事业单位档案管理的创新路径探思

2021-04-14高瑜

卷宗 2021年9期

高瑜

（山西省临县医疗保险服务中心，山西吕梁 033200）

在新的发展时期，事业单位作为从事教育、科技、文化和卫生工作的社会实体，其工作与人民生活质量密切相关。因此，其内部的改革创新也深受瞩目。事业单位原有的档案管理模式存在着诸多问题，如果不进行改革和创新，必然会导致信息管理落后，工作效率低下，问责制度缺失等后果，为人民服务的工作也必然会受到影响。各事业单位应利用现代化技术手段，对内部信息完成系统信息化录入，实现线上线下的双重保障，同时也要提高工作人员的综合素质，树立信息安全观念，逐渐建立完善的档案管理系统。本文将从三个方面具体阐述事业单位如何在新的时代条件下，完成对档案管理的创新。

1 建立健全完善的档案管理机构制度

档案资料分布散，搜集档案程序繁琐、速度慢，档案安全性不高，这都是在当今事业单位的档案管理中普遍存在的问题。在新形势之下，档案管理必须有所进步。事业单位应该集中更多的人力物力于档案制度的建设和完善之中。首先，投入充足的资金建立档案室，档案室的装修工作应该不同于普通的工作室装修，而要有专门的防盗和监控系统，可疑人员进去档案室会有鸣笛警报，以此来引起事业单位人员注意。同时，应引入先进的档案管理技术，充分利用计算机技术将各类纸质资料转化为电子数据，还需完成数据的备份，建立事业单位数据库。数据库应设置登录权限，机密性文件除了管理人员一律不得查看和下载。其次，设置专门的档案管理人员，将档案管理工作从其他的部门工作中分离出来，从事专门的档案管理，既减轻了其他部门人员的工作压力，又促进了管理档案的工作专业化规范化。将档案管理的责任落实到个人，提高内部人员对于档案管理的重视程度，从而进一步保证档案的安全存储。再次，确立严格的奖惩制度，奖励对档案的分类管理储存有重要贡献的个人，惩罚丢失档案信息的相关人员。奖惩制度主要针对的是档案的保密性工作。管理员必须意识到档案的重要性，和丢失档案后的严重后果，这不仅关系着个人的职业生涯，而且关系着事业单位的前途命运。故意盗窃泄露档案内容的人员需要严惩，管理工作虽然长期是归属于管理人员，但是重要档案的保密却与每一成员的工作都息息相关，档案信息的丢失不能完全归责于管理员，必须在整个事业单位中树立起档案安全意识[1]。

2 招收培训专业化档案管理人员

档案管理工作离不开工作人员的努力，工作人员的个人素养与档案管理密切相关。事业单位对档案管理人员的筛选、招收、考核工作都不容松懈。首先，在应聘档案管理者时，单位领导应对应聘者的专业技能和道德品质都有所考量。专业技能方面，主要考察是否能够对杂糅在一起的各部门资料进行分类，是否掌握基础的计算机录入文档的技能，是否能够快速搜索需要的材料等等。道德品质方面，主要考察应聘者是否有强烈的责任意识，对档案的保密性工作能否完全胜任，单位的认同感和忠诚度。其次，要定期对档案管理人员进行培训，其专业技能要随着时代的要求不断更新进步，其思想观念要跟随单位的主要政策和方向。最后，定期的考核能够保证档案管理人员在漫长的工作期间能够保持技术进步和思想不懈怠，也有利于单位招收更加优秀的管理人员。重视档案管理人员的综合素质，才能保证事业单位的档案管理制度持久稳定，才能推进其各项工作的有序进行[2]。

3 充分利用现代化信息技术

事业单位对档案管理的重视是近年才兴起的，而由于其基础设施和资金技术的限制，档案管理工作始终没有实现计算机自动化。国家对于事业单位档案管理的支持和信息化技术越来越融入社会工作的方方面面，事业单位的档案管理工作也需要引进计算机技术，建立特有的档案数据库，方便于档案的长期保存和快速搜寻。现代信息技术在该领取的运用主要体现在档案的录入、分类、存储和搜寻之中。在录入阶段，事业单位可以借助电子扫描技术将文本材料快速地转换为电子版。其次，计算机可以根据具体的要求将各部门的材料按时间或者具体的内容分类，方便档案的管理和利用。计算机存储的优势在于节约了空间，而且能够更好地保存文档，避免了传统纸张存储中时间久远纸张污损而导致的数据丢失，其备份功能进一步提高了档案的安全性。在文档的搜索中，只需要输入关键词就可以快速查找文件，这避免了传统档案管理中花费大量时间精力在堆积如山的文件夹中翻找。信息化技术的运用使档案管理工作更加规范，效率更高，其对事业单位工作质量具有重要意义。事业单位应该根据实际情况将其运用和推广，逐步实现档案管理工作的现代化。