会计电算化条件下的会计档案管理分析

2021-04-14周琳

卷宗 2021年9期

周琳

（淄博市淄川区融媒体中心，山东淄博 255100）

会计档案管理的工作内容不仅仅是人工造册和档案的管理，还包含了借阅和归还的工作，对于过期的档案资源，还需要进行销毁。所以传统的会计档案管理工作需要耗费一定的人力和物力，因为工程流程多，人工容易出现误差，对于企业单位的财务管理安全有着严重的影响。会计电算化的出现，不仅降低了人力和物力的小孩，还保障了会计档案管理的安全性和准确性。本文主要分析了会计档案管理的现状，以及会计电算化条件下会计档案管理工作开展的有效策略，希望给相关工作人员提供一些有效的建议和借鉴，也希望给会计档案管理的发展奠定一个良好的方向。

1 会计档案管理的现状

1.1 会计人员的专业能力不足

社会经济不断发展的趋势下，科学和技术也不断进步，会计电算化在企业单位管理中的应用范围越发的广泛。随着专业技术的发展，会计档案管理的工作也变得规范和系统化。但很多企业单位的会计档案管理实际工作中还存在很多局限性，最为明显的便是工作人员的专业能力不足，和其他的管理人员向比较，财务管理人员需要很强的专业性，但很多企业单位的会计人员并没有经历过专业的技术培训，仅仅只是在掌握了基本的软件操作之后，就开始进入工作岗位中。这样不仅容易出现信息安全问题，还容易出现数据上的错误。

1.2 保密性不强

互联网时代，数据安全是会计档案管理的重要内容，但很多企业单位忽略了这一点。工作人体的保密性不强，容易造成信息丢失和泄露，除此之外，网络攻击对于数据的安全也会造成严重的影响，一些不法分子为了获取不正当的利益，会利用黑客技术和不法手段盗取单位信息，这会给企业单位带来严重的损失[1]。

2 会计档案管理实现电算化的必要性

2.1 扩大会计档案管理的范围

会计档案管理的传统模式主要以纸质资料为主，对于会计凭证、报表和账簿等资料的保存，采用的都是纸质的模式，这样范围十分局限。会计电算化不仅可以保管这些纸质的资料，还可以利用储存系统对相关的资料进行全套的保存，这样可以有效的亏大会计档案管理的范围。

2.2 可以降低人力和物力的成本

会计电算化让资料的保存变得方便而准确，电算化的条件下，财务管理人员不仅可以对数据进行快速的查阅，还可以对数据进行有效的分析，这样可以发现财务管理中缺陷，并及时的采取措施，有利于企业单位的发展。除此之外，会计电算化还可以快速的获取其它部门所提供的数据，这可以最大程度上节约人力和物力，降低单位的成本，提高经济效益。会计电算化最大程度上优化了资料管理的条件，传统的会计档案管理以纸质为主，但电算化主要采用的是磁盘和系统，这样可以有效的保存资料，且实效性更强，安全性更高[2]。

3 会计电算化条件下做好会计档案管理工作的有效策略

3.1 加强工作人员的专业素养

要提高会计档案管理工作的有效性和安全性，财务部门的工作人员是关键因素，所以企业单位必须要加强工作人员的专业素养，提升体专业的技术水平。要做到这一点，可以从以下几个方面入手。首先，注重工作人员的专业培训。企业单位需要组织专题会议，对财务人员进行基本的理论知识和技能培训，但培训的过程中，需要根据部门的实际情况。这样可以提升会计人员的专业水平，除此之外，企业单位也可以安排优秀人员去进修和学习，这样可以提高工作人员的积极性和综合水平。其次，注重人才引进，培养专业性的人才需要一个长期的过程中，所以企业单位在招聘的过程中，可以引进高素质人才，也可以和高校进行合作，这样既可以引进人才，也可以为企业单位融入新的元素。最后，制定完整的考核体系。要提升财务人员的专业素养，考核的制度十分重要。企业单位可以根据工作人员的能力和业绩评定其成绩，将工作人员的考评和工资水平挂钩。对于成绩突出的人员给予一定的奖励，对于工作态度散漫的人员，给予一定的处罚，这样不仅可以提高工作人员的积极性，还可以完善发展制度。除了工作能力和业绩之外，工作人员的责任意识和态度也是考评的重要依据，会计电算化条件下，会计档案管理对于企业单位的发展有着重要的影响，所以工作人员一定要认清会计档案管理的重要性，加强自己的责任感和安全意识[3]。

3.2 完善会计档案管理的制度

会计档案管理工作开展的过程中，企业单位的管理制度十分重要，要在会计电算化条件下做好会计档案管理工作，可以从以下几个方面入手。首先，会计电算化应用的过程中，企业单位一定要严格按照操作的流程。对所有的资料进行分类保存，并保留相关凭证，这样可以提高资料的管理质量。其次，对企业打单位的信息数据按照日期进行存档，采用月、季度、年的方式。对于资金数目比较大的账簿，一定要进行及时的审核，这样可以最大程度的减少操作的失误。最后，对重要信息做好备份保存，除了基本存档之外，还要做好系统备份。对信息进行归纳，交由负责人管理。要做到以上几点，需要企业单位制定严格的管理制度，这样可以规范会计档案管理的流程[4]。

3.3 加强会计电算化的网络管理

会计电算化虽然可以提高企业单位的管理效率和质量，但是也存在一定的风险。所以会计电算化条件下，一定要做好网络管理工作。要做到这一点，可以从三个方面入手。首先，及时更新会计档案管理的系统，定期查毒，更新密码。其次，加强会计档案管理，所有资料在没有得到复杂人允许的情况下，不允许外带。档案管理的过程中，一定要按照国家档案局的相关要求。最后，加强设备管理，避免资料丢失的现象发生[5]。