浅议电子档案单套制管理实施策略

刘 莹

（秦皇岛市海港区人力资源和社会保障局，河北 秦皇岛 066000）

我国电子文件单套制管理模式在实践过程面临着诸多问题，使这一档案管理模式的发展一再受挫，影响了电子档案单套制管理模式在全国的推广进程。为了推动档案管理模式的变革，实现电子档案单套制管理模式在全国范围内的运用，本文针对电子档案单套制管理面临的困难提出几点改进策略。

1 构建“单套制”管理相关法规规范

完善的法律法规的制定是确立电子档案的法律效力、确保电子档案单套制管理模式有效运行的根本支撑。

1.1 强化法律法规学习

首先，组织各部门领导、相关负责人进行电子档案单套制管理的学习，帮助他们正确认识“单套制”管理和“双套制”管理的区别以及“单套制”管理的优越性，意识到“单套制”管理是大势所趋。其次，学习相关法律、规范，帮助他们分析规范体系在管理过程中的作用以及过往电子档案管理中法律法规、规范体系所起到的作用和意义，正确认识西方国家配套法律法规体系对电子档案管理的推动作用从而意识到建立健全法律法规、规范体系迫在眉睫。最后，认识到我国电子档案单套制管理还处于起步和探索阶段，相关法律法规、规范体系也未健全，所以必须尽快完成法律法规、规范的制定和出台，实现国际接轨和国内电子档案管理模式统一规范体系的建设。

1.2 修订档案法

通过立法的方式将电子档案管理模式的改革提供有力保障，修订《档案法》，在档案法中对电子档案的法律效力进行明确的认定，明确指出电子档案与纸质版文件具备相同的法律效力，从法律层面给予电子档案相应的认可，针对电子档案中图片、视频等内容与视听文件存在争议的地方，通过法律条文进行明确的界定；同时，针对电子档案证据证明力认定的问题，可以采取听证、专家讨论等形式，对电子档案的取证、鉴定、审查等程序进行明确的法律规定，通过制定明确的法律法规，确定电子档案的证据证明力认定制度，确保电子档案在使用过程中有法可依、有章可循，明确电子档案的法律效力，保障电子档案内容的合法性。

2 利用技术手段优化电子档案单套制管理系统

由于电子档案高度依赖外储存设备，易受到技术的影响而导致电子档案受损，再加之电子档案管理系统的安全性以及稳定性尚且存在问题，因此需要加强技术管理。

2.1 加强人才建设以提供技术保障

技术人才是电子档案单套制管理中的主要支撑，要实现电子档案单套制管理系统的优化和稳定，必须保证人才队伍的稳定和充足，所以加强人才建设成为该管理模式发展道路上不可或缺的一部分。

首先，相关部门应该提高技术人才的入职门槛，提高技术人才的比例和质量。其次，建立人才培养机制。开设档案学专业的高校注重对学生信息系统开发、设计等相关课程的学习，确保档案学专业的学生基本掌握相关技能；与此同时，各单位和部门开设技术培训，对技术人才定期进行技术培训和考核，确保技术人员及时掌握前沿技术以及个人技能过关，保证技术人员能够适应管理工作的开展进程。最后，拓宽技术人才引进渠道，政府部门可与相关高校建立合作办学，由高校提供专项人才，再通过职业技能考试进入岗位，既能提高人才的质量，又能提高人才的比例。

2.2 成立技术部门以保证系统更新

第一，成立专门的技术部门，致力于文件管理系统的维护和开发。在使用电子档案单套制管理模式的单位应该成立专门的技术部门或者组建专门的技术团队，为电子档案管理系统提供针对性的服务，对于电子档案管理系统中出现的问题给予及时解决，其次是进行系统的升级研发，确保电子档案管理系统不会因为设备系统升级而出现文件无法打开或者是丢失的情况出现。技术人员应该及时掌握技术的更新和升级情况，保证团队能够及时进行管理系统的升级和更新，保障管理系统的稳定和安全。

第二，开发稳定的电子档案管理系统。在得到技术支持的前提之下，致力于稳定的电子档案管理系统的开发，开发出稳定、连续以及完整的电子档案管理系统。技术人员应该通过技术手段为电子档案的接收和管理提供安全的电子环境，确保电子档案在归档、传递、管理等流程中的原始性、完整性以及可靠性。

电子档案单套制管理对于系统的稳定性和安全性要求较高，而这需要过硬的技术支持才能得以保持，因此，我们应该通过对技术人员的培养和引进，保障电子档案管理系统能够得到技术支持，进而完成电子档案管理系统的优化升级。

3 建立多元主体协同体系

电子档案单套制管理需要多个部门协同完成，在现有的电子档案单套制管理模式中，我国单套制管理中对于不同部门之间的责任划分不明确，部门之间遇事互相推诿，档案管理的效率由此降低。因此，为了保证电子档案单套制管理模式的推广，应该为其提供管理保障，确保这一管理模式的正常运行，建立多元主体协同体系。

3.1 搭建协同管理平台

实现各主体协同管理的必要途径是搭建协同管理平台，方便各主体在网络系统中开展协同工作。

首先，由技术部门搭建以协同管理为基础的电子档案管理系统，确保各相关主体可通过统一的管理平台对电子档案进行录入、管理以及查看。其次，技术部门对协同管理平台进行智能升级，将不同的主体功能有效结合。最后，技术部门需要根据电子档案单套制管理模式发展的需求，对协同管理平台及时进行系统的更新和完善，将有关联的管理主体及时链接至协同管理平台，实现资源共享和管理协同。

3.2 明确协同主体职责

首先，对文件形成机构，其高级管理层需要为数字转型政策的实施提供必要支持，由政府部门对该机构是否能够对信息实现有效管理进行评估，进而实现物质上的节约和对信息的有效管理。此外，针对管理主体和业务主体之间职责模糊、重叠的现象，对二者之间的关系进行明确的划分。第一要求管理主体和业务主体之间做好充分的沟通，二者之间就职责、任务进行沟通分配，避免业务主体和管理主体之间职责重叠等现象的再次发生。第二，管理主体应该加强对业务主体工作的验收，保证业务主体工作的完成度和完成效果。最后，通过建立激励机制、协同分工以及利益分配等方式推动各主体之间的协同，以此为动力，促使各主体之间主动碱性多元协同体系的建立。

3.3 成立协同监管部门

电子档案的单套制管理需要各部门之间相互协作共同实现，所以需要成立专门的监管部门，对各主体部门的工作和其协同管理进行实时监管和考核，以保证各主体之间能够自觉合作。

各单位或者企业成立专门的监管部门，监管部门的工作人员需要进行严格的审查和考核，监管部门的工作人员在以往的工作过程中并未发生任何违法乱纪的行为，且采用避亲原则，确保监管部门工作的公平、公开以及公正。其次，对监管部门的工作职责进行明确规定：一、监管部门需要对各主体单位的职责执行情况进行审查，对有失责行为的主体进行相应的惩处，即通报批评以及对责任人进行处罚；二、对各主体协同工作情况进行监管，保证各主体之间相互合作，沟通通畅，对影响协同的主体进行惩处；三、对主体协同的效果进行监管和审核。