浅谈新时代基层档案工作模式的转型升级

刘 娇

（自然资源部第三地形测量队，黑龙江 哈尔滨 150000）

档案是非常重要的资源，因此档案管理工作的重要性可想而知。新时代环境下，档案管理工作的不断发展，使得基层档案工作的要求也在逐步提高，档案的汇总整理要科学的进行，以使档案信息得到充分的利用，使其对社会发挥最大化效能[1]。因此，对于基层档案工作的开展需要不断的转型升级工作模式。

1 基层档案管理工作转型升级的重要性

在当前的社会环境下，各个行业领域的工作开展都在寻求新的工作模式，基层档案工作也不例外。现如今基层档案管理工作需要重点解决的问题就是怎样更好的打破传统档案管理工作模式，以提高基层档案工作的成效[2]。这就需要对档案管理的构架进行科学建立，打破传统的档案管理思想及方式，通过科学的开展档案管理工作，更加充分的发挥档案的价值，综合提升档案管理工作的质量。另外，对基层档案工作进行转型升级，能够使档案信息资源的利用率得到有效的提升。传统的基层档案工作中，部分管理人员对档案工作的重要性认识不足，档案管理的流程较为混乱，这使得部分档案信息在进行使用时无法快速得到，影响了档案信息的使用率，而通过档案工作方式的转变和优化，可以进一步规范档案工作流程，使档案信息得到全面的使用[3]。

2 新时代档案工作存在的困境

1.1 信息技术的发展对实体档案工作产生较大的冲击

如今信息化的发展速度非常快，各个行业在运行发展的过程中也逐渐形成了较多的电子文件，档案工作的对象发生了改变，除了纸质化的档案，电子文件需要保存归档的也有更多。然而电子文件稳定性较差、容易丢失等特征，使得现如今档案电子文件的可靠管理成为急需解决的问题。在档案管理信息化快速发展的过程中，档案工作已经从传统的纸质管理转变为电子文档、数据库管理。档案管理系统的信息连接更加紧密，能够和企业单位的办公系统、PDM系统等进行无缝连接，因此，在这样的环境下，档案管理工作也要积极转变。

1.2 信息化环境下对档案工作的要求更高

传统纸质化的档案工作条件下，对档案信息的使用都需要进行翻阅，而在形成电子档案后，查询档案的效率就得到了良好的提升，改变了以往借阅档案的方式，通过网络资源库的检索就能够对档案信息进行查阅，在这样的环境下，档案信息管理工作更要注重管理的质量，因此对档案工作的要求也逐渐提高。另外，电子文件数量在不断增多的情况下，文件信息的质量问题凸显，需要通过信息技术对电子文件信息进行辨别，传统的档案工作方式在信息获取和处理方面已经无法良好的满足现代化的需求，因此，档案工作方式需要积极进行转型升级。

3 新时代基层档案工作的优化措施

3.1 对档案工作理念进行积极转变

在新时代环境下，基层档案工作的开展要想获得更好的成效，首先，基层单位需要积极顺应时代的发展要求，对档案管理工作的思想进行转变，充分的认识档案管理工作的重要性，将档案管理工作归入到单位日常的管理任务中，建立良好的档案管理秩序。基层单位要从实际情况出发，对档案工作的服务进行强化。另外，档案管理工作要通过多种路径提高其大众性，对基层档案管理进一步全面了解，使档案信息能够得到充分的利用，便于档案信息的查阅。再者，基层档案管理人员要对工作进行系统化的认知，对档案资源进行高度整合[4]。

3.2 建立以用户为核心的工作模式

基层档案工作人员需要对以往被动式的档案管理方式进行转变，将档案从存到用的主动化改变，建立以服务和以人为本的管理理念。在进行档案收集、整合、存储以及使用时需要以用户的需求为基础，提供主动化的服务，形成以用户为核心的档案服务机制。

1）以知识积累为基础进行档案收集。进行档案收集需要根据文件材料的归档范围，归档必须明确是原件或者是红头文件，对于具有凭证价值的文件归档要进行强调。以往传统化的档案工作是从文件资料的归档开始，收集分为不同的时间节点，收集的方式基本都是被动式的，从收集范围上来讲，归档文件的原始性需要具备法律效力。从知识积累的角度进行档案信息收集，文件材料的范围得到扩大，对于非正式文件材料也要加强收集，完善建立收集培训制度，使知识资源的来源进一步广泛。2）完善建立档案用户反馈机制。以往的档案管理工作是根据相应的原则对档案进行整理、分类、编号等，形成规范化的模式。但是用户在进行档案信息使用时，往往对档案的种类、编组等并不了解，档案管理工作主要是从档案实体文件存储管理角度进行，而对用户的使用需求并没有充分关注。而且在信息化环境下，档案工作面临的状况发生了较大的变化，工作对象在逐步扩展，档案信息管理的形式已经不单单是纸质化，还存在较多的电子文件。基层档案管理工作人员需要对用户的使用需求进行充分考虑。所以，需要充分的改变档案服务方式，借助信息技术手段使档案信息实现网络化的借阅、查询等服务。结合用户、部门的不同需求，对原始的档案数据信息进行分类，为用户主动提供多类的档案信息资源。3）借助信息技术充分实现档案信息资源的共享。大数据分析技术能够为档案信息的开发利用提供较好的技术保障。对基层档案信息进行使用时，对不同用户档案资料信息进行跟踪分析，主动提供信息服务。在规定允许的条件下，通过多种手段实现信息资源的共享，以使档案信息服务更加全面。比如，有单位在进行项目建设时，需要采购应用软件，有关的培训信息、使用资料等，在单位内部的资源库中就可以进行共享发布，实现档案信息的共享。

3.3 对人才队伍建设进行强化

在新时代环境下，要想更好的开展基层档案工作，就需要有高素质的人才队伍，档案工作人员的综合素养会较大的影响基层档案管理工作的质量，因此，需要不断的强化人才队伍建设。首先，基层单位需要借助于多种渠道引入专业化的档案管理人员，对人才队伍整体的水平进行有效提升。另外，基层单位要建立积极走出去的思想观，对档案管理工作人员进行周期化的专业培训，提高工作人员的专业管理能力，为基层档案管理工作打好基础。再者，基层单位要通过激励机制提升档案工作人员的积极性，从整体上提升档案工作队伍的水平，这样基层档案管理工作才能获得更好的成效。

4 结束语

总而言之，基层档案管理工作十分重要，现如今，传统档案管理模式已经无法满足当前档案管理工作的需求，因此，基层单位一定要积极转变管理观念，对档案管理工作的模式进行优化，健全档案管理制度，借助信息技术手段实现信息网络共享，加强人才队伍建设，提高人员综合素养，做好基层档案管理工作，从整体上提高基层单位档案管理的成效，进而推动基层单位获得长久稳定的发展。