事业单位档案管理中的电子档案管理途径

李其峰

（山西省临县医疗保险服务中心，山西 吕梁 033200）

现如今全球经济发展迅速，社会上的事业单位在经济全球化的带动下不断扩大规模，不论是国家单位还是私人企业对人才的要求都在急剧增长。档案管理是事业单位管理中的关键一环，随着网络技术的发展和应用，电子档案在档案管理中的优势也逐渐显现出来。社会各事业单位在工作中对电子档案的需求越来越频繁，纸质档案只有在特别需要时才被调取印刷。这些事业单位的种种做法都体现着社会的发展和时代的进步，是人类智慧的体现。

1 提高对电子档案管理的重视程度，加大资金的投入

电子档案管理虽然已经在各大事业单位中广泛应用，但却并没有被单位高层管理重视起来，管理水平低下，因此近年来因电子档案管理出现问题而造成损失的现象层出不穷。造成此现象的主要原因是单位档案管理基础设施没有保障。单位高层管理应该在档案管理尤其是电子档案管理方面加大资金的投入，引进现代化技术和设备进行管理，不断更新和完善电子档案管理基础设施，为单位电子档案管理工作提供保障。此外，单位高层管理可以不定时地对电子档案管理工作进行检查，保证办公质量，提高管理水平。事业单位必须对电子档案予以高度重视，明确电子档案管理的重要性，及时解决电子档案管理过程中出现的问题，加强各部门之间的统筹管理，保证电子档案管理的高效性[1]。

2 提升管理人员的资质和素质

电子档案管理工作是利用现代化高科技技术对资源和信息进行合理、有序的整理和保存，实现高效工作、提高管理水平的目标。因此，电子档案管理职员的职业素养和专业资质直接影响着管理工作的效率和质量。电子档案复杂繁多，对管理职员的专业能力要求极高，需要有大量从业经验的人担此重任。事业单位有必要加强对电子档案管理职员职业道德和专业水平的培养，可以通过两个渠道提高管理职员的资质能力。一是对事业单位目前在职人员进行培训指导，为他们提供学习资源进行集中培训，提升职员的计算机办公软件操作能力，培养职员的其他必要技能，确保管理工作的完成效率。必要时可以实行考核制度，对职员的专业技术水平进行考核，增强职员的危机意识，提高职员的积极性。二是直接引进高素质、高资历的综合性人才，提高单位职员的整体水平和综合素质，以满足现代社会发展的需要，实现事业单位电子档案管理工作的高效推进。

3 改善电子档案管理机制，创新管理制度

电子档案涵盖着各事业单位的全部内容，包括管理决策、管理项目、职员信息、工作数据等所有资料和资源。为推进事业单位中各个部门管理事务和方案的高效执行，单位高层管理应该全面优化电子档案管理机制，重新制定完善的电子档案管理制度并严格执行，实现电子档案的有序化、科学化管理。具体做法是分析单位电子档案管理的现状，将资源和资料分开整理。严格把关资源的来源、分类、利用等各个环节，制定统一的搜集和使用程序，确保资源的保密性和真实性，提高资源的有效利用率。对于资料的管理，要加强对职员信息、各项调查数据录入、审核、整理、保密等相关环节的管控。事业单位中各部门之间要相互监督，以形成电子档案管理的良性循环。

4 加强电子档案管理的安全系统

电子档案虽有快捷、方便的优势，但也存在着信息泄露等众多网络安全隐患。电子档案的安全问题是目前电子档案管理中存在的主要问题，安全系统、软件硬件管理在其中起着重要作用。预防和解决电子档案网络安全问题，要求电子档案管理技术人员增加对管理安全的重视程度，加强网络安全防范意识。尽量减少在不稳定的网络环境下办公的频率，预防因网络不稳定引起的信息缺失问题。定时对单位网络环境、服务器设备、软件、硬件等进行检查、维护和升级，保证电子档案的更新和优化。及时对计算机进行杀毒、安全检验，在计算机上安装杀毒软件、防火墙等安全工具，确保计算机系统的安全。事业单位要聘请高技术人员设置各自单位内部的保密系统和安全系统，保证单位内部信息和资源的安全，防止外来人员恶意入侵而引起信息泄露等问题[2]。

5 结束语

事业单位中电子档案管理工作统筹管理着单位内部所有的信息和资源，理应引起高度重视。各事业单位要想稳定而快速地发展下去，就必须认真研究并主动探索电子档案管理的有效途径，加大电子档案管理制度的执行力度。电子档案管理职员要明确自己的工作内容，提升职员的职业素养，提高网络安全防范意识，保证电子档案的安全问题，为电子档案管理工作负责。事业单位高层管理需要不断学习新的管理模式，借鉴积极的管理模式进行电子档案管理机制改革，创新管理制度，保证电子档案管理工作高效有序地进行，促进事业单位中各部门的协调发展。