二级库运作体系在医院精细化管理中的实践

2021-04-29叶蕾

经营者 2021年6期

叶蕾

（杭州市儿童医院，浙江杭州 310014）

一、引言

精细化管理概念最早出现在工业时代，是以常规管理为基础，随着社会分工不断细化及服务质量要求不断提高而提出的必然要求，具体而言就是责任落实管理。从医院角度来说，精细化管理就是要对医院的战略和目标进行分解、提炼、细化、落实，将管理责任落实到具体的相关人员，推动战略规划的有效落实施，提高医院的运营效率。

近年来，随着我国医药卫生体制改革不断推进，各地各医院开始转变运营管理模式，试图在提高医疗质量的前提下尽可能地降低运营成本，实现降本增效。根据现行医疗业务的成本统计，医用耗材已经成为药品成本、人力成本之外的第三大业务类支出，加强对医用耗材的成本控制有利于提高公立医院运营效率，也有助于实现资源消耗规模扩张型医院向内涵质量效率型医院转变。在此进程中，医用耗材的信息化管理势在必行。

二、医用耗材二级库在医院精细化管理中的必要性

（一）医用耗材自身及管理特点

医用耗材品种规格繁多，日常使用量大，同时在安全性、法制性和需求及时性等方面较医院其他物资有更高要求。这些特点无疑对医院管理形成了一定挑战：首先，品种规格繁多会导致信息系统在管理、应用及维护方面存在难度；其次，安全性和法制性要求医院加强对供应商资质的审核及对医用耗材质量的把关；最后，需求及时性则决定了医用耗材采购模式必定是小批量、高频率的。此外，医用耗材使用量大，使医用耗材管理在医院精细化管理中显得尤为重要。

（二）传统管理模式的不足

医用耗材信息量之大，更新之频繁都对医院日常管理提出较高的要求。传统的人工或纸质办公模式会导致医院存在医用耗材及相关供应商信息更新延时、查询烦琐、库存管理困难等问题，影响耗材供应的效率和质量，不利于医院正常运行，甚至会埋下巨大的医疗纠纷隐患。同样，只实行一级库管理模式的医院在医用耗材管理方面也存在不足：首先，信息管理及更新困难，医用耗材的采购价格、合同有效期及供应商信息均通过手工录入、核销，出入库、审计、财务结算等环节需多次对采购合同进行核对，效率低下且难以保证正确率，存在一定的财务风险。其次，出入库流程不够严谨，申购、申领行为多基于个人经验判断，容易出现物资积压或物资短缺等现象，造成库存管理压力，影响日常医疗活动。最后，由于未实现利用条形码对医用耗材进行信息化管理，各科室领用的医用耗材缺乏实时监管，科室成本难以核算，无法进行成本溯源及分摊，进而影响科室成本及绩效分配等。可见，传统的管理模式难以满足医用耗材管理的现实需要，只有更新管理模式才能促进医疗耗材管理得到发展，实现医院精细化管理的新突破。

三、医用耗材二级库在医院精细化管理中的运作过程

医用耗材二级库是在医院一级库系统的基础上建立各个科室二级库，同时与医院信息系统（HIS）进行衔接。此时，整个医用耗材的管理包括供应商管理系统、医院一级库、科室二级库以及HIS系统，实现全程信息化管理。其中，供应商管理系统主要负责供应商资质管理以及申购订单的发布、响应与确认；医院一级库作为总库，主要负责物资的采购验收入库、二级库申领、出库配送和退货以及期末盘点等工作；科室二级库的功能模块与一级库基本保持一致，同时与HIS系统关联，在系统计费后实时核销库存。

四、医用耗材二级库在医院精细化管理中的实施效果

（一）形成耗材闭环管理，实现实时监管

科室二级库的建立，弥补了原有一级库管理下医疗耗材管理的不足。运用信息系统对医用耗材进行闭环管理，实现对各品种耗材的实时监管，很好地追踪其流动使用情况。此外，后台的进销存数据也能够为各科室建设以及医院精细化管理提供参考。

医院二级库运作过程流程图

（二）促进工作效率提高，深化管理改革

科技改革可以解放劳动力，这在医用耗材管理中也同样适用。实现医用耗材的全流程信息管理，可以免去人工核对、录入等繁杂的工作程序，在节约劳动成本、提高运行效率的同时，也确保了信息的准确性和有用性，是实现医院精细化管理的重要一步。

（三）加强科室成本控制，提升核算质量

在传统管理模式下，受限于信息更新传递的有限性，以领用数为科室医用耗材成本的计算基础，与实际消耗之间存在较大差异，导致科室成本计算不真实、不准确，同时医院整体医用耗材的积压、短缺状况也经常出现。科室二级库的建立可以对科室医疗耗材领用消耗情况进行实时监控，做到系统中的消耗数与实际消耗数一致，提高医院及科室成本核算数据的参考性，同时为医院耗材的进销存管理提供有效依据，降低医用耗材积压及短缺状况发生的可能性，避免耗材浪费，提高医院资金利用效率。

（四）推动医院内部建设，防范各类风险

相较于传统管理模式，医用耗材的全信息化管理可以实现对供应商及其耗材资质的效期预警，进而降低因资质不符或物资过期引发医疗纠纷的可能性。同时，信息管理可以对合同有效期、采购单价、支付期限等进行系统控制，确保医院在约定期限内支付相应货款，有效防范财务支付风险。此外，科室二级库医用耗材的消耗情况对接HIS系统，这不仅可以实现收费耗材的消耗数与HIS系统和医院库存系统同步变动，也能在一定程度上减少患者的不必要支出，维护医院声誉，缓解患者就医压力，提高患者满意度。