乡镇档案管理信息化建设路径探讨

王宝坤

（吉林省梨树县泉眼岭乡综合服务中心，吉林 四平 136500）

乡镇档案管理工作主要是对各类档案资源进行收集、整理、归档、保管等，目前在多数乡镇单位中都已落实了信息化建设的内容，其在实际中有效地转变了传统档案工作的开展形式，能够应对事业单位在发展中不断增多的数据资源。为此在档案管理信息化建设中应重视对信息化技术的优化及创新，以此来提升管理效率并进一步的挖掘档案资源的价值，利用信息技术对档案进行高速分析、筛选、处理，使档案工作的开展速率得到提升，减少在档案工作中的疏漏问题。

1 乡镇档案管理信息化建设的作用分析

1.1 适应时代的发展趋势

信息时代使得乡镇档案管理工作需要充分利用现代科学技术改进其传统的办公模式，为此要想加强档案管理整体的信息化水平，应对档案管理的工作体系进行优化及创新，使信息技术可以深入到档案的收集、保管、整理、传递、利用等过程中，实现档案管理的规范化、信息化发展。

1.2 提高管理质量及效率

对于乡镇档案管理来说，信息化建设是提高其工作水平的主要路径，在档案管理中所应用的网络技术、数据技术、计算机技术等可以改变档案管理方式来减少人工操作，应用信息技术进行档案处理在提高管理工作实行效率的同时减少人工失误，也就是数字化、电子化的档案处理方式可以减少人工操作，使档案的存取、筛选、分析、处理等环节都程序化执行，使乡镇档案管理自动化、现代化水平得到 提高。

1.3 提高档案资源利用率

在乡镇事业范围中许多档案资源都具有一定的使用价值，但是在以往的档案管理工作中大量的纸质档案资源增加了档案的查找及使用难度，人工操作效率较低，这也导致档案资源的整体利用率不高。而在档案管理信息化建设的过程中通过信息技术的应用可以将纸质档案进行电子化处理，使档案的查询、检索、收集、归档等工作更为高效的执行，并且在档案信息化管理中可以有效的简化档案利用流程，实现对档案的快速查找及传递，其对档案资源的开发及利用有着极为重要的作用。

2 乡镇档案管理信息化建设的路径分析

2.1 健全档案信息化管理制度

信息时代下乡镇档案管理所需面对的工作内容更为繁杂，再起情况下对于其信息化建设需要有完善的制度作为支持，通过对规章制度进行明确能够使信息化建设在执行的过程中其各个环节得到有效的规范及约束，从而减少在档案管理中的失误问题。并且考虑到档案信息化管理模式所带来的改变，对于乡镇档案管理制度内容还需结合实际来进行调整及细化，这样可以防止在档案管理工作中出现职责混淆的问题，并在制度规范下利用信息化管理模式简化档案工作流程。

2.2 建立档案信息数据库

完善的档案信息资源是乡镇档案管理顺利开展的基础条件，目前在信息时代下档案形式由纸质向着电子化、数据化的方向转变，因此需要对档案信息资源进行补充及完善来避免出现疏漏情况。尤其是在乡镇事业范围中由于档案的信息化建设要求对以往档案资料进行电子化处理，因此对于档案信息资源的收集、处理、归档，需要在计算机技术、数据技术的支持下进行数据库的建立，达到对档案信息资源进行统一整合及管理的目的，并针对乡镇档案工作内容及要求来制定管理标准，从而实现档案管理的透明化。

2.3 创新档案管理技术方法

在乡镇档案管理中通过技术创新的方式能够加强对信息化技术的应用，从而更为高效的对档案资源进行收集及处理，使档案管理可以达到高效率的执行目标。为此在技术创新中需要根据信息时代下档案资源快速增长的特征来对不同技术进行合理利用，使乡镇档案管理的信息化建设水平能够得到进一步的优化。例如，大数据技术、云计算技术等可以实现对档案资源的高效收集、分析、存储、处理及利用，并且能够利用数据的关联性来实现档案的智能化检索，大数据技术、云计算技术还可以通过网络平台来完成档案管理的各项流程，并对信息数据进行云存储，这种依托于云环境的档案管理技术能够降低乡镇档案工作对硬件设备的要求，并在一定程度上提高管理工作的执行 效率。

2.4 完善信息化建设配套设施

在档案信息化管理中需要有完善的配套设施来为相关工作的开展提供基础条件，因此应考虑到乡镇事业单位的实际条件来考虑如何合理投入来完善档案信息化管理所需的配套设施。在硬件上主要是计算机、硬盘、扫描仪、复印机等的购入，对于软件配套设施需要升级档案信息化管理系统，然后将所有纸质档案全部进行信息化转化与归档，并将相关类型的档案进行分类处理，以提升档案资料的价值和管理水平，为政府部门的资料查阅和分析需求工作提供更加到位的档案信息服务。在此基础上，乡镇事业单位档案管理机构要尽快建立健全档案网络化管理体系，建立内部档案管理局域网，提高档案管理系统的安全系数，实现内部档案信息共享，同时在上级档案部门帮助下，做好档案信息扩建和补充工作，开发更高效的档案信息检索工具，以提高档案信息利用率。

2.5 加强专业人才的引进及培养

乡镇事业单位要加大档案管理信息化专业人才引进，引进一批既有档案管理经验又懂信息管理的人才，以满足乡镇事业单位档案管理信息化需求。在此基础上，乡镇事业单位要重视档案管理工作队伍培训与管理，针对档案管理队伍开展信息技术培训和职业素养教育，要求档案管理人员做好自我管理，积极开展自主学习，加强知识和经验积累，牢固树立服务意识，不断提高档案管理工作服务质量。为了避免人才流失，档案管理部门还要用加强档案管理队伍日常管理，积极利用在职培训、进修学习、薪酬提升、岗位晋升等激励手段进行队伍管理，激发档案管理人员的工作热情和责任意识，营造积极向上的档案信息化管理环境。

3 结语

在乡镇档案管理中需要根据相关工作实际情况及发展需求来进行改进及优化，并完善档案管理体系来推动其向着现代化的方向发展，创新在档案工作中所采用的技术及办法，使档案管理的各项工作能够得到高效的执行。在实际中应用加强对现代化技术、信息化技术的应用来建立起适用的档案管理体系，以科学文化发展为目的融入创新的管理理念、管理方法、管理技术，为乡镇档案工作的顺利开展提供良好基础条件。