现代企业档案管理创新与服务模式分析

2021-04-14苏婉陈明蒋敏

卷宗 2021年9期

苏婉陈明蒋敏

（中车资阳机车有限公司，四川资阳 641300）

随着现代企业发展，档案管理发挥着越来越大的作用，收集、整理了大量信息资源，通过分析展望未来发展趋势，并制定有效战略。现代企业业务范围日益广泛，工作职能日益复杂，对档案管理工作水平提出了更高要求，在这种情况下，开展档案管理创新与服务模式研究是必然的。

1 档案管理对于企业发展的重要意义

目前人类已经进入到信息时代，在现代企业发展中，信息资源是非常重要的，档案记载且准确反映了企业发展的实际情况。将其作为发展策略的参考依据，分析掌握目前生产经营状况，并展望未来发展趋势，以制定合理策略。例如，经营中出现问题后，可以通过分析档案来查找原因，从而实现有效完善，确保企业始终处于健康发展的状态，信息的重要性不言而喻。

企业要将档案管理摆在重要位置上，及时转变发展理念，发挥出档案的作用，对信息资源进行挖掘，提高信息资源利用率，为企业发展提供有力支持，保证发展策略制定的科学合理性。进入到经济发展新时期，很多新技术被应用到企业工作中来，档案管理也要顺应发展要求，加强和新技术融合，形成全新管理模式，在企业发展中发挥出更大的作用，增强在市场中竞争力，创造出更多经济价值[1]。

2 企业档案管理基本现状

从目前情况来看，现有的企业档案管理模式逐渐暴露出弊端，在很多方面存在缺陷，无法满足实际发展需求。

首先管理方式落后。工作开展多采用人工方式，要花费大量时间对资料、文件等进行整理，效率比较低。而且工作流程复杂，可能会出现人为失误，无法保证最终档案的质量。企业发展中档案工作量在持续增加，但人工管理方式由于效率低、准确性差等问题，与实际需求不相适应。

其次档案资源利用率低。档案收集了企业发展中产生的信息，但部分企业为了获得更多经济效益，企业将重点放在扩大生产规模、开发新业务等方面，忽视了档案管理重要性，工作水平很难有所提升，档案没有得到充分利用，限制了档案作用的发挥，影响到企业发展速度。

最后管理人员能力较差。多数档案管理人员为兼职，没有经过专业培训，自身水平较低，依然保持传统管理理念，加之在企业工作多年，年龄普遍较大，对于新技术、新理念接受速度慢，既便是引入了新理念，也不会接受，成为发展的限制性因素。

现阶段企业档案管理存在较多问题，对企业自身发展会造成阻碍，所以要强化创新意识，朝着现代化方向前进[2]。

3 现代企业档案管理创新

3.1 创新管理理念

档案管理创新的第一步是转变理念，对工作有新的认识，才能更好开展实际工作，体现出档案管理的现代化特征。提高对档案管理的重视程度，将现代化管理理念融入进去，创新具体工作方式。一方面要明确档案管理工作价值，创新的根本目的是为企业发展提供更好的服务，加强生产经营和档案管理之间的联系。对档案资源进行深度挖掘，通过分析制定发展战略，实现预期目标。另一方面要摒弃传统思想，意识到档案管理对于企业发展的重要性，提升信息资源利用率，从而优化发展模式。档案管理不是单个部门的事情，需要企业内部多个部门共同参与，通过协调配合完成信息的收集、整理，有效保证信息的准确性、完整性。将档案管理放在企业发展的重要位置上，为实际工作开展提供指导，确保处于健康发展状态中。对于企业档案管理而言，只有思想认识发生转变，才能实现工作方式的创新，所以理念创新是至关重要的，是档案管理方式改革的关键一步[3]。

3.2 建立健全制度

任何管理工作的开展都离不开制度支持，企业档案管理也是同样的道理。档案管理制度不完善是大多数企业都有的问题，严重影响到工作质量，导致出现管理不规范的情况。例如有的企业在制定管理制度时只是简单照搬其他企业，没有结合自身情况，缺乏针对性，使得作用大打折扣。通过建立健全制度，为档案管理创新提供保障，根据企业发展对制度内容进行完善，保证具有全面性、先进性。同时增强制度执行力，企业内部工作人员要自觉遵守，开展档案管理时必须要按照制度要求执行，有利于提升工作规范性、科学性。在管理制度的约束下，可以创建出稳定环境，保证各项工作顺利开展，实现企业制定的发展目标。由于档案管理会涉及很多细节，所以制度方面要尽可能细化，有效解决实际中遇到问题，消除不利因素影响。企业要加强制度建设，保证档案管理工作的有序开展，避免过程中出现问题。

3.3 提高管理人员综合素养

工作人员在档案管理中发挥着主导作用，要求具备专业水平，为最终质量提供保障。档案管理模式正在加快改革，工作人员也要增强自身创新意识，通过不断学习来提高自己，才能更好投入到工作中去。企业要建立起一套完善的培训机制，定期组织人员学习新技术、新理念，从而保证自身先进性。通过调查发现，人员操作失误是档案管理中出现失误的重要原因之一。为了改变这种情况，要注重职业素质培养，在实际工作中要树立起认真负责的态度，严格按照规定要求执行，即使再小的问题都不能忽视，否则会造成严重后果。随着档案管理信息化水平的不断提升，要求工作人员要积极提高自身信息技术应用水平。建立起一支高素质人才管理队伍，发挥出人员主观能动性，不断提升管理水平。另外管理人员要加强和其他部门人员之间交流，保证信息传递、共享，对于档案资料收集有一定促进作用[4]。

4 现代企业档案服务模式创新

4.1 加快档案管理信息化建设

信息化是档案管理发展的必然趋势，要加强建设并在实际工作中发挥出信息技术优势。

首先企业要加大资金投入。结合自身情况制定合理方案，明确档案管理信息化建设所需资金，并拨出专款，合理购置先进技术设备，为实际工作开展提供支持。

其次对档案资源进行数学化处理，积极开展电子档案建设工作，创新管理方式。将信息技术、计算机技术等作为支撑，直接在网络平台上搜索需要查找的信息，可节省大量时间，使效率得到明显提升。

最后做好信息管理系统安全工作。档案资源是企业非常重要的信息资源，包括生产经营信息、科技研发信息、人员信息等，一旦泄露将会造成不可挽回的损失。信息技术在给人们带来便利的同时，也面临着安全问题。目前在网络环境中充斥着各种病毒、恶意软件等，稍不注意就会造成信息泄露。加强档案管理系统安全管理，可以采用设置防火墙、查杀病毒、文件加密、内外网隔离等方式来净化网络环境，消除可能存在的安全隐患，保证信息系统稳定、安全的运行。

4.2 提升档案服务能力

要对档案信息进行深入挖掘，提取出其中有价值的内容，准确展望企业未来发展方向，朝着预期目标前进。目前企业档案信息服务模式中存在着很多不足之处，严重影响到服务效果。为了改变这种状况，要积极创新服务模式，对现有模式缺陷进行修正，不断提升服务能力。以往企业各部门之间处于相对孤立状态，相互之间缺乏交流，导致出现信息接受不及时的情况。现在要加强部门之间的沟通与联系，提高在工作上的配合度，决策制定也会更加科学合理，取得更多的经济效益。另外企业要积极开展远程服务模式，让人员不受时间和空间局限，随时随地都可以开展档案管理工作。管理人员要增强自身服务意识，有效利用信息资源，从而保证发展策略的科学合理性，推动企业的稳定发展[5]。

4.3 深化档案资料编研

档案资料编研是现代企业档案管理中的一项重要工作，直接关系到最终档案利用服务的效果。在生产经营活动中，企业每天都会产生大量数据信息，不同类型数据信息对于企业的价值是不一样的，要进行实时动态的采集和分类处理，对于重要的数据信息要优先处理，有效利用档案管理信息系统，保证档案信息的真实性和完整性，便于更好的运用。档案资料种类多、内容杂，为了保证工作顺利开展，企业可以聘请专家协同进行，提升档案资料编研的质量。企业档案信息会不断产生，对企业发布的相关文件要定期整理、汇总，对资料库要及时更新和补充，有效指导实际工作开展。

4.4 创建大数据档案服务模式

大数据时代已经悄然到来，这对档案管理既是挑战，也是机遇，要合理运用大数据技术，确保发挥出有效作用。应用大数据技术可以提供多种数据分析服务，挖掘出更多有用的数据信息，提高数字化档案检索能力，确保其具有智能化特征，自动化水平更高。利用可视化分析技术，将信息以视频、图片等多种形式展现出来，并通过配套云存储相应的软件和设备，将其等存储到云平台系统中，不仅更加的直观、生动，还可以保证档案存储的完整性及安全性，为服务提供有力支撑。建立起数据分析预测模型，提供数据挖掘模型，全面提升档案管理效率和精准性。大数据时代到来对企业发展会产生深刻影响，所以要提升技术应用水平，创新服务模式。在大数据技术支持下，档案资料会发挥出更大作用，提升发展战略的科学性，与企业发展需求相适应。加强对档案资料分析，可以找到深层存在的隐患，消除后减少不利因素影响，保证档案管理质量[6]。