事业单位档案管理信息化建设对策研究

邓小凤

（冀鲁豫边区革命纪念馆，山东 菏泽 274000）

随着信息时代的到来，各行各业都应该与时俱进，以避免被时代淘汰的命运。从当前情况来看，我国事业单位的档案管理工作仍然存在一些问题，诸如档案管理模式不够统一、各部门之间信息无法实现共享，并由此而引发部分信息滞后、甚至于管理的有效性等问题，在一定程度上影响了档案管理工作的信息化水平和公共服务的质量，而这些是与信息时代的高效率要求是格格不入的。因此，笔者在本文中从分析加强档案管理信息化建设的意义入手，对当前事业单位档案管理中所存在的问题进行了归纳和总结，并为当前提升事业单位档案管理信息化建设水平提出了相应的对策，希望本文能够为有效提升我国事业单位档案管理的信息化水平，确保其工作效率和公共服务质量提供些许的参考。

1 加强事业单位档案管理工作信息化建设的意义

1.1 有利于档案资料的长期保存

众所周知，我国传统的事业单位档案管理多采用纸质模式，此种模式的最大弊端在于纸张容易受潮，特别是在南方等多雨地区，纸制档案管理极为困难，稍有不慎，就可能造成纸张发霉而影响档案查阅等严重问题；而信息化档案管理则不会出现此类情况，只需将档案信息准确无误的录入磁盘，则基本不必担心因为天气原因而造成信息丢失或无法查阅等问题，除非人为破坏，否则永久保存不会有任何 问题[1]。

1.2 易于档案信息查询

由于传统的纸质档案内资料众多，查阅极为困难，而且，查阅手续也相对复杂，甚至可以用繁琐来形容；而实行信息化管理以后，一切都变得简单，只需在档案数据库中搜索关键词，即能够迅速查询到所需要的信息，能够在很大程度上提高工作效率，节省时间成本。

1.3 降低管理成本

在传统档案管理模式下，事业单位的档案室完全可以用堆积如山来形容，而实行信息化管理之后，则能够极大的节省占用空间，尤其是对于地处寸土寸金大中城市的事业单位来讲，更具实际意义；同时，信息化管理能够大幅度降低管理人员的工作强度，减轻工作人员的工作负担。

1.4 转变工作的职能

可以说，档案管理的信息化并不是简单的由纸制档案改变为电子档案的过程，其本质上是转变了传统档案管理工作的职能，是由传统的档案保管、应用转变成为档案信息采集、管理及提供服务，对于深化事业单位体制改革具有重要意义。

2 当前事业单位档案管理信息化存在的问题及现状

2.1 对待档案信息化建设了解较少，重视程度偏低

在过去较长一段时间内，承载档案信息的绝大多数都是纸质文件或者是一些音频资料，保存和管理均很困难。随着时间的积累，许多档案文件堆积如山，无法实行原有的档案管理方式，想要较好管理档案，则需要具有强大功能的设备给予支持，在硬件和软件上均要做出提升，例如：存储设备的要求就是具有相当稳定的性能、具有超高的安全系数能保证档案信息绝对安全不会被泄露及恶意修改、存储总量必须要够大，这样才能成功构建一套功能完善、结构完整，绝对安全的一体化系统来实现档案信息化。但是这种档案信息化建设却受阻了，由于工作单位的可使用经费有限，单位领导者思想跟不上时代发展，管理理念陈旧，没有认识到实行档案信息化建设的重要性，没有意识到档案管理随时间发展社会进步的同时也应该采用先进的信息技术来实现升级。进行档案化管理的手段十分落后，阻碍了档案信息化建设[2]。

2.2 保密性与安全性较差

时代发展迅速，网络已经全面普及，在当今大的网络环境下，档案信息化建设面临着诸如一些安全性较差等问题，主要体现在以下几个方面，一是档案保密方面的法律病没有完善。当前现有的《中华人民共和国保守国家秘密法》无法较好满足当前社会对于社会信息被保护的需求，没有健全的法律来保护公民的基本权益也就导致档案信息化管理工作开展受到阻碍；二是工作人员工作上存在较大问题，档案管理人员保密意识较差。 其对信息化档案管理并不熟悉，经常去做高风险的事情导致公民档案可能会被泄露，比如使用自己携带的安全系数较低的计算机进行档案信息的录入、传输及查询。看似不经意的小细节，就会让别有用心之人有可乘之机。威胁公民的信息安全；三是信息化管理工作保密技术较差，容易泄露隐私。保密措施跟不上高速发展的网络，进一步导致网络信息安全性较差，公民的档案信息有泄露的风险。

2.3 已经建设成功的档案管理信息化平台具有较慢更新速度

虽然我国已有较多事业单位建成相对完善的职工档案管理平台，但在工作中仍然缺乏对待管理平台的重视，领导者缺少相关平台管理经验，所以导致档案管理平台优化不及时，进一步导致部分模块更新速度较慢，从而使新加入公司的员工档案信息不能及时被录入到系统中，使单位的人才优化管理计划被搁置[3]。

2.4 档案管理信息化建设平台很少被使用

为了使档案管理的成本和员工的工作量大大降低，部分事业单位采取档案信息化管理，这样管理既可以提高查找资料及个人信息时的快捷性和准确性，还可以大幅度减少员工的工作量，但是从目前情况来看，事业单位进行档案管理时，很少使用档案管理信息化建设平台，这一做法严重影响了该平台发挥，也使档案管理信息化工作遭到影响。

2.5 相关管理人员信息化素质较低。

在信息时代处于刚刚起步状态时，事业单位在档案管理上采用员工进行管理经营，因为信息化程度属于较低状态，且使用管理系统的人员基本都是较老员工已经上岗数10年，并不具有相关专业知识且接受新知识的能力也较差，有些年龄较大的员工 甚至无法熟练使用计算机进行办公。相关管理人员不仅信息素质低，且较多负责档案管理的人员在负责档案管理工作之前为办公室文员，对档案工作管理没有接受过培训，不了解工作的内容和相关业务知识也并不知道自己的工作流程。部分人员对档案管理的法律知识淡泊，对于《档案法》及一些有关法律规定不熟悉，基本不具有保密意识，保密观念淡薄，综合业务素质较差，所以应该提高相关管理人员信息化素质以及他们的保密意识，这样才能使档案管理工作进一步发展。

3 当今社会事业单位档案管理策略

3.1 给予信息化建设更多的重视

利用现代化手段，从而实现档案管理的数字化现代化，建立全面的数据库提高搜索档案信息的效率，根据使用者的需求可进行关键字搜索迅速获取到所需材料，这样可以提高相关工作人员的工作效率。所以事业单位的领导者需认识到档案管理的重要性，并且着重派遣人力进行档案管理工作的建设，增加资金投入，向其他有经验的单位企业进行咨询，向他们学习经验。选择适合自己的信息化模式，采购相关的设备，构建信息化平台后，相关监管部门应该保证政务信息的适度公开。不要设置过于繁琐的档案借用查阅的手续，在档案合理利用的范围内缩短审批的时间，保证档案管理公开透明，可以受到全社会的监督管理，提高档案信息的真实性和准确性，使档案可以被较好 利用[4]。

3.2 完善档案信息化管理机制

早些年，传统的档案管理方式是以纸张进行记录，在时间的推移下，长期储存会使纸张受损或者因光照而使纸张上的字迹变得模糊，所以相关档案管理部门应该及时改变档案存储方式，当务之急引进现代化技术，增加资金投入，所以引进现代化技术形成一体化系统，运用计算机硬盘，U盘等储存电子档案，按照特定规律程进行存放分类，控制存放档案资料的储藏室的温度在17℃至20℃，控制湿度保持在35%至45%，一定要做好防火防水工作，以此来保证档案信息的安全性，同时应该利用高科技手段将原有的纸质档案转化为电子版档案，这样方便储存，建立完善的信息库。实现档案信息的全网络共享，以此来提高档案利用率[5]。

3.3 安全正确利用档案

虽然电子档案有很多好处，但同时也有风险，由于当今网络环境具有较多不确定因素，信息泄露也时有发生，为了使档案信息保密和公开处于平衡状态，我们应该从以下两个方面来进行档案保护：1）制定档案安全管理制度。完善相关法律的建设。事业单位可以根据自身的需求来进行合理修改使用差异化的权限，出现档案泄露等问题并且追究责任人责任。涉及个人隐私时，仅能将信息提供给合法知情者。2）运用先进的计算机手段以及设备确保档案安全，为了保证原有档案是唯一的，原有档案必须具有档案所有人的签名或者单位的公章等一些具有法律效益的能够证明身份的凭证。进行档案管理的工作时，相关工作人员应该做好电子档案备份，按10杀毒建设计算机防火墙，避免因计算机故障或者病毒导致档案的丢失，泄露而造成财产损失，使集体和个人都受到损失。

3.4 提高档案管理人员的素质

事业单位应该着重监管档案管理工作人员。使他们能够掌握现代化技术，利用计算机等技术及相关软件来对档案信息进行统计录入，这样可以大大提高资源的整合率，建议高校设立相关课程培养一批具有专业知识的相关人才，事业单位应该聘请专业人员对档案管理人员进行统一集训，让其快速掌握在该部门工作所需要的技术，在工作时管理者应该对工作人员设立明确的工作要求，并要求其严格遵守，对相关工作人员实行有奖有罚制度 。

4 结语

综上所述，由于科技的高速发展和社会的进步，档案管理工作的内容发生了一定的变化，管理人员的心理也发生着变化，紧靠过去已经过时的档案管理方式和不先进的技术手段，无法满足当今社会的需求，所以构建现代化档案管理方式已经迫在眉睫。例如建立数据库，构建网络化的档案管理体系，以此来实现档案信息化建设，这样既可以提高档案管理工作的效率，也可以缩短档案提取所需要的时间，减轻档案管理人员的工作负担，档案管理工作现代化建设是档案管理工作必然经历的，所以事业单位应尽早尽快注重档案管理工作建设，这样才能使事业单位整体水平有显著提升。