新时期档案的数字化管理

郭丽婷

（山东省北镇中学，山东 滨州 256600）

随着时代的不断进步，数字化技术的应用范围越来越大，真正便捷了人们的日常生活、工作学习。在新时期的档案管理工作中，合理应用数字化技术，突显数字化档案管理的巨大优势，及时完善管理制度，顺利实现网络化、智能化发展等目标，是档案管理人员必须完成的重要任务。数字化档案管理势在必行，不断地优化档案管理效果，加快事业单位的改革发展，实践中积累丰富经验，数字化技术支持下的档案管理即可取得事半功倍的理想成效。

1 档案管理的简要概述

档案管理是事业单位业务服务工作体系的重要组成部分，是档案信息进行集中管理的工作总称[1]。档案管理包括档案收集、档案整理、档案鉴定、数据统计、信息利用等活动，工作内容的划分相对稳定但不绝对，紧紧围绕事业单位的实际发展情况，妥善解决档案管理工作中的各种问题，制定出科学合理、完整统一的管理计划，实现管理计划的全面落实，极有利于事业单位综合竞争力的提升，可使事业单位更好地开展业务活动，并且占据到绝对的优势地位。档案管理有着系统化流程，管理工作质量直接影响着其他部门工作的开展。具体分析档案管理的重要性，深入探讨有效的档案管理策略，事业单位的发展前景将一片大好。

2 新时期档案数字化管理的重要意义

档案管理质量好坏直接影响到事业单位的内部管理，档案管理工作的有序推进，是提高事业单位发展水平、加快事业单位发展进程的关键所在。新时期，档案数字化管理的重要意义具体体现为：第一，可以提升工作效率。传统的档案管理方法并不适用，容易造成档案资料的丢失，使得档案管理工作处于混乱局面。有效利用数字化技术，全面提升工作效率，档案整理、档案查询等服务更具便捷化特征，还能减少纸质档案的存放空间，管理人员熟练掌握数字化技术，在网络环境下轻松完成管理任务，并且进行档案资料的线上传输即可。第二，促进事业单位的整体发展[2]。收集整理员工资料，合理调整人员结构，针对性提出不同部门的管理要求，档案资料作为有价值的参考依据，实际利用价值颇高，实现了数字化查询、高效化利用，事业单位的综合竞争实力明显提高，可持续发展目标的实现指日可待。第三，符合时代发展规律。大数据时代背景下的数字化技术应用优势更突出，实现了档案数字化管理，一体化办公则满足了事业单位内部改革、整体发展的诸多需要，硬件设备随之更新，档案管理工作有望走向新的成功。

3 新时期档案数字化管理中存在的主要问题

1）风险较大。数字化技术普及应用的今天，网络信息安全问题日益凸显，电脑病毒、黑客入侵都是档案信息管理的巨大威胁。事业单位档案数字化管理存在一定的风险性，纸质档案转换为电子档案，档案内容编辑时也会暴露诸多弊端，管理人员没有及时发现问题，容易造成严重后果，导致事业单位数字化档案管理的可行性、安全性随之下降。

2）制约性强。电子文件对于软件硬件设备的依赖性较强，当电子文件不能与各类软件、硬件设备的发展速度相适应时，必然产生很多矛盾，导致档案数字化管理存在极大地制约性。同一时期的电子文件也有可能出现软件设备不兼容等情况，越来越多的弊端现状，导致档案的数字化管理优势明显下降，事业单位的创新发展面临着较大阻力[3]。

4 新时期档案数字化管理的策略研究

1）进行系统更新，开展检查工作。大数据时代背景下，进一步提升事业单位档案管理工作效率和工作质量，关键在于：不断更新数字化软件，努力做好数字化档案管理，同时提升管理人员的责任意识、工作积极性、管理热情，不能逃避任何问题，必须进行弊端问题的及时解决和管理现状的有效改善。定期更新系统，优化硬件配置，通过开展数字化档案管理系统的检查工作，更为科学的处理档案资料，完整保存档案信息，数字化档案管理工作有序推进过程中能够收获意外惊喜。

2）加强系统建设，完善管理制度。目前，大多数事业单位都在数字化档案管理系统的建设上投入了更多精力，档案数字化管理工作可以走向成熟，未来的发展前景一片大好[4]。进行统一化的档案管理，建立完善统一的管理制度，以此为基础，不断创新管理方法、工作方式等，其必要性不言而喻。最终拥有与事业单位实际发展相适应的档案数字化管理系统，才能满足越来越多的档案管理需求，从根本上提升事业单位的档案管理服务水平，其他部门工作的开展非常顺利且高效，安全问题得到解决，事业单位档案数字化发展的优势会越来越明显。

3）培训管理人员，补充技术力量。必须加强档案管理工作人员的专业培训，不断提供数字化档案管理知识要点的学习机会，使管理人员熟练掌握数字化技术，更主动、更积极的进行档案数字化管理。管理人员正确认识了数字化档案管理的重要性，管理工作热情高涨，能够为事业单位的创新发展做出应有的贡献，数字化档案管理不断引入技术力量，同时拥有了人才支持，档案管理环境十分安全，管理工作质量自然有更大程度的提高。

4）维护系统安全，扩大宣传范围。档案数字化管理的最大优势是数字化技术的有效利用，注重加强档案数字化管理的系统安全建设，维护人员发挥重要作用，维护好系统功能，及时解决了相关问题，为事业单位专门打造出黑客威胁、病毒威胁的防御系统，方便管理人员日常工作，档案数字化管理更具安全性、科学性、有效性等特征。此外，新时期应不断扩大档案数字化管理意义、功能优势的宣传范围，引起更多人对于档案数字化管理的重视程度，多个部门共同参与档案资料的数字化管理，管理工作有序推进变得异常顺利，真正实现长效合作，才有益于事业单位的创新发展[5]。可以利用宣传栏，向广大员工灌输档案数字化管理思想，使得全体员工积极配合数字化管理工作的开展，逐渐形成人人重视档案的工作风气，各方提出不同的意见，档案数字化管理、智能化建设、可持续发展都将变得一帆 风顺。

5 结束语

总而言之，大数据时代下事业单位档案数字化管理工作的开展，必须引起各个部门、工作人员的高度重视。不断加强档案的数字化管理，同时完善管理机制、各项制度，进行高素质、技术型人才的培养，根本上提升了事业单位档案数字化管理水平，工作环境愈发安全，弊端问题得到了妥善解决，数字化档案管理优势巨大，更多事业单位将轻松实现创新发展的目标任务。