加强档案数字化管理的意义及注意事项

杨 波

（承德县档案馆，河北 承德 067400）

档案管理是一项需要工作人员具有严谨的工作态度和细致的工作精神的工作内容。它不仅要求档案管理工作人员在日常的工作中能够进一步加强自己的责任意识，用严谨的态度去面对工作，而且也对档案管理工作人员的档案整理等专业技能提出了更高的要求。近两年来，随着我国计算机技术的发展，计算机技术所特有的准确性和严谨性以及收集资料的高效性，也推动了档案数字化管理的发展进程。

1 档案管理数字化的意义

1）有利于减轻档案管理工作负担。传统的纸质版的档案管理不仅需要专门的档案管理空间，而且对档案储存环境也提出了相对较高的要求，比如说空气的湿度、干燥程度、光线等，而且在进行档案整理的时候，还需要大量的纸张以及装档案的档案袋。像档案馆这种专门的档案管理机构，甚至需要雇用多名档案管理工作人员专门进行档案的处理，无形中都加重了档案管理的成本。而档案管理数字化，则是将原本纸质版的档案信息在专门的档案管理软件里进行录入，而档案的归集、整理、调阅、检索也都是在专门的档案管理信息系统中开展的，甚至是档案信息的储存也是在专门的大数据库进行储存和分类。这在无形中节省了很多的档案管理储存空间，甚至随着对人员档案管理专业技术要求的提升，也将解放更多的档案管理人员投入到其他部门的工作之中。节省了人工成本的同时，也节约了经济投入。

2）有利于提升档案管理工作效率。传统采用人工进行档案管理的时候，需要由档案管理工作人员将档案信息进行逐一的录入核对、归集以及整理，在档案馆里存放的时候，也同样需要档案管理工作人员将档案运送到专门的档案室进行分类存放。但是人脑毕竟不同于电脑，所以在档案管理工作中难免会出现一些纰漏。而档案管理数字化则是对档案信息进行收集整理，然后分门别类的储存在数据库中。调阅档案的时候也会在专门的档案管理查询客户端进行调阅，从而提升了档案管理工作的效率。

3）有利于提高档案社会利用价值。档案是一种很重要的信息载体，它不仅记录着人们在社会上工作、生活留下的痕迹。而且也在一些专门的科研领域档案是珍贵的科研资料，蕴含着巨大的价值，档案管理数字化就是通过，现在，我们一直在提及的大数据和互联网平台，结合政务网等客户端能够更加方便的让公众根据自己的需要去查询自己想要知道的资料，以便让档案价值发挥最大化，用数字化的档案管理，真正提升档案管理工作的社会价值，能够让它为民所用。

2 档案管理数字化的现状

1）缺乏专业化的人才。档案管理数字化对人才的专业化提出了更高的要求，需要工作人员能够掌握相关软件和硬件设施的操作技能。但是在当前的档案管理工作中，很多在职的档案管理工作人员不会主动的在工作中按照工作需要去学习，最新的专业化的档案管理知识。新招聘的工作人员虽然有一定的业务能力，却缺乏实际的工作经验，所以也使得档案管理数字化不尽如人意。

2）缺乏充足的软硬件设备。在档案管理数字化的进程中，档案管理软件和相关的计算机系统等硬件设施是档案管理工作所必不可少的重要助力，然而在实际的工作中，由于很多档案管理部门的领导者没有正确认识档案管理数字化的趋势，所以在工作中也没有加大档案管理信息化软硬件设施的配备，使得实际的档案管理信息化存在严重的滞后情况，虽然短期内不会对工作造成太大的影响，但是长远来看依然会让档案管理数字化进程变得缓慢，难以收获实效。

3）制度管理有待完善。很多档案管理单位现行的工作制度，都是建立在以前的纸质版的档案管理工作的基础之上，无论是管理手段还是监管内容都无法和档案管理数字化的现状相匹配。制度监管上的漏洞，也使得档案管理数字化缺乏科学的指导依据，需要档案管理部门能够结合实际工作，进一步完善档案管理数字化背景下的管理 制度。

3 档案管理数字化的注意事项

1）逐步完善各项管理制度。任何工作想要持续稳定的开展下去，制度管理都是必不可少的重要保证。档案管理工作同样如此，档案管理部门的领导者和工作人员，在制定各项档案管理制度的时候，要能够与时俱进结合档案管理数字化工作的实际，需要在原有管理制度的基础上，进一步完善各项管理制度。结合档案管理数字化进程中经常会遇见的问题，积极的探索问题的解决方法和平时的监管手段，并形成相关的管理制度在日常的档案管理工作中深入的贯彻和实践。确保档案管理数字化，能够在有序、健康、精准的环境中开展。

2）注重提升人才专业素养。虽然档案管理信息化进程不再需要大量的人员参与，但是也更加注重对档案管理工作人员专业素养的提升。因此档案管理部门，也要结合行业的发展趋势，对已经在职的员工进行及时的培训，比如说联系上级部门定期开办相关的业务培训班，让员工能够通过培训来及时的掌握我国的各项档案管理的新政策、新规定和新方法。也可以以信息化平台为依托，从网络上选取一些优秀的档案管理、业务技能培训课程，让在职员工进行在线学习，并将学习成绩纳入年终的考核之中，不仅能够有效的提升在职人员的学习积极性，而且也可以让他们及时的掌握最新的信息化行业知识。招聘员工的时候，档案管理部门应该结合自身工作实际，针对性的选聘一些档案管理专业毕业的优秀人才充实到现有的工作队伍之中。

3）善于利用各类软硬件资源。这里所说的软硬件资源，是专业化的档案管理软件系统以及性能优异的计算机和发达的互联网。这也是现代档案管理工作数字化的标准配置。所以，在档案管理数字化的进程中一定要尽可能选择更加适合档案管理工作的计算机和档案管理系统，以及相关的运营平台，确保档案数据的安全性、准确性和完整性能够得到保证，除此之外还要依托发达的互联网和各项信息传递技术及时的更新档案信息，在保证档案信息准确完善的基础上，能够为需要查询档案信息的人提供优质高效的服务，最大限度的实现档案管理工作的社会价值。

4 结束语

档案管理数字化是互联网和大数据时代下档案管理工作发展的必由之路，不仅要求档案管理工作人员需要具备相应的计算机操作知识和技能，也需要档案管理工作人员能够与时俱进，不断的学习各项新的档案管理政策法规，用高度的责任心和严谨的工作态度，来投入到档案管理信息化进程中，使得档案管理能够在新时代新需求下发挥其真正的社会价值。