浅谈纸质档案和电子档案的差别

侯 悦

（山西辛安泉供水工程有限公司，山西 太原 030002）

随着科学技术的进步，信息技术慢慢趋向网络化、智能化，办公系统也逐步向着自动化发展，计算机在档案工作中的应用范围也越来越广。电子文件应运而生。如今，档案的归档，除了纸质文件的收集、整理、归档工作外，还增加了电子文件的归档工作。

但是，电子文件的产生、形成、归档、保存的管理方法都与纸质文件有所不同。所以在工作中，为了确保档案收集工作的齐全、完整，我们就必须实行电子档案和纸质档案相结合的管理办法，我们就必须跟上时代的步伐，熟练掌握电子文件的档案管理办法。

本文将简述电子档案和纸质档案的不同之处，以及电子档案和纸质档案各自的优势。

1 电子档案和纸质档案的定义

电子档案和纸质档案都是在社会活动中，直接形成的用来记录档案真实活动的具有参考、利用、保存价值的原始记录，并作为存档备查的历史凭证。

不同之处在于：纸质档案是以纸张作为载体的一种档案。比如：公文、图纸、会议记录、书稿等。电子档案是由电子文件转换而来的。是指通过计算机、磁盘、磁带或者光盘、硬盘等设备进行存储的，具有保存价值的已归档的电子文件。

2 电子档案和纸质档案的特点

1）电子档案具有系统依赖性，电子档案依赖于计算机软件、硬件、数据库和网络系统而存在。而纸质档案则是以纸张为记录载体。

2）电子档案具有信息的非人工识读性，电子档案多存储于磁带、光盘、硬盘等磁介质载体中，是以数字代码方式加以存储的，并通过计算机及相应的软件或者网络，使这些数字代码加以转换，变成可被人理解、识别的文字、数字、图像、图表、符号等的真实信息记录。而纸质档案是记录于纸张之上，采用人工可识读的记录符号，不需要通过任何介质，人是可以一目了然，识别读出的。

3）电子档案具有信息存储的高密度性，这些磁介质载体档案，如：磁带、磁盘、光盘等，其存储空间远远大于传统的纸质载体档案，这些信息存储的高密度性的电子档案比起纸质档案更便于存放，更节省档案的存储空间。

4）电子档案具有信息和载体的可分离性，也就是说电子档案易于更改，易于复制，便于传输，便于异地调阅，电子档案没有固定物理位置的局限。而纸质档案有使用地域局限性。但是，电子档案相比纸质档案虽然利用变得方便快捷了许多，实现了异地远程查阅，提高了利用效率。但是它也存在一些新的问题亟待解决：比如：数据的易消失性；信息易于改动的不安全性等，都还需要我们档案管理的进一步优化。

5）电子档案具有载体的多样性，比如光盘、磁盘、磁带、硬盘等。而传统的纸质档案，记录信息的载体只局限于纸张，并有固定的纸张规格大小。

6）电子档案具有信息的共享性，在同一时间可以多人不受空间限制同时共享同一信息。

而纸质档案由于只有一份原件，在同一时间只能供一人使用，还要到档案室通过借阅手续借阅，而且一人借走只能等其还回来，才能借给另一个人使用，使其利用效率大打折扣。

2 电子档案与纸质档案管理方法不同

纸质档案的收集是文书处理部门分拣已经处理完毕的文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门归档。

电子档案虽然不受来源、内容、时间、形式等方面的限制，但是接收方式比纸质档案更为复杂，接收方式上采用向档案部门移交磁盘、光盘、磁带等，在接收的过程中，需要配备必要的设备设施，技术条件。档案部门需要配备专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。

纸质档案的整理是对已经立卷归档的案卷进行分类、排列、编号等系统地整理，并将其结果用编制案卷目录的方式排序固定。纸质档案整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供便利。

电子档案的整理，在归档前就将杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件形成有序的状态，再对电子文件进行分类和编号，组织建立数据库。对于脱机保存的电子文件，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘，光盘或硬盘等载体上。

由于电子文件档案可以利用自动化系统对电子文件进行自由组合、分类，并根据不同用户的需要，通过计算机系统进行快速查阅。

3 电子档案和纸质档案的鉴定方法不同

电子档案需要对电子文件进行必要的价值鉴定，对于电子档案来说，文件的真实性、完整性和可读性对保存价值有直接的影响。电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定。电子档案内容的鉴定和纸质档案基本相同，都是看是否有参考价值和保存价值。而技术鉴定包括存储于何种介质、有没有可读性、有没有病毒侵袭等。

纸质档案的价值鉴定要通过逐件逐页地审查，来确定文件是否有保存价值。

4 纸质档案和电子档案的库房管理方法不同

一般来说，档案的保管是对整理好的档案有序地排列在档案架上，并进行日常的维护管理，使档案在存放使用中少受人为因素的影响，尽量延长档案的使用寿命。

传统档案的载体是纸张，纸质档案信息量少、占用空间大，对于纸质档案的保管，对库房温湿度（温度14-24度，相对湿度45%-60%）有严格的要求。并且要实施有效的防护措施，如防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防措施。

而电子档案多为磁性材料，其防护设备、存放环境和纸质档案相比，有明显的差别，电子档案存储载体信息容量大，占用空间小，便于档案库房的管理。但需对库房温湿度进行严格的控制，对防磁性的要求高，需要配备除尘、防紫外线、防高磁场的设施设备，还要严防计算机病毒的侵袭，因而保管条件更复杂，保管难度较大。

5 纸质档案和电子档案的编目与检索方法不同

传统档案的编目是对案卷按类别逐卷进行卷内文件目录地编写，再编写案卷目录，形成检索目录。

电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都按库房中的排序编号，并编写说明，标注时间、地点、人物、事件、背景五要素。

6 电子档案和纸质档案的利用方法不同

纸质档案是对档案文本的利用，具有相对稳定性，纸质档案必须手写签字，不易造假，并只能通过提供档案原件或档案复制件进行登记借阅。

而电子档案的运用不受时间、空间的限制，可以通过网络进行查询利用，电子档案的全文数字化可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者的各种需要。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案专题汇编。

我们必须充分意识到档案的重要性，充分认识到电子档案和纸质档案的区别，更好地做好电子档案的管理利用工作，维护好电子档案的安全，充分发挥电子档案的利用价值。