大数据视域下事业单位档案管理的优化

2021-04-14冉莉

卷宗 2021年9期

冉莉

（昆明市东川区精神病院，云南昆明 654100）

随着互联网技术的发展以及大数据时代的到来，传统档案管理模式已无法适应档案管理工作的需要，以大数据为背景的新型档案管理模式应运而生。这种新型的档案管理模式并不仅仅是纸质档案的数字化转变，更是工作模式的转换。鉴于此，本文将探究大数据视域下事业单位档案管理的优化策略，旨在为一线工作提供理论指导。

1 大数据概念

大数据是指很难在一定时间内使用常规工具进行管理和处理的海量数据集合，也可称之为巨量资料。大数据不仅是一种数据集合，更是一种信息资源的集合，为社会发展、企事业单位进步提供了海量、客观的数据支持。大数据的容量非常大，大量的自动或人工数据通过互联网方式集合在一起，可以用数据海洋来形容。大数据的数据来源广泛，数据格式、内容多样化，不仅包含文本、图片、视频等信息，还包含模拟信号等信息。大数据的产生速度非常快，对数据处理速度的要求也非常高。同时，大数据对信息真实性的要求比较高，只有数据质量得到保证，才能更好地发挥大数据的决策支持作用。

2 大数据视域下事业单位档案管理面临的挑战

1）意识观念。在大数据环境下，事业单位档案工作的社会性上升，政治性淡化，档案管理逐步从政府部门向普通民众过渡。而部分事业单位工作人员的自身意识尚未发生转变，仍然停留在做好本职工作的层面，导致档案管理工作难以得到高质量开展。随着大数据时代的到来，不管是普通员工还是单位领导的思想观念都受到挑战，若不能及时转变固有思想，将会直接影响档案信息的安全性。由于事业单位自身的特殊性，其对档案管理普遍缺乏重视，档案管理理念较为陈旧，严重影响了档案管理工作的开展。

2）知识结构。大数据对档案管理工作人员的工作技能和知识结构提出了全新要求。在新的社会环境中，国家机关、企事业单位的工作方式发生了深刻变革，与之相应的，档案资料的产生、收集、价值鉴定等环节的工作也发生了深刻变革。然而，在事业单位中，大部分档案管理人员的知识体系比较陈旧，工作技能无法做到与时俱进，这就导致他们的档案管理效率低下，且容易出现漏洞，严重影响对档案管理工作的正常开展。

3）信息保密及保密技术。事业单位的档案具有一定保密性要求，需要对个人、集体全面负责，这就要求事业单位建立健全档案保密制度。但事业单位受制于自身的性质，在档案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完备，不仅如此，事业单位在执行档案保密制度方面存在诸多问题，导致制度落实不到位，多数制度流于形式。另外，互联网及大数据技术的普及，一方面提高了事业单位的工作效率，另一方面也给保密工作带来了新挑战。若不法分子对事业单位内部文件有所企图，利用病毒、黑客攻击等方式窃取内部信息资料，就会严重影响档案信息的安全性。

3 大数据视域下事业单位档案管理的优化

1）完善档案管理机制。首先，应建立健全档案管理制度，这是事业单位开展档案管理工作的前提和基础。在大数据环境下，事业单位必须从档案管理工作的实际情况出发，制定并不断优化新型档案管理制度，促进对档案管理工作的顺利开展。笔者建议，应针对档案的收集、整理、分类等环节制定明确的规章制度。在档案借阅方面，也需要明确的规章制度作支持，通过设定科学合理的档案借阅制度，更好地规范档案管理人员的工作流程以及用户查阅档案的行为，让档案借阅工作有章可循，得到有序开展。同时，还需要制定完善的档案安全管理制度，如档案资料信息化安全保护制度、档案保密制度等，前者主要针对社会外界人士制定，后者主要是约束事业单位内部人员的行为。只有从内部和外部两方面入手，才能最大化发挥制度的保障性作用，促进大数据背景下对档案管理工作的有序开展。其次，进一步完善事业单位档案信息化管理机制。第一，建立事业单位档案数据库系统，这是开展档案信息化建设、实现档案数字化存储的重要平台，事业单位应录入所有的档案资料信息并存储到数据库系统之中。第二，优化信息化检索系统。在进行信息化检索的同时，还需要利用信息化方式对档案信息进行统计、盘点和整理，全面提高信息化档案管理工作水平。第三，完善档案管理保密制度。与档案安全管理制度有所不同，档案管理保密制度是从微观行为角度，详细说明和指导档案保密工作的开展与实施，从而全面提高档案管理安全水平。

2）加强人才队伍建设。第一，事业单位应充分认识到引进专业人才的重要性，加大对档案管理人才的引进力度，保证对新鲜血液的注入，积极打造老中青合理搭配的人才队伍，构建老年人参与、中年人为辅、年轻人为主的合理人才结构。第二，事业单位应加大对现有档案管理工作人员的培训力度，经常性地开展在岗人员培训活动、学习考察活动，促使在岗人员及时接受先进的工作理念和档案管理知识，全面提升档案管理人员的专业水平。与此同时，应加强对在岗人员的计算机操作技术培训，全面提高在岗人员的计算机操作水平，更好地保证信息安全。此外，事业单位还应积极鼓励在岗工作人员“走出去”，多与同行交流沟通，共享资源和经验，互通有无，全面提高自己的专业技能和综合素养。

3）提高保密技术水平。首先，合理应用防火墙技术。设置优质防火墙，能为事业单位的网络体系营造一道防护网，从而预防计算机网络内部的信息破坏、泄露等问题。在防火墙技术的支持下，事业单位可以根据不同的岗位设置不同的访问权限，每一用户均可在特定权限许可下访问相应的端口，进而获得所需信息。在设置访问权限以后，事业单位还应设置访问权限期限、定期更新权限等，从而有效避免权限滥用或病毒入侵等情况。另外，病毒入侵具有随机性、不预测性等特点，事业单位需要加强对防火墙的监控，全面关注防火墙动态，充分利用该技术过滤有害信息，如果发现程序内有病毒迹象，则直接发出预警并启动保护程度，及时拦截病毒。其次，需要建立健全完善的规章制度，尤其是网络安全管理制度，制定网络操作使用规程，以制度的形式更好地约束人们的行为。加强对计算机软硬件的检查与维护，定期对事业单位各种设备进行检查，特别是对计算机网络服务器和中心机房进行定期检查，并为计算机网络服务器配备不间断电源，全面排查安全隐患，确保机房环境的安全性和稳定性。此外，应做好计算机网络运营及安全维护工作，建立健全应急预案和日常巡检制度，从自身发展实际出发，建立适合自己的网络安全体系，及时发现问题并加以解决，切实将各项风险扼杀在摇篮之中。