在高校档案部门缺位的情况下，学分认定采用线上提交申请、线下审核档案的流程，程序繁琐复杂，学分的凭证性过度依赖“审核盖章”；负责原始材料收集、核验以及初审的二级学院老师缺乏档案学背景，其对学籍档案的鉴定缺乏公信力。

图1 江苏省终身教育学分银行学分申请流程图

3.学分公信力仰仗学籍档案。《高等学校档案管理办法》第32条规定，“高校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构”，即支撑学分的学籍档案必须由高校档案部门开具，而学分银行产生新的学籍档案也必须归档于高校档案部门。缺少高校档案部门参与，学分银行运行成本高、效率低，且存在学分造假风险。其一，学习者提供给学分银行的学籍档案造假，学分银行根据造假档案认定和转换学分。其二，不法分子以学分银行名义伪造学历证书、相关证明等。

三、基于案例的高校学籍档案供给侧结构性改革研究

1.以学习者为中心聚集学籍档案信息。随着高校档案信息化建设持续推进，学籍档案逐步从纸质态转向数字态。数字态学籍档案主要有两个来源，一是传统纸质学籍档案的数字化；二是在线归档教务系统、学工平台等业务系统的电子文件。档案数字化为数据挖掘奠定了基础，高校档案部门可以借鉴美国NARA根据用户点击率决定工作优先级的做法，优先开展学籍档案数据化管理实践，克服纸质档案、版式电子档案对于内容的限制，以学习者为基本单位聚集其所有学籍档案信息，其流程如图2所示。通过数据挖掘构建学籍档案二次文献数据库，实现以“姓名+身份证”为检索入口一次性查询到所有学籍信息的功能，提高学籍档案的查全率、查准率，增加学籍档案的有效供给能力。同时，每一条学籍档案数据均映射到原始学籍电子档案，以便在产生质疑时快速定位原始档案位置。

图2 以学习者为中心聚集学籍档案信息流程图

2.建立学籍档案协作网络服务学分认证流程。由于学分银行与各高校存在一对多的映射关系，学分的认定、积累和转换需要诸多高校档案部门的配合。高校档案部门需要打破数据壁垒、联通数据孤岛，借鉴长三角地区查档“一网通办”做法[7]，建立学籍档案协作网络支撑学分银行档案利用服务需求。以江苏省终身教育学分银行为例，目前已有42家高校加入该学分银行合作联盟实现学分互认，而42家高校的档案部门同属江苏省高校档案协会，具备结网提供学籍档案利用服务的潜能。高校学籍档案协作网络支撑学分认证流程，如图3所示。除为学分银行服务外，建立高校学籍档案协作网络将为更广泛的民生服务奠定基础。

图3 高校学籍档案协作网络支撑学分认证流程

3.致力于构建江苏省常住居民终身学习档案管理体系。学分银行开展学分认证、积累和转换工作，将以每个学习者为单位产生个人终身学习档案。终身学习档案是学籍档案的重要组成部分，其管理工作将拓展学籍档案边界。在传统学籍档案管理模式中，终身学习档案一直处于被忽略的状态，原因在于终身教育体系具有社会化、个性化和持续化特征，学习者在不同阶段的学习成果呈现出多样性和复杂性的特点，档案部门缺少管理终身学习档案的有效手段。学分银行对学习者终身学习经历进行认证，如江苏省终身教育学分银行职责是“为江苏省常住居民建立终身学习账号，记录不同阶段的各类学习成果”[8]，为档案部门开展终身学习档案管理提供了契机。目前，江苏省终身教育学分银行由江苏开放大学代管，学校综合档案室已联合学分银行开展相关调研，致力于构建江苏省常住居民终身学习档案管理体系，推进学习型社会和诚信社会建设。