机关事业单位档案管理信息化建设路径探讨

吴月霞

（牡丹江市西安区档案馆，黑龙江 牡丹江 157000）

1 引言

在机关事业单位中，档案管理发挥着不容忽视的重要作用。现代技术的飞速进步，将我们带到了互联网时代，与此同时，计算机网络技术也开始逐渐汇集档案管理领域，档案管理的信息化发展俨然已经成为大势所趋。但就当前阶段机关事业单位档案管理工作开展的实际情况来看，仍然存在着诸多有待解决的问题。本文主要结合机关事业单位档案管理工作的开展现状，探索机关事业单位档案管理信息化的发展路径，旨在为提高事业单位档案管理工作的开展水平、促进机关事业单位的稳定发展提供有效建议。

2 机关事业单位档案管理工作的现状

1）未能予以档案管理信息化足够重视。机关事业单位中日常工作的种类多样，内容繁杂，而档案信息中承载的内容能够为各项决策以及决策的落实提供有效参考依据。但就目前情况来看，许多机关事业单位仍然延续着传统的档案管理思想，面对大量的档案信息，却仍然采取传统的管理方式，不仅降低了档案资源的利用率，同时也为档案管理的信息化转型创设了严重的阻碍。许多机关事业单位中的领导人员缺乏对于档案管理信息化建设的深入认识，一味的通过增加档案管理人员数量优化档案管理水平，导致档案管理效率明显降低。

2）档案管理信息化缺乏足够资金支持。为了充分保障机关事业单位档案管理工作的有序开展，在促进档案管理信息化转型的同时，还需购入大量的硬件设备，并对于软件进行优化升级，在这一过程当中必然会消耗大量资金。而事业单位能够提供给档案管理信息化建设的资金是有限的，这使得许多重要的设备无法引入，已有的软件基础也较为薄弱，机关事业单位档案管理信息化建设仍然依赖于人工管理。

3）档案管理信息化缺乏充足人才支撑。结合现实情况，我们可以发现，大部分的事业单位都已经构建起了专门的档案管理部门，但从事档案管理工作的工作人员普遍年龄较大，虽具备着一定的管理经验，但普遍为参加过专业培训，对于新的档案管理理念和新的档案管理技术知之甚少。管理人员的信息化意识较差一定程度上阻碍了机关事业单位档案管理信息化的进程，管理人员匮乏的计算机网络知识也难以充分满足机关事业单位档案管理优化转型的要求。

4）档案管理信息化软件基础有待优化。机关事业单位档案管理信息化建设离不开优质的软件基础的支持，机关事业单位需投入更多的时间和精力打造更适宜档案管理工作开展的管理软件，才能够降低因常规人工管理所出现的误差，提高档案管理工作的开展效率。部分机关事业单位为了满足信息化发展的要求，虽然引入了相应管理软件，但由于管理人员对于软件内容缺乏足够的认识，导致软件难以发挥应用价值。除此之外受到资金条件方面的限制，机关事业单位档案管理软件的更新频率也普遍较为滞后。

3 机关事业单位档案管理信息化建设的路径

1）给予档案管理信息化建设足够重视。机关事业单位已有的档案信息中包含许多有价值的内容，随着档案管理难度的加大，加强档案管理信息化建设显得极为重要。这就要求机关事业单位中的相关领导以及负责档案管理工作的管理人员能够给予档案管理信息化足够的重视，转变传统的管理观念，加快档案信息化转型进程，结合机关事业单位档案管理工作短期与长期的开展目标，明确档案管理信息化的流程，确保机关事业单位档案管理信息化建设工作的有序推进。

2）给予档案管理信息化建设充足资金。无论是硬件设备的购入、软件设备的升级还是专业人才的引入都离不开资金的支持，机关事业单位在应适当增加对于档案管理信息化建设的资金投入，为档案管理信息化建设提供更加充足的资金保障。结合当前阶段部分机关事业单位因资金不足而导致档案管理效率和管理质量降低的现状，机关事业单位的领导应予以足够重视，通过节约单位的日常开支或优化资金调配等方式，为机关事业单位档案管理信息化建设创设有利条件。

3）重视培养管理人员的信息技术能力。机关事业单位中的档案管理工作由专门的管理人员负责，管理人员的综合素养将直接决定档案管理信息化建设水平。结合机关事业单位档案管理部门所存在的人口老龄化严重、信息化管理水平滞后等问题，建议事业单位能够面向社会各界招收具备突出信息技术能力的优秀人才，在人才入职前，开展信息技能培训，同时，对于机关事业单位中已有的档案管理人员，也可定期开展信息技术培训，帮助他们充分了解档案管理领域的发展现状，明确档案管理信息化建设的优势，使其积极主动的参与到促进档案管理信息化建设的过程中。对于新引入的管理软件，可以由专业的技术人员提前面向档案管理人员予以讲解，加深档案管理人员对于信息化软件的了解程度，使现代技术软件能够真正在档案管理工作开展的过程中发挥作用。

4）定期对于管理软件进行优化与升级。机关事业单位档案管理信息化建设的本质即通过引入相应的管理软件，加快档案的收集与整合效率，挖掘档案信息的内在价值。因此机关事业单位应引入相应的档案管理软件，结合自身发展的情况以及档案管理工作的开展需求定期对优管理软件进行优化升级，有效提升机关事业单位的档案管理信息化水平。值得注意的是，不同于传统的管理方式，档案的信息化建设在为档案管理工作提供了诸多便捷的同时，也降低了档案信息的安全性。机关事业单位中的档案管理人员在将传统的纸质档案转换成为数字档案统一存储的同时，同时还应当加强对于传统纸质档案的管理。而机关事业单位方面还应当积极引入安全防护软件，避免档案在存储的过程中受到他人的恶意攻击，导致档案遗失、档案篡改等问题的出现。

4 总结

综上所述，计算机网络技术的飞速发展为机关事业单位档案管理工作的开展指明了新的发展方向，但就目前情况来看，仍然有部分机关事业单位未能予以档案管理信息化建设足够的重视，还有部分机关事业单位已有的软件、资金和人才都不够充足，导致档案管理信息化建设举步维艰。在未来的发展过程中，机关事业单位可以通过给予档案管理信息化建设足够重视、给予档案管理信息化建设充足资金、重视培养管理人员的信息技术能力、定期对于管理软件进行优化与升级等有效方式，加强事业单位档案管理信息化建设水平，在提高已有档案资源利用率的同时，减轻档案管理人员承担的工作压力，为机关事业单位各项决策的落实提供可靠的参考依据。