当前基层事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

王 强

（德阳市罗江区人力资源和社会保障局，四川 德阳 618500）

1 前言

目前，我国大多数机构正在进行各种改革，对原有的人事管理模式形成了巨大的挑战。我国人事制度改革力度持续加大，对基层事业单位人事档案管理工作提出了一系列新要求，同时也使其存在的问题益发凸显出来。加强人事档案管理，不仅能够裨益单位的人才规划决策，还可以完善单位自身的人才信息库建设，有基于此，需要对当前基层事业单位人事档案管理存在的主要问题予以透彻分析，通过针对性的策略加以解决，从而促使新时期的人事档案管理工作迈向全新的发展阶段。

2 当前基层事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1）尚未科学认知人事档案管理的重要性。部分基层事业单位将人事档案管理视作一般的事务性工作，并未引起足够的重视，认为只要能够保证人事档案不丢失、满足外调查档等要求即可。实际的单位议事日程之中，更是鲜见人事档案管理工作的身影，在主流工作忙碌时往往对其予以忽视，只有在实际需求产生时才进行象征性地管理。由于始终处在被忽视的状态下，人事档案管理工作的开展一直以来均较为被动，相关工作人员的积极性较低，管理水平亦较差，人事档案管理本应起到的服务基层事业单位人才开发、建设、服务的作用受到较大程度的抑制。

2）人事档案管理工作机制不够健全。人事档案管理工作机制不健全的问题具体表现在以下几个方面：第一，人事档案转递交接环节存在着时效性、完备性、协调性、程序性不足的问题，极易引起人档分离、个人信息泄露、移交材料不齐全以及责任不明晰等问题；第二，及时将人事档案相关材料进行收集归档的工作落实不到位，造成档案材料内容完整性的欠缺，档案管理人员在进行材料收集工作时较为被动，时常出现材料不齐全的情况，且并未进行及时处理，增加了日后材料档案对应工作的难度；第三，针对人事档案管理的资源投入不足，配套的基础设施建设不够完善，档案保管环境不佳。

3）人事档案管理人员专业素养亟待提升。现阶段，基层事业单位在人事档案管理人员的配备方面存在着明显的不足之处，或是让其他岗位的员工兼管人事档案，或是以极少的专职管理人员应付大量的人事档案。这造成了两个方面的问题：首先，人事档案管理效率低下，兼管人事档案的员工会将大部分的时间花在自身工作上，对人事档案管理简单应付了事，专职人事档案管理人员过少，则人均管理档案数量过大，工作效率化开展受到很大影响；其次，人事档案管理质量不高，档案管理通常需要具备一定专业知识与基本技能，当前很多的管理人员无法满足这一要求，致使实际开展人事档案管理工作的质量欠佳。

4）人事档案管理的信息化建设滞后。以计算机为代表的信息技术深刻地变革了社会当中的各行各业，极大地增强了人们工作生活的便利性与效率性，这对于档案管理工作亦然，部分行业率先将信息技术引入到自身档案管理之中，取得了显著的成效。然而，审视基层事业单位人事档案管理信息化建设现状可以看到，一方面，信息化人事档案管理所需要的相关基础设施建设不到位，部分单位的计算机等硬件设施老旧，引入先进管理系统的尝试亦较为少见；另一方面，人事档案电子化的推进力度明显不足，无法使得档案的调取查阅更为便捷化，且阻碍了使用互联网进行共享的发展。

3 优化当前基层事业单位人事档案管理的对策探析

1）转变思想观念，树立科学的人事档案管理意识。欲优化基层事业单位人事档案管理工作，首要的一点在于解决好相关领导的思想观念问题，提升其对人事档案管理重要性的认知，以领导的支持促进相关工作的高效开展。具体而言，单位日常议事的内容中应囊括人事档案管理工作，对其发展予以科学规划，领导则应做到定期监督、检查、指导；此外，加强对人事档案管理人员工作意识的教育与培养，提振其人事档案管理的积极性，强化其岗位责任意识，使其明晰自身所从事的工作对于单位人才建设、开发、流动服务等方面的重要作用，自觉投身于其中，从而实现人事档案管理水平的提升。

2）建立健全人事档案管理制度，提升管理水平。人事档案管理工作的高效开展，离不开健全的工作制度加以支撑，为此，需要加强制度化建设，其中，最重要的是明确人事档案管理工作的各项规章，让实际工作皆有规可循，从而使得工作更加规范化，杜绝了管理工作中的任意性。再者，需要建立起人事档案管理工作责任落实制度，将工作责任明确到个人，实行责任追究，切实保障人事档案管理质量，约束管理人员的行为。最后，需要建立起高效率的人事档案收集归档工作机制，人事档案务求齐全、准确、安全，人事档案管理工作就应侧重档案材料的收集归档工作，避免遗留问题的出现。

3）建立常态化的人事档案管理人员持续培训机制。人事档案管理工作集服务性与保密性于一体，对管理人员的专业素养要求较高，提升基层事业单位人事档案管理工作质量与效率，就必须打造一支高素质的人事档案管理人才队伍。为此，单位需要重视对管理人员的业务技能培训，通过建立常态化的持续培训机制，促进人事档案管理人员专业素养的提升，培训的内容设置务求科学合理，通常可以分为下述两个方面：其一，专业知识及技能的培训，旨在提升其档案管理技术水平，并能够灵活地运用在实际工作之中；其二，思想道德培育，培养员工遵循纪律规范、保守秘密、乐于奉献的良好品格，为其日后高质高效开展人事档案管理工作奠定坚实的意识基础。

4）强化信息技术在人事档案管理中的应用。信息化是人事档案管理工作发展的必然趋势，强化信息技术的应用，是提升人事档案管理工作质量与工作效率的必由之路。具体而言，推进人事档案信息化管理，首先应加强信息基础设施的建设，需要引入先进的档案管理系统，并加强管理人员的信息技术应用能力，以信息化办公的方式逐步将手工操作环节淘汰下去；其次，大力推进传统纸质人事档案的电子化，将纸质文件电子化能够极大地节约存储空间，便于查询共享，同时能够实现进一步规范化、科学化的管理，切实提升管理效率，为基层事业单位提供详实而准确的人才资源信息。

4 结语

总而言之，人事档案管理工作是服务基层事业单位人才建设、开发流动服务的重要环节，需要引起充分重视。优化人事档案管理，必须完整而准确地把握当前人事档案管理所存在的主要问题，并采取针对性的措施。应转变思想观念，树立科学的人事档案管理意识；建立健全人事档案管理制度，提升管理水平；建立常态化的人事档案管理人员持续培训机制；强化信息技术在人事档案管理中的应用；这样才能实现基层事业单位人事档案管理水平的有效提升。