基于“互联网+”医院报销流程设计与优势分析

赖晓维 宁波市北仑区人民医院

一、传统窗口报销流程

(一)医院传统窗口报销流程

经办人携带发票及相关佐证资料，到财务科窗口，在财务人员指导下，填写报销单。

财务人员对原始凭证进行规范整理、审核或对报账人员提出该方面的规范要求；指导经办人填制费用报销单；按规定粘贴原始凭证，对填写和黏贴不符合要求的，退回予以重填重黏。经办人将审核无误的原始凭证，寻找职能部门负责人、财务部负责人、各职能科室分管领导签字，超过一定金额需要加签总会计师及院长。所有审批结束后，将原始凭证交财务科付款。

图1传统报销流程图

(二)传统流程现状及缺陷

1.资金量、业务量剧增，单位人员成本增加

随着医院规模的不断增大，各项报销工作的内容变得更加广泛，同时，同类业务也在规模性扩大。这就导致医院资金量、业务量剧增，不管是咨询量还是业务量，都使得财务审核工作压力增大，工作效率低下，无法满足财务管理的需求。在信息发达的时代，若还是墨守成规，不进行变革，单位将招募更多人员来疲于应付报销，不仅会增加单位人员成本，还容易出错，重复机械劳动增加，是管理人员无法起到管理的作用，而是机械重复劳动，埋没人才。

2.传统报销流程繁琐，审批效率低

窗口报销需要经办人按照单位资金审批流程，寻找各个负责人报销，并且要按顺序签字，若其中中间环节有一位审批人不在单位，即使其他相关负责人都在，也无法审批，等到该环节审批人到达，其他相关审批人也不一定在场能完成审批，因此报销人需要寻找较多次数才能完成最终签字，审批效率非常低下。

3.人工管控导致预算执行情况难以实时体现，预算管控滞后

目前都是人工窗口办理报销，在报销结束后才做费用统计，这使得费用支出与预算相脱节。事前预算无法得到有效管控，事后报销手续繁琐导致员工报销滞后，往往一张单据都到第二年进行报销，使得当年支出数据不准确，存在较大的财务风险。

二、自助报销平台报销流程设计

(一)整体设计思路

为改变目前存在的问题和医院中较为落后的财务报销工作的信息化水平，医院计划成立“互联网+财务管理”自助报销共享平台构建工作小组，围绕报销流程环节实现一站式闭环管理，以职工差旅费和培训费报销为切入点，通过计算机或手机下载报销App，通过手机端扫描原始凭证，填制网络审批单，进行网络审批报销和支付。以此项目为试点构建医院财务报批工作的自助信息化管理平台，逐步研究适用于医院和医疗行业的财务自助信息化管理平台。以具体实例结合实务为切入点，从财务管理和内控管理角度考察整个平台构建的内控管理要求和信息化要求，以及财务报销流程的设计工作。

经办人不需要再到财务窗口填写报销单据，只需要手机或者网络上传附件照片，按照提示填写报销时间、事由、内容等相关信息，提交至相关路径上各节点。经过线上各节点依次审核，先由财务稽核后提交至相关职能科室审核，再经财务领导审核后提交至相关院领导，若中途发现错误可退回至本人重新填写。审批流程结束后，将纸质附件交由财务审核付款，财务审核后自动记账并提交出纳，自动付款后进行记账。具体见图2自助报销共享平台流程设计图。

图2自助报销共享平台流程设计图

(二)具体设计内容

1.员工管理：首先按固定格式制作并导入企业通讯录：包含姓名、工号、手机、所在部门、职位、级别、成本中心，银行账号等基本信息。

2.预算管理按照年份、成本中心、费用类别等进行预算编制和调整。

3.报销标准按照员工级别、城市等级设置住宿标准；按员工级别、年/月/日设置补贴标准。

4.权限管理分配员工拥有系统管理员、审批管理员、财务管理员、总经理、财务经理、出纳等权限。

5.审批管理按照归口部门，设置差旅报销、日常报销、付款、借款等流程的审批人和审批条件，并自定义表单模板。

6.出纳模块：将付款单位或者报销人等账户名称，开户行及账号等银行信息，以及付款金额等生成支付指令，与银行客户端进行接口。

7.凭证模块设置：将员工信息、具体费用项目内容、出差类型、事项等项目与会计科目、预算会计科目挂钩，自动生成凭证。

三、“互联网+”模式下的报销流程优势

(一)减轻财务报销、付款工作，实现自动记账

随着医院规模扩大，只有精细的管理才能够让医院运转更加高效。在面对各项工作大量袭来的时候，财务人员常常会力不从心，尤其是对于财务管理者来说，管理难度大，所以需要使用高效便捷的网上报销管理系统来帮助财务人员排忧解难，同时也为医院的发展起到一个推进的作用。

财务报销流程改革不仅仅是某一单环节变革，而是涉及财务管理的各个环节。财务报销环节工作压力得到减轻，同时出纳的付款系统录入工作也相应减少，自动记账不仅减轻财务人员工作量，提高效率，同时还增加了记账的准确性，不会因为制单人员的轮换或者疏忽导致财务数据缺乏准确性。

(二)优化报销流程，提高审批效率

事业单位自己审批流程复杂，经费须经财务稽核、职能科室审核、财务部长审核、分管院领导审批；超过一定金额需要增加总会计师、书记、院长审批。实行线上报销，经办人办理报销事宜不需要再各处寻找领导审批，只需要在线上提交报销申请，财务人员在线上稽核后，数据及内容将会推送给各相关负责人审批。负责人可以随时随地在线上进行审批，打破了开会、外出等因素的限制，大大提高了审批的效率，积极响应国家“最多跑一次”号召。

(三)实现预算前瞻控制，及时反馈预算执行情况

实行线上审批后，各部门都设定了各事项预算金额，无预算不支出，若超过预算系统将自动预警，无法超预算审批。如有特殊事项，经相关审批手续，可以申请追加预算，并由财务人员进行预算调整，录入系统，方可支出。实现财务审批控制与预算控制相结合，突出预算执行的严肃性和约束力，从而进而完善内部控制，降低财务风险。系统可以实时对支出情况进行监督，审批人可充分了解预算使用情况，便于医院费用管控。系统可实时查看预算执行情况，职工可查看了解剩余预算，合理安排费用。

(四)便于财务数据的跟踪、查询及统计，强化财务管理

实行电子报销后，系统能记录报销人提交的业务单据内容、报销金额、业务发生时间、发票张数等相关报销信息，财务人员可以随时查看数据，分项目分类型统计数据，轻松了解各项费用的发生情况，缓解原有的手工统计的压力。单位财务管理领域从原来的时候静态核算扩展到财务活动的全过程、全方位的动态控制。同时财务数据更加准确，分类更加清晰，也便于院领导实时了解费用发生情况，做出合理决策，使财务管理从“核算型”向“控制分析与决策”转变，强化财务管理。■