浅议人事电子文件归档工作的原则与策略

王 磊

（内蒙古自治区阿拉善盟阿拉善高新技术产业开发区人力资源和医疗保障局，内蒙古 阿拉善盟 750306）

信息化产业时代背景下，数字设备的广泛应用在增加电子文件生成量的同时，如何对其进行有效管理，对于企业发展而言具有重要影响。目前来讲在企业规模化建设过程中，电子文件及时归档和有效利用，是行业稳定性发展目标达成的重要前提，其中由于人事调动的频繁化，人事电子文件具有易修改和复制性的显著特点，在管理中往往存在一定难度，因此在秉承着“预先控制”、“归档管理统一化”以及“随时移交为主、定期移交为辅”的原则开展管理工作，是提升人事电子文件归档工作质量和效率的重要渠道。

1 人事电子文件归档工作问题的基本概述

所谓“电子文件”是指由电子数码设备产生的，以代码形式存储于设备中并借由设备进行查阅、修改和存取的文件。相比传统纸质文字资料，人事电子文件在企业发展虽然具有信息储存量大、信息存储查询便捷、可实现远距离瞬时传输、便于检索、便于管理的优势，但与此同时由于人事变动的频繁化，却也存在诸如易被修改、易被删除、易被复制、过于依赖系统硬件以及档案维护工作量大等不足，久而久之阻碍了企业可持续发展目标的实现。作为电子文件的重要组成部分，人事电子文件在企业发展中具有不可或缺的重要作用，经调查在当前文件归档工作成效与预期作业目标之间尚且存在一定差距，造成这种局面形成的主要原因有：

1.1 企业忽视了对人事电子文件归档管理的重视

在电子文件归档中，企业对人事电子文件归档工作重视度孱弱化，是影响归档工作质量和效率的重要因素，对于企业发展而言也是极其不利的。目前虽然企业办公自动化水平在不断提高，但经数字媒体设备产生的电子文件归档工作却未得到高度重视，产生的文件没有及时进行整理、鉴定和归档，只是将其存储于硬盘中，在增加后期检索难度的同时也不利于企业的可持续发展。

1.2 人事电子文件归档缺乏统一化的标准要求

人事电子文件归档工作制度作为归档工作的参照，制度缺失问题的严重化在无法有效约束电子文件归档环境的同时，也影响了归档工作质量和效率，再加之人事电子文件易被修改、易被复制的特点，导致人们对其真实性存在一定的质疑。除此之外由于不同企业采取了不同归档方式，在增加后期文件管理工作难度的同时也不利于企业的稳定性发展。

2 人事电子文件归档工作原则剖析

2.1 预先控制原则

相比其它电子文件，人事电子文件在归档管理中存在一定的特殊性（易被修改、易被复制）。因此为保证归档内容的真实有效，在归档时工作人员需提前做好事前控制，即通过系统化分析归档要求和规则，确保电子文件在形成前人事电子文件管理功能得以充分发挥，以此来有效防止数据丢失。

2.2 归档管理的统一化原则

由于目前我国尚未建立统一化的人事电子文件归档工作标准，因此不同企业由于采取不同软件和系统，在增加后期人事电子文件信息查询难度的同时，也不利于企业的稳定性发展。因此在进行归档时，工作人员还要秉承着“文件归档管理统一化”的原则，通过采用同一种操作系统以及控制软件，由此来降低后期信息的查询难度。

2.3 随时移交为主、定期移交为辅原则

由于人事调动的频繁化，再加之人事电子文件修改后不会留有任何痕迹的特点，在进行归档管理时为保证电子文档的真实性、可靠性，归档管理工作人员还需秉承着“随时移交为主、定期移交为辅”的原则，由此在尽可能保护文件原始性不受破坏的同时保障文件的完整度。

3 人事电子文件归档工作优化策略剖析

3.1 提高对人事电子文件归档工作的重视

企业对人事电子文件归档工作重视度不足，是影响归档管理工作质量的重要因素，因此要想改善当前归档工作现状，企业有关部门需加强对人事电子文件归档工作规范化开展意义的宣传力度，由此在不断提高对人事电子文件归档工作重视程度的同时确保归档工作落实到位。除此之外为促使企业形成一种规范管理下的电子文件等同纸质文件有效的观念，在企业运营过程中企业还需从党政机关着手将人事电子文件进行整理，并通过将其摆上议事日程来保证预期归档作业目标的达成。

3.2 建立健全完善的人事电子文件归档制度

人事电子文件归档制度规范化建立，从某方面来讲可在保证人事电子文件归档工作有章可依、有法可循的同时，促使文件管理趋向制度化、规范化。就目前来看在人事电子文件归档工作制度制定过程中，企业还需加强与国家信息管理部门的沟通，在明确掌握当前最新档案信息管理规定的同时确保后期文件收集工作的规范化、标准化，与此同时企业还需将人事电子文件纳入企业的执法检查项目，由此保证后期管理工作的制度化。

4 结语

综合而言，在信息化产业时代背景下，人事电子文件归档规范化管理工作从某方面来讲，对推动企业可持续发展而言具有重要意义，但由于文件的易被修改、易被复制等特点，在进行归档时工作人员除了要秉承着“预先控制”、“归档管理统一化”以及“随时移交为主、定期移交为辅”等原则外，还要做好如下工作，即——提高对人事电子文件归档工作的重视、建立健全完善的人事电子文件归档制度、加强相关档案管理人员的技术培训，由此保障企业预期可持续发展目标的实现。