谈国有企业中档案信息化出现的问题及对策实践探究

杨惠萍 余 阳

（1.国家电投集团江西电力有限公司新昌发电分公司，江西 南昌 330000；2.国家电投集团江西能源销售公司，江西 南昌 330000）

随着市场经济的高速发展，企业间的竞争十分激烈，国有企业为在激烈的市场竞争中占据有力地位，应当积极进行创新与发展。从国有企业角度阐述，档案管理工作十分重要。传统档案管理工作十分繁琐，档案保存难度大，无法充分发挥档案管理优势。将高速发展的信息技术与档案管理工作相结合，推动档案信息化，能够充分发挥档案管理作用，提升国有企业竞争力。国有企业在档案信息化过程中存在诸多制约性因素，只有明确问题，采取针对性措施，才能够推动国有企业档案信息化进程，实现国有企业可持续发展。

1 国有企业档案管理的意义

档案在国有企业中占据重要作用，同时在国有企业各项管理工作中也发挥了重要作用。国有企业重视档案管理工作开展，将高速发展的信息技术运用在档案管理中，推动档案信息化建设，在这一过程中，使得档案借阅逐渐由传统面对面服务转变为网络服务，这也是档案信息利用方式的重大革新。档案信息化建设，使得档案借阅方式发生较大转变，借阅者在需要档案时，只需要在网络上与档案管理员取得联系，提交借阅申请，在申请通过后便能够获得相关档案，大大节约了时间，同时办事效率也有了显著提升，在这一过程中，档案使用率也在不断提升。

2 国有企业档案管理中存在的问题

1）信息化重视不足。国有企业在档案信息化建设中，缺少投入，制约了档案信息化建设，造成这一现象的主要原因是由于企业对档案信息化缺乏重视。在部分国有企业中，仍采用传统纸质档案管理模式，还存在部分国有企业，将盈利作为重点，忽视档案信息化建设。国有企业在运营中，不明确档案管理工作对国有企业发展的促进作用，未加大档案信息化建设投入，同时也并未结合企业发展战略目标，构建完善的档案管理体系，导致档案管理工作效率低下。

2）档案管理模式落后。在国有企业中，存在档案管理模式落后问题，国有企业仍采用传统档案管理模式，导致档案运行工作效率低下。虽然国有企业认识到档案信息化建设的重要性，也在朝着这一方向发展，但发展速度较慢，为构建出完善的档案信息化工作体系。但部分国有企业中，档案信息化工作重点为数据的存储与核对，对档案信息共享不重视。国有企业缺乏档案数据开发与运用能力，未将档案信息资源与重大建设项目相融合，在引入大数据技术时，忽视挖掘档案数据资源的价值，制约档案信息化进程。最后企业在申报预算以及发展规划制定中，对历史档案数据利用不充分，档案部门未围绕信息化档案管理，建立健全档案供给模式，制度档案信息化发展。

3）档案缺乏安全性。国有企业在档案信息化建设中，需要面对互联网风险。国有企业档案管理设备较为落后，在企业内部，未形成完善的档案管理工作体系。在信息化时代下，对档案管理工作提出了较高要求，需要实现档案资源的开放与共享。但在国有企业中，内部管理机制不完善，未强化安全控制体系，导致档案管理工作缺乏安全性，不能满足信息时代档案资源安全使用需求。在国有企业档案信息化建设过程中，其应用人员缺乏安全责任意识，档案安全管理系统不完善，因而导致现有档案存在泄露风险。

3 国有企业档案信息化的优化措施

1）构建符合档案信息化要求的档案管理系统。在国有企业中，应当积极构建与企业内部系统相关的档案管理系统，这也是国有企业未来发展方向。良好的档案信息管理系统应当具备多种存储格式，同时还需要支持市面上较为常见的办公软件以及查阅软件。同时符合档案信息化要求的档案管理系统，还应当充分衔接纸质化档案管理与管理流程。国有企业各部门需要收录电子档案，保证信息化档案管理系统中，各项档案资料的安全性，推动国有企业档案信息化进程。

2）重视档案信息化人才培养。管理人员的专业素质对档案信息化产生了重要影响，国有企业在推动档案信息化时，应当明确人才的重要性，通过多种方式，加强档案信息化人才培养，提升人才素质，提高档案管理质量。首先在国有企业中，应当针对档案管理员工开展特定的技能培训工作，引导档案管理人员参与到培训中，在培训中不仅会传授档案信息化的专业知识，还会教授系统以及软件的操作方式，不断提升其综合素质与专业技能。档案管理人员不仅需要掌握理论知识，还需要具备将所学知识运用在工作中的能力，进一步提升专业操作水平，推动档案信息化进程。由于国有企业的不同，对档案管理人才的要求也存在差异性，因此在人才培养中，应当结合企业特点以及岗位需求等多种因素，推动培训工作开展。其次还需要不断提升招聘要求与门槛，重视员工综合素质以及操作技能，在人才选拔环节便保证其素质，推动国有企业档案信息化建设，实现国有企业全面发展。

3）加强档案信息化基础建设以及安全防护。在国有企业中，为推动档案信息化建设，应当重视基础建设，同时还需要做好安全防护工作。需要明确的是，不论是纸质档案还是电子档案，其存储方式具有相似性。为推动档案信息化管理，国有企业应当用配套的软件与硬件设施，实现对档案信息化的规范管理，主要包含三方面内容，分别为硬件环境、计算机网络环境以及系统软件。例如在实现双网物理隔离时，可选择具有较强扩展性的系统软件。在对档案信息进行安全防护时，可选择发展较为成熟的DB数据库。数据库是档案信息管理工作的核心内容，选择发展成熟的数据库，是保证档案信息安全的重要因素。

4）深化档案管理，实现档案管理信息化。深化档案管理，主要指的是需要深刻认识到档案管理的重要性，并加强档案管理工作，这也是档案信息化建设的重要目标。档案信息化建设，在规定的标准下，充分利用计算机网络、多媒体技术以及数据从储存开发软件，实现对档案数据库以及档案管理软件进行升级，对档案基础工作起到保障作用。其次需要加强并不断完善档案管理软件技术，实施统一规划以及管理。国有企业在档案信息化建设过程中，可结合档案管理实际工作情况与企业需求，构建完善且便捷的电子档案管理系统，实现档案管理各个环节的信息化以及自动化档案管理，将档案管理工作与企业经营活动相关联，促进国有企业可持续发展。

4 总结

档案信息化建设，是国有企业发展的必然趋势。国有企业开展档案管理工作，对实现企业发展具有重要推动作用，但由于在国有企业中，其档案管理工作还存在诸多问题，因此需要充分利用高速发展的信息技术，实现档案信息化建设。构建符合档案信息化要求的档案管理系统、重视档案信息化人才培养、加强档案信息化基础建设以及安全防护以及深化档案管理，实现档案管理信息化，提高国有企业档案利用效率，实现发展。