浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用

林 玲

（中国电子科技集团公司第十研究所，四川 成都 610036）

档案，作为人类历史记录的其中一个载体，对后人研读历史，思考未来发展方向有着重要的意义。随着经济的快速发展，5G时代的全面来临，如何在数字化时代下充分做好档案信息资源的开发与利用，也就成为学者们经常讨论的话题。

1 数字化时代下档案信息资源的重要意义

现阶段，虽然学术界对于档案仍未有一个统一的定义，但是，档案记录的是人们在社会活动中形成的具有保存和研究价值的各种文献。古语亦有云：“以史为鉴，可以知兴替。”由此可见，档案的本质属性是具有一定的历史再现性的。

国家也先后出台了一系列的标准文件，比如，《电子文件归档与管理规范》等，更是从宏观层面，给档案信息资源的开发与利用指明了行动方向。

在日新月异的新时代，人们的工作生活也已基本实现了数字化。在坚持“互联网+档案”的理念下，对档案进行深度的开发和利用，并将其视为一种资源加以管理、运用和调控，才能全面体现档案的信息价值。通过平台的搭建，资源的整合，最终实现信息的互联互 通[1]，有效提升了工作与服务的效率。

2 数字化时代档案信息资源的开发与利用过程中存在的问题

2.1 档案信息资源管理人员服务意识不足，综合能力有待提高

传统的档案管理采用的是纸质版的文献记录，在整理和保管等工作上都需要花费很大的时间与精力。而在利用数字化进行档案信息资源的整理过程中，部分人员服务意识不足，认为这只是单纯地把档案信息从纸质版的资料转化成为电子版的资料，面对着繁多的纸质档案，存在着畏难的情绪。

档案管理有着强大的功能，将纸质版档案扫描成电子版档案，也仅仅只是其中一种表现形式。从检索方式的改进，数据整理的分析，形成庞大的数据库，再到部门立卷跟踪，用户权限分配与设定等 等[2]，这些都要求管理人员具备一定的综合能力。而在实际工作中，部分档案管理人员从事档案管理工作年限较长，已经习惯了纸质版的档案管理模式，对新时代数字化工作方式仍未适应。此外，在档案信息资源管理人员培养方面，还存在比如专业技能培训较为缺乏，专项人才队伍建设工作较为薄弱等一系列问题。

2.2 档案信息资源的开发与利用所需的硬件和软件较为缺乏

由于档案藏量大，数据处理复杂，安全性能要求高等特点，对档案信息资源开发与利用所需要的基础投入也有着非常高的要求。从大型网络服务器、计算机，到扫描机、复印机传真机，再到云计算、提供大数据支持的软件、防火墙等。尽管我国档案信息资源现代化建设已经取得了一定的成绩，但是，在硬件和软件等设施建设方面还存在一定的滞后性，这就导致了档案录入和管理的数字化、集成化、网络化还无法完全实现[3]。

此外，在档案信息资源的开发与利用的过程中，还需要注意的有：实行技术外包服务的相关监督工作亟需到位，数据加密工作和信息安全工作亟需重视，部门与部门之间的信息交流亟需加强，信息网络共享平台亟需搭建和完善……

3 数字化时代档案信息资源的开发与利用的对策

3.1 深化档案数字化标准工作，强规范，强监管

在严格遵守国家层面的相关文件工作上，继续深化做好档案数字化标准工作。构建适合本单位日常工作的行为准则，对档案的借调、使用、回库，对档案的命名、编撰、检索，对档案的开发、整理、维护等，形成一套可执行的方法记录，并严格遵守。成立专项领导小组，加强对技术外包服务的监督管理工作，以及日常的信息化安全管理工作。同时，将档案信息安全管理工作纳入绩效考核，把数据外泄等风险系数降至最低程度，解决数字化档案信息资源开发与利用相关工作的后顾之忧。最后，定期回顾相关行为准则和日常管理工作，通过月度会议、工作汇报、情景模拟、专项讨论等形式，总结经验教训，把档案数字化标准工作落到实处。

3.2 成立档案数字化专项基金，建基础，促开发。

成立与数字化时代档案信息资源的开发与利用相关的专项基金，用于与相配套的硬件和软件投入、管理、维护等工作，提供资金保障，并做好日常收支登记管理工作。有条件的单位可以形成专项的预算，每年进行回顾总结，形成资金预算决算相关报表。通过专项基金的投入扶持，为数字化管理建设保驾护航。

3.3 加强档案数字化人才建设，搭队伍，重能力。

面对档案管理工作强度大，人才少的困境，要加强档案数字化人才的建设工作，改革并完善人才引入机制，组建一支能吃苦耐劳的队伍。同时，培养档案信息化管理人员的服务意识，克服畏难情绪，引导其在日常工作中，学会主动服务，热情服务，用心服务，广泛收集社会大众关心的档案信息，并登记成册，及时更新转换到数字化档案平台。此外，加强专业技能培训工作，并有相关配套的考核机制，来提升档案信息管理人员的综合素质能力。

3.4 开展部门区域合作联动机制，多走动，勤交流。

数字化时代下的档案信息资源开发与利用工作，可以积极联系同地区的其他兄弟单位，也可以通过联系上级集团，对在档案信息资源相关工作取得较好成绩的优秀集体，实地到访进行考察学习。通过开展部门区域合作联动机制，并在考察结束之后，及时将交流学习得到的相关经验，结合自身的实际情况进行取长补短，更好地融入到本单位的档案管理工作中。

3.5 创新档案数字化管理机制，搭平台，惠民生

在有效落实数字化档案信息资源开发与利用的基础工作之上，通过各种创新的手段，搭建一个面向全社会的档案网络信息共享平台。充分利用互联网下的各种信息表现形式，比如微博、公众号、小程序、APP等信息工具，将档案信息服务内容呈现给民众。同时，积极响应民众的留言评论，拉进与公众之间的距离，增加民众的信任感。充分利用自身馆藏资源价值的前提下，构建一个有自我特色的数据库资源平台，比如当地特色旅游资源共享、当地人文历史发展历程、当地民俗风情简介、当地支柱产业描述等等。这样可以让民众在浏览档案信息的同时也可以拓宽自身的视野，更好地服务于民[4]。

由此可见，数字化时代下的档案信息资源的开发与利用，这项工作是任重而道远的。需要的是管理层的重视，档案管理工作者自身的努力，更离不开人民群众的建言献策。多管齐下才能见真章，也唯有通过多方的共同努力，档案信息资源的开发与利用工作，才会越来越好。