创新驱动 融合发展 推进数字档案室建设

李 芳

（内蒙古水利规划设计研究院，内蒙古 呼和浩特 010020）

数字文件的创建对于提高文件工作的效率和现代化具有重要意义，可以在社会上共享文件信息，更好地满足人们日益增长的信息需求。数字文件的构建是一个可以通过许多链接完成的系统工程，如前期研究、项目启动、行业专家演示、数字文件软件开发、不同平台的构建（管理平台、使用平台等）。系统操作，项目后维护等。数字档案馆的建设可以说是一项正在进行的工程，需要大量的投资、劳动和物资支持以及各部门的充分合作。

1 大数据时代对基层数字档案管理的影响

在大数据时代，文件管理思想的改变是对基本文件管理最直接的影响。在大数据的支持下，基本文件的管理变得更加高效和准确。采用大数据分析技术可以有效解决基本文件管理中的许多问题，特别是在文件应用中，可以有效地提高查询和使用文件的效率。尤其是在大数据时代，基本文件的管理将在以下方面发生重大变化。

1）对基层档案信息收集整理的影响。文件信息的收集和归档是基本管理的基础和前提。在大数据时代，它为收集和建立基线信息资源提供了便利。非结构化和结构化的捕获和处置方法已成为收集和组织电子文件资源的主要方法。大数据存储技术在现代基本文件的基本依赖方面发挥着更明显的作用。档案资讯资源的原始储存磁碟已变更，基本档案管理更完整。对于稀疏的文件信息资源（只能是一个简单的图标或数字），也可以收集和存储这些资源，从而形成一个结构性结构。低于媒体图像或电子文档的非结构化文件信息资源也可以在大数据时代转换为文件信息资源。大数据时代，基本文件管理部门的主要职责是收集和整理各类文件信息资源，利用大数据存储和利用技术建立全面的文件资源管理部门。基本数字文件和文件管理人员需要彻底研究和掌握大数据技术，通过使用大数据技术准确提取和利用文件信息资源，及时收集、分类和使用文件信息，提高基层文件管理效率。只有通过全面收集和整理各类文件信息资源，包括电子文件信息资源，才能全面改变我们收集和整理文件信息资源的方式，只有利用大数据技术，才能对不同部门和不同类型的文件信息资源进行分类。然后指定各种数据文件和数据文件。

2）对基层档案信息服务利用的影响。任何部门、类型和级别的归档信息资源都必须反映其在为用户服务方面的价值。在大数据时代，核心档案信息资源服务必须确立大服务的概念，改变传统的被动概念和服务模式，利用现代大数据技术集成和处理核心数字档案信息资源，以最准确的速度和方式为档案用户提供服务。以充分发挥基本数字存储的价值。对于基本数字存档，存档信息资源中的数据包含大量信息，具有智能服务功能，可以浏览和分析用户行为，并确定存档信息资源和用户行为服务的所有者。因此，在大数据时代，本地数字存储服务必须深入挖掘用户信息，通过应用大数据浏览分析技术整合分散的数字存储信息，学会预测和分析复杂网络中每个独立用户的行为趋势，以便无缝连接，并实现基本档案服务的社会化和智能化。

2 数字档案室建设的策略分析

1）严格遵循相关建设标准。数字档案室建设需遵循相关的建设标准，如《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》《档案信息系统安全保护基本要求》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等。相关建设标准涉及档案硬件配备、功能需求、资源格式、经费投入、人才引进等多个方面，是数字档案室建设的有力保障，严格遵循相关标准方能确保数字档案室各项工作的成效。

2）深度挖掘档案信息资源。大数据时代，用户对档案信息的需求更加强烈，传统的到馆查阅服务模式已经难以适应用户的需求，用户更倾向于通过网络来获取信息资源以节省时间成本。但大量的数据信息使得有用资源的获取和筛选更具难度。因此转变服务理念，主动对接用户的信息需求，深度挖掘档案信息资源已经成为档案机构开展优质服务和有针对性服务的重要途径。要运用大数据技术对用户的信息行为和信息需求进行分析，同时利用大数据技术获取有价值的信息。此外，通过档案编研工作主动开发档案信息资源，丰富编研形式，积极开发包括纸质成品、视频音频、电视节目、网络展览、微电影等在内的各种编研成品。熟练掌握“两微一端”等自媒体的运行方式，充分利用新媒体开展档案资源宣传与推广工作。

3）着力培养档案专业人才。人才是数字档案室建设的重要力量，但不少档案机构面临着档案专业人才匮乏的困境。为解决这一尴尬局面，可以从两个方面着手：一方面，注重档案和信息化人才的引进，以满足数字档案室建设和运行的需求；另一方面，必须注重档案管理人员的继续教育，应结合档案工作实际需要开展信息化技能的培养，如安排专项经费为新进档案管理人员参与岗位培训和档案管理人员参与继续教育提供资金支持，鼓励档案管理人员结合单位实践开展科学研究工作，了解行业发展的研究热点和焦点，着力解决档案信息化工作中的实际问题。可以说，上述两类人才的有效组合能够为数字档案室建设提供有力的人才支撑。

4）高度重视档案信息安全。档案信息安全也是数字档案室建设工作的重要组成部分，指南中的第五部分即保障体系建设，包括安全保障体系建设和标准规范体系建设。数字档案管理的安全包括多方面，如数据安全、信息系统安全、网络平台安全，其中数据安全主要是确保数字档案信息不被非法更改，确保其可读性与可用性，系统安全和网络平台安全即保持系统软硬件的稳定性、可控性和可靠性。

档案信息安全建设可以从三个方面着力：一是建立健全信息安全保障制度，明确档案管理的保密要求和技术要求，并严格遵照执行，重视档案数字化加工过程中的安全保密工作；二是按照数字档案室建设的信息安全等级要求，配备必要的软硬件设施，采取相应的安全保障技术方法；三是制定档案信息安全管理应急预案，对可能出现的安全风险进行防范和演练，提高数字档案室的应急处置能力。此外，还可以对数字档案资源进行异地备份，以提高档案信息资源风险防范能力。

3 结语

在大数据时代的基层单位信息化建设中，数字档案管理软件平台已经成为档案管理模式的核心，替代档案管理人员发挥着重要作用，特别是在档案信息的采集、管理、利用等所有环节都是以相应软件平台为支撑的。对于那些已经开展档案电子化建设的基层单位，要为其匹配与数字档案室相适应的软件系统。基层数字档案室软件平台的构建，涉及业务功能需求、标准规范建设、软件平台设计、系统开发和测试等多个环节，是一项复杂的系统工程，很难由基层单位直接负责。因此，对于档案管理部门而言，要在数字档案室建设平台设计和研发方面进行延伸，在关键的软件硬件设施投入和相应系统维护方面，发挥引导作用。