新时期事业单位文书档案的规范化管理研究

白 洁

（阿勒泰市档案馆，新疆 阿勒泰 836300）

在社会的不断发展下，事业单位为社会建设和经济发展做出了重要贡献。当事业单位执行内部管理时，文档文件管理主要是记录机构重要信息的基本任务，还可以为各种行政和业务决策提供该信息。文件和档案属于企业无形资产，单位要注意对这些无形资产的管理，以更好地促进事业单位的发展和支持国家的建设。因此，迫切需要提高事业单位对文档文件管理的标准化。

1 事业单位文书档案概述

事业单位包含着复杂的工作内容，常见的是教育、文化、科技等，被视为重要的社会服务组织。一般来说，事业单位往往存在着一定的公益性质，公务人员间的工作内容存在着明显的不同。近年来，国家提出了分类改革理念，随后将事业单位分为两大类，即公益一类事业单位和公益二类事业单位。

文档文件包含许多类别，例如说明、决定、公告、报告、批准、通知、信件、简报、会议记录、工作计划和工作摘要。在事业单位的文件和档案管理中，内容复杂，因此，在事业单位进行文件和档案管理时，必须达到标准化的标准，以确保文件和档案管理的效率。

2 新时期事业单位文书档案规范化管理的必要性

2.1 提高行政工作效率需要

当前，在事业单位中执行内部管理任务是一项基本任务，管理任务相对简单，但是其重要性仍然不可以忽略。需要对事业单位使用的各种任务和材料进行详细记录，这是事业单位获取行政管理工作信息的重要渠道，对于提高行政工作效率具有重要意义。特别是在新时代，事业单位具有许多工作内容，并且大多数管理任务都需要一些文档和文件作为标准。仅当这些文档和档案的管理已达到标准化状态时，才可以在相对较短的时间内检索到相应的信息，并且在相对较短的时间内为行政工作提供必要的信息是很方便的。因此，在实践中，企事业单位文件档案管理的规范化需要提高行政工作的效率。

2.2 提升行政工作质量需要

事业单位中文档文件的管理属于文件管理的基本任务，可以真正记录整个组织所需的某些信息，并且通常可以记录一些对单位运营有用的信息。包含员工的个人信息，而与工作和单位任务有关的信息是事业单位的重要信息资源，并且直接影响管理层针对各种任务的决策。在实际工作开发中，管理人员可以根据文件中的记录科学合理地制定工作计划，并在文件的帮助下，可以提高工作效率，也可以保证工作开发的质量。然后，促进了事业单位的工作发展。此外，事业单位的文件档案可以全面记录事业单位信息的各个方面。

3 事业单位文书档案管理规范化影响因素

3.1 管理人员意识薄弱，人员管理不够合理

中国目前的事业单位在执行文件和文件管理时，大多数必须指定合适的人员，而事业单位是否规范文件和文件管理与管理员的看法密切相关。管理员是文件管理的最主要操作者，因此，是否可以采用有效的文件管理方法，使总体管理具有规范的特征，取决于管理员的感知。关于文件和档案管理人员的部署以及激励机制的形成，存在着不合理的情况。例如，在人员配备方面，人员配备过于广泛，因为一些事业单位并未认真对待文件和备案。例如，一些经验不足或即将退休的人被分配执行文件读取管理，这在一定程度上限制了文档和文件管理的改进。

3.2 信息化文书档案管理形式滞后

在一些事业单位中，由于缺乏技术档案管理员的标准化管理意识以及缺乏相应的辅助系统，许多事业单位的信息化水平相对较低，因此采用了文件和文件格式。文档档案库中的内容和其他信息较为复杂，但本质上也有所不同。例如，如果信息技术没有在实际工作中得到充分应用，则很难依靠现有系统来改善文件管理的标准化以及提高文件管理的质量和效率。在一些地方事业单位中，信息系统的大多数应用还处于起步阶段，而仅仅是普通办公软件的应用。由于尚未引入某些系统技术，因此很难在短时间内实现标准化的文件管理。

4 新时期事业单位文书档案管理规范化开展途径

4.1 管理人员提高重视程度，做好人员综合管理工作

事业单位的工作对促进社会发展具有重要意义，各种任务的决策，组织和执行与文件和档案内容的完整性密切相关。因此，必须规范文件和档案的管理。为了实现此目标，首要任务是提高管理员对文件管理标准化的正确理解。

此外，需要提高文件和文件管理人员的整体素质，并改善管理工作的激励机制。该机构可以完善激励机制，激发办公档案管理员的工作积极性，从而可以提高整体工作质量和管理人员的专业素质。同时，在完善管理激励机制的同时，机构目前正在根据文件管理专项工作的状态，根据工作的内容和职责，制定激励机制。在完成激励机制的制定之后，其实是需要奖励和惩罚制度的支持。在激励员工工作时，必须根据系统获得公平的奖励或惩罚。同时，有必要充分考虑档案管理人员的品格和价值追求，并让一些胜任的人员承担档案管理的综合管理责任，以增强责任感。方便从业人员管理和档案管理。

4.2 建立规范性管理

一方面，有必要丰富文档文件管理的内容，细化各种管理任务，建立管理规则。应根据业务部门的特征制定差异化的管理内容。例如，就红十字会而言，红十字会不仅为突发灾难和紧急情况提供支持，而且还开展有益于人民身心健康的公益活动。在实际的工作开发中，所需的材料和准备工作量相对较大，因此在管理这些文件和档案时，有必要改进各种活动的内容和原则，并在执行活动后记录效果。为了促进后续的重新设计，请在公益活动期间提供该信息。

同时，在建立文件档案管理系统中需要一定的指导作用，必须完善和加强原有的管理制度，以便在事业单位文件档案管理中取得更好的效果。适当的管理人员对文件和档案的标准化重要性的认识。在事业单位中，文件档案管理人员必须明确其职责，而这些雇员必须提供适当的激励和鼓励，以改善文件和档案管理。例如，如果正式确定了相应的职位奖金，则在实际工作管理中的一些员工将在文件和文件丢失或不完整时面临相应的罚款。这样，文档文件管理系统可以更好地促进机构实现文档文件管理的标准化目标。

5 结论

通过讨论，可以了解到，事业单位中文件和档案的管理可以有效地保护实际工作，并且是某些程序的建立和实施的重要信息基础。在许多事业单位中，文档和档案管理仍然没有表现出标准化的特征。针对这种情况，提出以下三种优化策略：首先，有必要提高文档文件管理负责人对标准化管理的认识，其次，有必要建立一个可以促进文档标准化管理的系统。最后，需要充分利用信息技术来为业务构建高效便捷的管理系统。希望有关该主题的研究内容能引起更多事业单位的关注，以便尽快促进文件和档案的标准化管理。