关于文书档案管理信息化建设策略

2021-04-14李婷婷

卷宗 2021年9期

关键词：文书文档档案管理

李婷婷

（新疆塔里木河流域干流管理局，新疆库尔勒 841000）

信息技术在社会各个行业的多个领域被广泛应用，取得良好的应用效果。单位文书档案管理过程中，管理人员要积极转变自身的工作理念，创新管理模式，全面发挥信息技术的重要优势和作用，深化文书档案管理，促进单位健康的持续发展。

1 文书档案信息化管理阐述

1）概念。档案信息化建设主要是相关管理人员加强档案资源的管理力度，采用大数据、云共享等先进信息技术，在文书档案管理的各个工作环节进行有效融入，创新和改革档案管理工作模式，提升档案资源的应用价值，取得良好的工作效果。

2）特征。档案管理信息化建设具有数字性，主要管理数字档案，通过档案信息系统进行决定，管理人员不仅需要对纸质档案进行管理，将纸质档案有效的转换成其他格式，能够被档案信息系统进行有效识别[1]。另外，管理人员需要处理电子档案，保证电子文件档案能够被档案管理信息系统所识别；具有技术性，档案信息化建设需要计算机、互联网等多种硬件和软件设备、应用技术的支持和保障，为管理人员提供重要的管理工具。

3）重要性。文书档案信息化管理能够有效提升工作质量和效率。档案管理人员采用计算机，有效代替人工操作，不断简化档案管理工作流程，降低工作人员的工作量和压力，提升了文书档案的时效性，有效解决传统人工操作管理模式存在的局限性。另外，电子文档便于管理人员进行长时间的保存，降低文档受到损坏的概率。同时，人们能够利用移动u盘等相关电子设备对电子文档进行保存和获取，不容易受到外界相关因素的影响，提升文书资源的利用效率。

档案管理信息化能够有效实现信息资源共享，提升其应用价值。管理人员可以对档案的特征进行全面分析和总结，实行综合性管理，和其他相关信息平台进行连接，不会受到时间和空间的限制，便于使用者对信息资源进行全面详细的了解，实现文档资源的共享[2]。传统档案管理中大多都是纸质文件，在传递过程中经常出现文件丢失、损坏等现象，受到多种因素的影响，造成文件传递存在安全隐患。因此，文档管理信息化建设能够采用先进信息技术进行有效控制，采用互联网进行文件的传输，提升文件传输的安全性和高效性。

2 传统文书档案管理存在的问题

第一，传统文书档案管理流程复杂，主要是管理人员对于文档资源进行全面归类和整理，对文档进行分类编写目录。但是，单位在建设发展过程中包含大量单位内部的文书档案文件以及外单位的各种来往档案文件，同时各种文件具有较大的差异性，在很大程度上增加了档案管理人员的工作量和压力，存在补缴繁杂的管理流程。另外，文档资料的借阅需要管理人员手工操作进行登记，同样登记工作比较繁杂，容易出现一定的工作失误，影响文档资源管理的实际效果。

第二，传统文档管理降低了文件资源的实际应用效率，不能实现文件信息共享。使用者需要按照传统文档管理制度，在档案室查找有用文件，同时在查找过程中需要严格按照相关流程，消耗的大量的时间和精力，受到时间和空间的限制，不能充分发挥文档信息资源的最大应用价值，影响档案的时效性。

第三，传统文书档案都是纸质版的文件，在管理过程中受到多种因素的影响，容易造成纸质文件出现破损、丢失等现象。另外，单位经过长时间的发展，在文书档案中存在年代久远的文件，同时这些文件承载重要价值，对其进行保存存在一定的难度。使用者对文档资源进行借阅翻看的过程中对纸质文档存在一定的磨损，逐渐破坏文档的完整性。

3 文书档案管理信息化建设策略

1）开发文书档案管理信息化系统。单位要加强对文书档案管理信息化系统的开发和利用，对档案模块的管理进行高度重视，结合不同文档资料的类型将其分成不同的板块，提升文档资料的完整性，提升其智能科学的管理效率。另外，单位要对文书档案管理的安全可靠性进行更多的关注，避免造成文档资料的丢失和破坏，提升文书档案管理的真实完整性，发挥档案信息的最大价值。单位在文档管理信息化系统开发过程中，可以采用数字水印和加密技术、区块链等相关技术，提升先进信息技术对档案管理信息的安全管理质量和效率。

单位对文档管理信息化系统进行开发过程中，结合保密工作，要实现信息化系统内外网的隔离。系统内部的网络为单位内部工作人员提供信息资源，加强对外部网络的安全管理。管理信息系统内外网隔离过程中，开发人员可以采用路由器实现隔离防护，有效过滤IP地址，对内部网络访问的地址进行有选择的通过，对过滤掉的地址请求进行智能化忽视[3]。同时，开发人员可以采用防火墙建设第二道隔离防护，充分发挥其认证体系，保证系统的访问安全。

2）增强基础性工作管理力度。文书档案管理人员要不断提升自身的管理能力水平，对文书档案管理的相关专业理论知识进行不断学习和完善，掌握先进的管理技术，更加符合现代化单位文书档案管理的实际要求。另外，单位要加强对档案基层工作人员的培训力度，制定科学合理的培训方案，结合实际工作需求和工作人员的实际情况，不断完善教育培训内容，创新多种培训形式，调动工作人员参加培训的积极性，更新他们专业理论知识，提升对信息技术的实践操作能力，同时进行一定的职业道德素养的培训，增强工作人员的责任感，明确自身的工作职责，充分发挥岗位职责，提升文书档案信息化管理的整体水平，打造高素养、高技术的档案工作队伍，为单位的发展奉献自己的力量。

3）制定文书档案共享机制。单位在发展中存在不同来源和方向的文书档案，增加了工作人员的工作难度。因此，单位需要采用先进的科学技术，实现文书档案的共享服务，充分发挥文书档案信息资源的最大应用价值，保证文书档案管理工作顺利有效的开展。单位可以有效融合云储存技术和档案管理工作，在云储存终端上传共享的信息资源，便于单位之间对信息资源的查询和借阅。但是，单位实现文档共享机制，需要主要是将没有保密性和要求的文书档案进行信息资源共享，提升单位业务的协作性。另外，单位实现文书档案管理信息化建设的过程中，可以采用办公自动化，充分发挥打印机和复印机的重要优势，不断优化加工文书档案，同时凭借现代化网络技术创建科学完善的信息管理系统，提升管理的实际成效。