论文件管理整体性与阶段性之辩证统一

饶煜菡

一、前言

科学制定文件管理国家战略必须厘清文件的属性特征，更透彻地理解文件运动同文件管理的内在联系及相互差异，以文件运动理论来科学地指导文件管理实践，更好地推进文件价值的实现，服务于社会生产与生活。网络化、数字化的生产生活生存空间，改变了传统格局，“危机”伴随着便捷而来。网络时代的到来，电子文件逐渐取代传统纸质文件成为重要的载体形式，数字化形式的文件管理模式已是大势所趋，文件的真实性、可靠性、完整性面临着前所未有的挑战。新情境催生新思考和新举措。电子文件的出现使得“文件生命周期理论”的基础性地位受到“波及”，有学者提出“在电子文件出现以前，文件生命周期理论模型一直是国际文件、档案领域进行传统档案文件管理的经典指导模型。随着电子文件的大量涌现，人们发现传统文件生命周期模型已经不能适应描述电子文件生命周期流程阶段的特点。例如，传统文件生命周期模型强调文件生命周期的不同阶段应当采用不同的管理方法，而电子文件更加强调的是“一体化全程管理”[1]45-49。学界持此观点的学者不在少数。

20世纪90年代，电子文件及电子文件管理成为理论界聚焦点，电子文件的特点使得文件管理流程需要重组，在电子文件整个管理过程中，上一流程管理的质量直接影响着后续流程的顺利开展，这意味着需要实现全过程、一体化管理和超前控制。电子文件时代，文件连续体理论“占据上风”。澳大利亚的文件连续体思想并非随着电子文件的出现才产生的新思想，早在20世纪50年代，文件连续体理论已具备雏形。学者连志英在其将文件连续体理论称作新范式一文中概括指出：“文件生命周期理论将文件视为客观的或中立的事物，侧重研究文件运动的规律及不同阶段的文件管理的方式和方法，这种范式主要是用以指导纸质文件，而且主要是政府机构所形成的纸质文件的管理范式；而文件连续体理论是后现代主义文件保管的新范式，它强调文件并非是中立物，文件的形成与保存是高度社会性的选择行为。文件连续体理论的终极诉求是建立自下而上的、可靠的文件保存体系，以完整保存集体记忆，促进社会民主发展。”[2]14-21

简单概括说来，文件生命周期理论偏重于文件运动阶段性的描述，由文件内在价值的变化对应说明了文件所处的运动阶段以及该阶段的管理方法和保管场所，界限性和差异性十分明确。其对于文件运动的整体性有所描述，即文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史档案，是一个完整的生命过程，即文件的运动具有整体性的特点，但对于文件运动整体性规律下的文件管理未作说明。实质上，文件纵向运动的整个过程是一个完整的生命运动过程。在整个运动过程中，无论是现行文件、半现行文件，或是非现行，均应该纳入统一的系统中实现全局、统一管理。虽然我国档案界在不断的档案工作实践中汲取经验，也早已经认识到现行文件与档案的内在有机联系，但始终将区别置于联系之上，导致文件管理与档案管理分开进行，极大影响了档案工作的开展。正是因为中国传统管理观念中更为关注区别而忽视联系，即便是试图克服文件管理与档案管理相脱节而导致管理效率低下问题而呼唤“文档一体化”管理，仍旧按照固有的思维模式，依然缺乏实质上整体性、一体化的思路，强调先后次序和界限分明。

二、整体性与阶段性并非矛盾而不相容

整体性是系统科学哲学体系中具有公理地位的八大基本原理之一。“整体性”，即具有全体或全面性质，其近义词为统一体、集合体，在系统科学的概念框架下，“整体”可以视为“系统”的同义词。可以看到，“整体性”要求我们用全局观念和整体思维来认识和考察事物，关注全过程。孤立的范式思维往往只是管窥蠡测，领会和顾及到的可能只是冰山一角，也不免落入歧区，最终影响整个系统功能的有效发挥，犹如盲人摸象、窥豹一斑。整体性还要求具备“望远镜”思想，能够跳出系统看系统，看得全面而长远。阶段性可以理解为关注和强调事物的演进变化，具有演化和动态的特点，更多地是将事物置入时间轴参照坐标来认知和考察。笔者必须指出，整体性与阶段性并非“水火两不相容”，二者并不矛盾，整体性关注联系，阶段性更为强调区别，正确理解整体性与阶段性两者间的联系与区别，才能更好地完善理论，并应用贯彻于实践。

三、文件运动的整体性与阶段性

从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程。在文件纵向运动的全过程中，从物质层面、表象层面以及信息层面来考察，文件始终具有相同的物质、相同的表象、相同的信息。在整个运动过程中，文件须是稳定的客观存在。文件在自己的整个生命过程中，尽管前后发挥的作用存在着差异，体现出来的价值形式也不尽相同，但是它从生到死都是同一客观事物，都是同一种附着在有形物质上的具有原生性的固态信息[3]47-53。这也就是文件价值呈现的连续性。文件价值的连续，意味着文件纵向运动的整个过程是完整的生命运动过程，即文件运动的整体性。

文件运动受文件内在价值要素驱动，因价值形态的此起彼伏，使得文件随着时间的推移，其运动状态和运动阶段也会发生相应变化，也就是说文件运动具有阶段性的特征。

简言之，“文件运动具有整体性与阶段性相结合的规律性特点”[4]。

四、文件运动与文件管理之基础理论指导关系

“文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内存的关系。”[5]21文件运动同文件管理是存在内在逻辑并紧密相关的。文件运动的规律性决定文件管理的规律性，文件管理又遵循和体现文件运动的基本规律。文件运动由文件价值形态呈现的变化所决定和推动，具有内在性的属性。“1982年6月，联合国教科文组织与国际档案理事会在‘文件与档案管理规划第二次专家协调会议’上把‘文件管理’解释为：‘文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概念的内涵包括文件生命周期中从文件的形成或接收到它们的处置过程。’”[6]41-45可以看到，上述定义对文件管理的界定存在着主客体、施与受的逻辑关系，即文件管理具有外在性的特点。文件运动是内在的，与具体的文件存放地点以及管理方式变化无关，但只有深入研究文件运动理论，以此为参照与依据来改进和发展文件管理技术，才能实现科学管理，推进文件价值拥有切实转化为文件价值实现，发挥文件最大价值。

文件运动具有整体性与阶段性相结合的规律性特点，针对两大特性的结合，文件管理规律势必有其特性与之相称。实际上，文件运动的整体性要求文件管理的系统全面、整体性思维，文件运动的阶段性要求文件管理的适时性和针对性、阶段性思维。文件运动理论实质可以理解为文件管理的基础性理论指导。

五、文件管理整体性与阶段性辩证统一关系解读

文件管理整体性与管理的阶段性并非矛盾而是辩证统一的，整体性的管理侧重于在管理中将全局、系统整体的思维嵌入至整个文件管理业务流程中。阶段性的管理则是在整体思维之下，由于文件内在价值的此起彼伏而产生文件运动阶段过渡过程中每一阶段管理的差异性，强调管理方法的阶段性变化。纸质时代和电子时代，不同载体类型和记录方式虽没有改变文件的本质属性，但由于文件出现了实质性的不同，总的管理原则不会撼动，但应针对具体特点作出进一步诠释说明。

1.纸质文件管理的整体性与阶段性的辩证统一。文件生命周期理论认为，文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段。文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。在纸质文件时代，文件生命周期理论更多地为其阶段性管理提供了思路。

但仍需提出的是，文件生命周期理论论述了文件运动的整体性，并未就整体性管理明确思路。结合文件管理工作的具体实际，对于文件管理工作中整体性思想的贯彻必不可少，必须将现行、半现行、非现行文件管理纳入统一的系统工程中实现统一管理。缺乏整体性思维，未将每一阶段纳入整体考量，必将导致实际业务工作的脱节和管理质量的低下。为提高纸质文件管理的质量，必须在纸质实体文件形成之初，也就是文件尚处于现行期，后续业务流程均应给出明确具体的管理要求和建议等，深入到前一业务流程，而非完全刻意区分差异性而忽视业务工作的继承性、传承性。

在整体性思维下的文件管理，业务部门、基层档案室或文件中心、档案馆的工作不再完全条块分割，业务流程也不单纯的是单向性流动。

图1 条块分割的管理模式

可以看到，条块分割的管理模式呈现顺向、严密的次级顺序等特点，这意味着前一阶段的业务完成质量影响和制约，在一定程度上可以说是决定着后续活动的展开。各个阶段之间缺乏良性互动，现时所处阶段的管理者更多着眼于当下的需求满足和价值实现，之后阶段的管理工作自然带有一定的被动性。

图2 全局、统一的管理模式

从图2中可以看到，各个管理阶段并非单一、单向性的由左向右绝对地顺向运动，而是寻找各阶段的有机联系，后阶段的“管理触角”伸得更远，管理要求在前期的管理工作中落实，后阶段对前阶段的管理实现信息支持和严密监控。提升文件质量和加强文件实体管理,必须从其前身抓起，才能保证整个文件生命周期内文件管理活动的高效实施，充分实现文件价值。

2.电子文件管理的整体性与阶段性的辩证统一。电子文件整体性与阶段性的保管，除了涉及现时价值的实现，满足当下推进相应实践活动开展的同时，要涉及“文件”的长久保存、证据价值的维护、“证据”意识的嵌入。国际档案理事会把电子文件的生命周期（the Life Cycle of Electronic Records）划分为三个阶段，即概念阶段（Conception Stage）、形成阶段（Creation Stage）、维护阶段(Maintenance Stage），实质上只有维护阶段才涉及到了电子文件本身。

整体性管理就是从电子文件的生成开始，从源头开始干预，“超前控制”，也就是电子文件生命周期，涉及到文件形成系统的设计之初就嵌入相应的思想。注重电子文件生命周期内的各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调管理内容和管理要求的无缝链接、系统整合和总体效应。在电子文件全过程管理中提出了“集成管理”的概念，“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的“管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这里的“集成管理”实际上就是对于电子文件的全过程管理，本质上就是电子文件管理整体性的真实体现。

电子文件管理究竟应该采纳何种方式，一直争论不休。在管理过程中采取什么样的方式，是将电子文件集中到档案馆统一管理控制；还是分散在各形成机关内，由各档案馆指导控制？这一点实质上是针对电子文件阶段性运动下的阶段性管理的发难。

实质上，电子文件时代，电子文件阶段性管理淡化并非失去，是对于传统表现阶段性管理的具体内容的淡化，电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化，阶段性并不单纯意味着保管场所、处所的变迁和转变。阶段性管理不应狭隘地理解为管理场所的变更、保存保管位置的转移，需重新定义“阶段性管理”的具体内容。单从外在表现来推断阶段性管理，断言阶段性管理不适应于电子文件时代是极其片面的做法。

何嘉荪教授指出：“电子文件仍将分阶段管理，在网络条件下，电子文件虽然可以存放在任何物理位置、保存在任何场所而并不妨碍对它们的利用，但是它必定需要一个管理维护它的社会主体。现在的问题是，这种对文件整个生命周期的维护管理，是自始至终都由电子文件的形成机构担负全责呢，还是由不同的社会主体机构根据文件的运动阶段分责进行维护管理呢？”[7]16-20文件管理的阶段性在电子文件时代外化表现于管理维护主体，区别于纸质文件时代，人们应该依据自己的社会角色，按照文件的运动阶段依次承担文件的维护管理责任。也有学者提出，电子文件时代，电子文件的阶段性管理以其他形式存在，并举出了电子文件时代管理的阶段性实例，由实体世界的实体映射转化成虚拟世界的逻辑映射，如“作为直观考量价值阶段性的窗口可以由纸质时代的机关办公室→机关档案室→档案馆做虚拟世界的映射关系，即与之对应的是电子政务内网→电子政务外网→互联网”[8]11-14。

六、结语

任何载体形式、记录方式的文件管理始终是管理整体性与阶段性的辩证统一，均是全程管理下的分阶段管理。全程管理下的分阶段管理，“是全程管理得以实现的必要策略，它意味着权责清晰划分、管理方法的因地因事制宜，这恰恰保证了全程管理的有效实现”[9]。只是针对特定的文件生存环境，对于整体性以及阶段性作出符合文件运动规律和具体管理实践的解读，能更好地实现文件在其生命周期内的价值。