企业档案信息资源的整合与利用

张 静

（北京城建七建设工程有限公司，北京 100029）

信息资源的开发和利用是档案管理工作最根本的目的，是发挥档案所具有的信息价值的主要途径。当前，企业要想获得更好的发展，就一定要明确自身的发展方向和发展要求，找出存在的问题并进行改进。而这一切的实现都与档案资料的开发利用有着密切的联系。尤其是在当前技术不断发展的时代背景下，企业对于档案信息资源的发掘深度和广度较过去有大大提高，能够更好地发挥其信息价值，这就使得相关工作在企业发展中的地位进一步提高，例如各种专业化档案管理软件、大数据分析技术、网络平台的建设既增强了企业档案管理的效率，同时也大大增强了档案的利用、共享水平。

1 企业档案信息资源整合的原则

对于企业来说，档案信息资源整合是一项新兴的工作，其具体的实施步骤仍处于探索阶段，但大的原则是不变的，只有在工作中把握好大的原则和方向，才能使档案信息资源整合有条不紊地推进。系统性原则、效益性原则和安全性原则都是现阶段整合工作需把握的主要原则。

1）系统性原则。档案信息资源整合是一项系统性工程，需把握好各部分资源之间的有机联系，而不是简单地将分散的档案进行集中合并，系统性的原则是档案信息资源整合的基本原则。各单位内部不同机构以及不同单位之间的档案信息资源都是企业档案信息资源整合系统中的组成部分，它们各自独立，带有业务、产品、环境影响下的“特性”，但各单位之间在内容或服务等方面又存在相互联系，因此档案信息资源整合不仅要注重各个要素的特性和作用，还要注意它们之间的联系，坚持系统性、整体性原则，保证要素与要素之间的科学合理配置。

2）效益性原则。企业档案信息资源整合是一项庞大的工程，涉及的子公司、部门非常多，档案信息资源的体量也非常庞大，而且档案工作的主要作用是助力企业经营管理和科学决策，因此在整合的过程中要特别注意效益性原则。效益主要是指经济效益，要围绕企业生产需求，在档案信息数据整合以及纸质档案的数字化方面可采用“利用优先、由远及近、分步实施”的方法，首先满足企业管理和生产的迫切需求，同时还要体现市场回报，围绕市场利用需求整合档案资源知识产品等，最大限度地让档案信息资源整合产生价值，助推企业 发展。

3）安全性原则。档案信息资源属于不可再生资源，而且其内容涉及企业核心利益，因此在整合过程中还应特别强调安全性原则，安全性原则应贯穿于整合工作的始终。首先在数据传输方面，应做好安全防护，谨防由于电脑病毒和网络黑客对传输数据造成的攻击和盗用；其次，在数据存储阶段，应加强对电子文件的“四性检测”和存储服务器的定期检测，确保文件不被篡改并长期可用；再次，在信息共享利用阶段，要加强对利用信息的审核工作，设立相应的访问权限和身份验证程序。总之，安全性原则就是要确保档案信息数据在传输、存储和共享利用的各阶段都安全、可控。

2 企业档案信息资源整合与利用的策略

企业档案信息资源整合与利用的新要求，也对档案信息管理人员的思维观念和业务能力提出了新的挑战。必须充分认识企业档案信息资源整合与利用的必要性，下功夫用力气真抓实干，方能做好这项 工作。

1）建立健全档案信息资源整合的制度和标准。只有建立健全的档案信息资源整合的制度和标准，才能够使得企业档案信息资源的整合和利用工作规范、有效地进行。首先要找到此项工作的主体，建立监督、激励和约束机制，对参与进来的人员要有明确的分工，有一个共同的目标，大家齐心协力地工作。在开展此项工作时，档案部门本身的运行机制要做到规范、有序化，档案功能的各个环节也能够环环相扣、互相配合。

2）不断丰富和优化馆藏档案资源。在现有馆藏档案门类基础上，系统梳理文件材料的收集渠道，确保归档材料的完整、准确、系统。进一步健全馆藏档案门类，逐步建立健全重大决策、经营管理、重要设备、声像档案、宣传出版物等门类档案，确保档案信息门类齐全。根据企业业务拓展情况，不断扩大档案接收范围，加大重要档案的征集力度。为进一步优化馆藏档案资源，应成立档案鉴定委员会，定期开展馆藏档案鉴定工作，判定档案保存价值，调整档案保管期限。对于已经达到解密期限可以公开的档案信息应及时公布开放；对失去保存价值的档案进行监督销毁。做到以最少的馆藏档案容纳最多、最优的信息资源，实现馆藏档案结构最优化。

3）大力推进档案数据库建设。目前，数字化管理方式也在不断普及，涵盖了档案信息管理的领域。建立完整的数据库，需要运用到网络信息技术、多媒体技术、OA 技术等现代化手段，以加大信息收集的范围、加快加深档案信息的整合，以及对信息的甄别、加工和处理。此外，还应注重构建技术平台，开展新型的科技建设。在网络时代的大环境下，要用先进的信息技术设备作为依托，最终达到档案信息的数字化，从而为档案信息资源的整合与利用奠定坚实的基础。

4）强化档案信息资源的服务功能。档案信息资源的建设和管理，是为了满足本企业的实际需求，更好地为企业的各项经营管理决策提供数据和信息上的支持，因此档案信息资源的服务功能，对企业的整体运营与发展而言至关重要。在档案信息资源管理的制度建设上，应突出其服务功能，尽量提升档案信息调取和查阅的效率和速度，简化审核流程，保障档案信息能够及时传送到需要的部门和人员手中，充分发挥其使用价值；不断提升档案管理人员的服务意识，在日常工作岗位，不断优化档案信息资源管理水平，建立科学的档案信息服务系统，从而确保档案信息的收集、保管及使用能够充分满足企业实际工作的要求，做好科学编目、方便检索；提高档案信息管理人员的职业素养，加强对档案信息资源管理工作重要性的认识，不断提升岗位责任感，更好地为本企业各部门提供服务。

3 结束语

加强企业档案信息资源的整合与利用，进一步强化档案信息资源的延续性管理，这是我国档案事业进步与发展的必经之路，我们应该积极采取有效措施，加快这一管理方式的形成，这样才能适应档案管理科学化、有序化。在信息化建设不断推进的今天，对于信息的获取和利用也越来越受到社会的广泛关注。通过对企业档案信息资源的整合与利用，完全可以预见不仅会加快企业的发展，还会有效地提升企业档案服务民众、服务民生、服务于经济社会的整体功能。