图书资料档案信息化管理优势与策略

俞 洋

（江苏省新沂市市政府办公室，江苏 新沂 221400）

在大数据时代下，传统档案管理模式比较落后，技术手段也不先进，很难达到图书资料档案管理与利用要求。通过图书资料档案信息化建设，能够发挥计算机技术和数据库技术的作用，打造网络化、数字化档案管理体系，确保图书资料档案的价值真正得到体现。因此在办公室图书档案管理过程中，我们要建立信息化管理制度，保证图书资料档案管理规范、有序开展，将信息技术的优势真正体现出来。

1 图书资料档案信息化管理的优势

第一，实行信息化管理模式，有利于保护好图书资料档案原件，借助互联网平台可以快速获取所需图书资料档案，不仅能够随时随地满足查阅要求，也避免图书资料档案原件出现破损与丢失的问题。在互联网中查阅办公室图书资料档案，不用直接将档案原件借阅出去，也防止出现人为胡乱涂鸦等现象，让办公室图书资料档案原件更加安全。同时图书资料档案的查阅过程也更加高效与便捷。第二，在传统图书资料档案管理模式下，由于涉及事项较多，档案数量庞大，投入的人力与物力也非常大，且大量的图书档案会占据较大空间，办公室人员必须花费大量时间对图书资料档案分类。由于人为上的疏忽，在图书资料档案管理中容易出现错误操作，从而严重影响了档案管理工作质量。现在引入信息化技术后，提升了图书资料档案管理工作水平，在计算机上能够完成图书资料档案的登记与查询工作，减轻了工作负担，工作效率也显著提升。第三，以前图书资料档案主要在办公室专门的地方存储，每次借阅都需要花费一定时间进行翻找，显得非常麻烦，导致图书档案利用率不高。实行信息化管理方式，可以利用互联网查询图书资料档案，借助电子产品能够随时随地查阅所需档案，突破了时间与空间上的限制，让图书资料档案的利用更加便捷。

2 图书资料档案信息化管理的策略

2.1 增强图书档案信息化管理意识

在很多单位与部门中，对一些领导与图书资料档案管理工作人员来说，经常出现忽视图书档案信息化管理工作的情况[1]。因此任何一个单位或部门要想发挥图书资料档案的价值，需要领导和档案管理人员都转变思想认识，提高对图书档案管理工作的重视程度，不断改进图书档案管理工作方式，提升管理能力，才能推动图书资料档案信息化建设的顺利进行。在办公室图书档案信息化建设中，需要通过先进的管理理念与具体管理工作相结合，在图书档案信息化管理制度上给予保障，确保档案管理效率与质量实现大幅度提升。以办公室图书资料档案日常管理工为例，档案管理工作人员需要了解具体的档案管理工作流程，让图书档案管理工作各操作程序更加规范。尤其是要发挥现代化信息技术的作用，让所要管理的档案能够分门别类，贴上标签，在信息技术支持下推动图书资料档案管理高效进行。部分图书资料档案的级别较高，还必须关注加密工作，在计算机系统中将图书档案管理与使用权限确定下来。

2.2 优化信息化档案管理基础

以前办公室图书资料档案选用纸质载体，长期储存中容易引起纸张受潮、虫蛀等现象，尤其是文字被光照氧化后，会让字迹变得非常模糊。这要求办公室人员主动优化图书资料档案管理模式，发挥出信息化技术的作用，增加资金投入，建立集信息输入、存储、分析、编辑和输出等为一体的系统。通过制定完善的信息化管理制度，确保各种电子存储介质在适当位置进行存放，如计算机硬盘、磁盘和光盘等。要从时间、种类、机密程度等出发，做到分类存放，储存室温度维持在17℃～20℃之间，湿度也处于35%～45%的范围内。同时还要落实防火防水措施，让图书资料档案完整性得到保护。应用数字处理技术，让图书资料档案转变为电子资源后储存，打造完善的数据库，为档案信息异地储存创造条件，保证图书资料档案得到充分利用。

2.3 配置信息化档案管理设备

通过办公室图书资料档案信息化建设，是提高档案管理质量的有效手段。办公室工作人员要结合日常业务需求，转变传统图书资料档案管理模式，优化档案信息采集、存储、调阅以及输出方式[2]。要将办公室图书资料管理工作流程进行规范，将信息技术的作用体现出来，尤其是要配置先进的软硬件设备，为信息化建设的顺利推进打牢基础，这样才能保证图书资料档案管理更加高效，满足安全性与科学性要求。因此我们要提高对办公室图书资料档案信息化建设的重视程度，尽快购置计算机、扫描仪、除湿柜、打印机等先进设备，夯实硬件基础。同时还要采用先进的档案管理软件，保证图书资料档案信息储存更加安全，能够为今后档案充分利用创造条件。

2.4 加强图书资料档案安全管理

图书资料档案管理应该体现安全性，这是因为信息化优势较多，然而处在网络环境下，容易引起重要信息泄露的风险，需要采取有效措施保证图书资料档案的完整性与可靠性。第一，应该结合办公室图书资料档案利用需求，及时确定开放利用程序，实行差异化等级权限制度，并将责任追究制度履行到位[3]。尤其是对于个人隐私与组织机密的内容，只能向需知情的合法利用者提供。第二，要发挥科技手段与技术设备的作用，为图书资料档案安全提供可靠保障，这样能够让原始档案唯一性得到维护。对当事人亲笔手稿、签名以及公章来说，需要发挥出法律效用凭证的作用。第三，针对重要的图书资料档案，还应该及时进行电子档案备份，设置计算机防火墙，防止计算机发生故障。这样在遇到电脑黑客、病毒入侵等现象后，电子档案也不会发生泄密与丢失问题。

2.5 培养档案人员信息化技术水平

为提高办公室图书资料档案管理信息化建设效果，需要培养足够的专业人才，对此要积极引进专业人才，并对在岗管理人员提供更多培训的机会。要采取引导自学、现场指导和专业培训等模式，促使档案管理人员能力、素养等都实现提升。对培训内容来说，也要尽量做到有针对性，与图书资料档案信息化管理工作要求相符，保证实现全面覆盖的目标[4]。既要包括办公室档案管理信息化知识，也涉及计算机网络知识、互联网技术等，让档案管理员在培训中转变思想理念，充分认识到图书资料管理的重要性，也能认真学习新知识和新技能，不断提高自身管理水平，为图书资料档案信息化管理打牢人才基础。

3 结语

总之，进入信息化时代后，在办公室图书资料管理中也开始应用计算机技术、网络技术和数据库技术。对此档案管理人员也要跟上时代发展脚步，积极应用先进的信息技术，能够熟练操作各种技术设施。同时还要构建办公室图书资料信息化管理平台，逐步增加资金投入发挥信息技术的作用，优化软硬件设施，并培养更多懂信息技术的档案管理人才，确保图书资料档案信息化管理水平实现提升。