本溪市数字档案管理平台建设的研究与实践

□ 本溪满族自治县人力资源服务中心 全晓斌

经过几年的不懈努力，本溪市的数字档案馆基础框架已初步建成，主要体现在：档案管理平台已经搭建；档案信息资源建设稳步推进；档案目录数据库建设日臻完善；信息查询体系已具雏形；工作人员的安全意识显著提高。这些为数字档案馆全面建成奠定了扎实基础。本文将围绕数字档案馆接收平台建设谈点个人看法。

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠性和可用性。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

数字档案馆系统必须遵循整体性、开放性、稳定性等原则。应用先进技术手段对“收集、管理、保存、利用”功能模块或子系统进行专业深度扩展、创新开发。所谓整体性，就是系统应考虑所配备和购置的软硬件及其网络平台环境，选择恰当的开发工具和技术路线，正确处理各子系统或模块的关系，形成一个整体。所谓开放性，就是系统应能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。所谓稳定性，就是系统开发应采用先进、成熟、稳定的技术，保证系统的稳定、可靠和安全（见图1）。

图1

一、问题的提出

从数字档案馆的概念及功能要求中可以看出，我们目前所进行的只是加工、存储和管理，对档案信息的采集还处于探索阶段。档案室是一个立档单位的档案聚集地和利用中心，是档案馆档案的主要来源。由此可以看出数字档案室建设已经成为数字档案馆建设的重要组成部分，数字档案室建设也决定着数字档案馆建设的进程和质量。目前面临的问题是：一是档案馆与档案室间的数据接收渠道不畅通，标准不统一。二是档案室的档案管理系统与立档单位的电子政务系统、OA系统之间的数据交换缺少接口，造成电子文件不能及时归档，导致电子文件的丢失。综合分析上述问题可以得出一个结论：馆室间的数据交换已经成为数字档案馆建设的主要瓶颈，如何构建馆室间的接收平台，已成为我们亟待解决的问题。

二、档案室发展现状

随着近几年来的档案室晋级活动的开展，档案室的基础业务工作得到了加强，管理水平稳步提升，档案信息化工作也逐步展开，市直机关有25家单位安装了档案管理软件，基本实现了计算机辅助管理。但距离档案信息化管理要求还有很大的差距。主要表现在：第一，档案数字化问题，少数单位开始进行纸质档案扫描。第二，电子文件接收与归档问题，由于档案管理系统与电子政务、OA系统相互独立，缺少数据交换接口，日常形成的电子文件不能及时归档，电子文件元数据无法采集，导致电子文件丢失。第三，档案著录的数据结构问题，还有一部分单位未安装档案管理软件，在档案整理时还是采用原始的方式进行著录，很难保证数据结构的统一。上述问题的存在，势必制约着数字档案馆的建设，造成不必要的重复劳动，致使工作效率低下，导致人力、物力和财力的浪费。

三、解决方案

数字档案管理系统应当具备的四项基本业务功能中，收集是我们的薄弱环节，已经成为数字档案馆建设的一个瓶颈。出现这一问题的主要原因是，我们对档案信息化、数字档案馆建设的概念及内涵模糊不清，对全市的档案信息化建设缺乏一个整体的解决方案，存在头疼医头、脚疼医脚的现象。为了扭转这一被动局面，就需要提出一个完整的功能完善的整体解决方案，做到科学规划、分步实施、突出重点、稳步推进。根据我市的现状，提出两套方案。

1.最佳方案（见图2）。充分利用现有网络资源，构筑数字档案馆的综合网络平台，部署满足管理与利用需求的各个子系统，使馆室间档案管理平台统一、结构一致、数据交换畅通无阻，彻底实现档案的在线接收、管理与利用，使社会公众共同分享这一重要的社会信息资源。但由于技术因素、人为因素和政策因素的限制，目前还不能实现。但这是未来数字档案馆的发展方向。我们现在所做的各项工作应该是为此方案奠定扎实的基础，待时机成熟，马上就可以实现。这样就可以避免走弯路、重复投资、重复建设。

图2

2.可行方案。

（1）积极推进档案室系统管理平台建设。一个档案室如果没有档案管理系统，就无法与数字档案馆接轨，如果档案管理系统不具备数据交换功能也无法实现与数字档案馆进行数据交换。基于以前推广的紫光档案管理系统。第一，现在应该加大推广力度，在几年内实现市直机关全覆盖，构建起相对独立的档案管理系统。第二，改进系统的数据传输及交换功能，开发设计电子政务系统、OA系统与档案管理系统的数据交换接口。在一个单位内实现系统间的数据交换，达到档案、文件的接收和归档目的。第三，借助各单位的局域网络，拓展档案信息服务功能，为单位的各项业务工作提供有价值的信息。

（2）积极推进室藏档案数字化建设。室藏档案数字化是数字档案馆建设的重要组成部分，肩负着数字档案馆建设的重要任务，在积极推广档案管理系统的同时，以制度约束或技术扶持等手段推进纸质档案数字化工作，并同时注重现行电子文件的归档与转换。把馆藏档案数字化延伸到各单位档案室来完成，以此减轻档案馆的工作压力，促进档案室各项业务工作和服务工作的开展。

（3）积极推进档案数据结构标准规范的贯彻落实。规范标准是数字档案馆建设的根基，信息记录的存储、传输、交换都是建立在标准基础上实现的，可以说，数字档案馆建设就是档案信息资源的标准化建设。积极推进档案数据结构标准建设不能只单单地靠下发文件和检查督促就能够实现，必须把各项标准融入贯穿到档案管理系统中，强制性地要求档案人员严格执行，否则将不能进行工作。如档号的规范问题，在系统设置中自动生成，档案人员将无法更改其格式。

（4）积极推进电子文件备份中心建设。基于目前市直机关电子文件丢失损毁现象较为严重的考量，建立本溪市电子文件备份中心已势在必行，通过各种手段，要求各部门将每年形成的电子文件统一归入档案室保存，档案室定期移交到档案馆。同时，我们在接收现行文件的同时，接收现行文件的电子版，逐步建立起全市的电子文件备份中心。为今后的电子文件真伪鉴定、档案的原文检索和职能开发奠定基础。

总之，电子文件是档案信息的主要来源，电子文件管理是数字档案馆建设的前沿，我们应该学会“两手抓，两手都要硬”，一手抓应用系统建设，一手抓信息资源建设，一方面注重馆藏资源建设、一方面注重室藏资源建设，既要保管好历史，又要记录好现实。上述方案实施的主体目标就是：依托现有网络技术，构建一个以档案馆为中心，以档案室、专业档案馆为基础，以电子政务信息网为依托，以数据库技术为支撑的，高效、安全、快捷的档案信息管理系统。