加强固定资产投资项目基建档案的管理探讨

李 丽

（中国航发贵州黎阳航空动力有限公司，贵州 贵阳 550014）

在企业现代化和市场经济的发展条件下，档案管理工作研究领域在最近几年来已经出现了一个全新的研究课题，即固定资产投资建设项目的基建档案管理。许多大型企业和教学科研单位为了积极主动进行自身产业结构的优化调整，加大了固定基本资产建设项目的投资建设，新建、扩大、改造了许多的企业科研、生产技术基地，由此也就逐渐产生了大量固定资产项目投资和融合投资项目建设档案。

1 固定资产投资项目的基建档案内涵

1）项目周期长，档案文件多。一个固定资产项目投资建设项目从初步规划立项、勘查规划设计工作开始到最后的项目建设前期施工、完成后的竣工验收，少则一两年多则四五年，甚至可能需要十年更长的一段时间。在整个建设过程中，产生大量的招投标文件、设计文件、勘察文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等各阶段的文件材料。

2）参与主体多，档案难以收集。在固定资产投资建设项目的过程中，涉及的部门和环节众多，产生的档案文件数量大、类型繁多，如涉及的建设单位、施工单位、监理部门，以及设计单位和消防、环保等政府的行政管理机构，每个部门所需要产生的各种档案和文件资料都是分散在不同的行政管理部门中。

2 固定资产投资项目基建档案管理现状

1）尚未形成高度的重视。档案管理部门无论是在企业还是在其他行政机构都属于边缘化的部门或单位，在企业或单位的话语权不够高、影响力不大。项目实施部门的管理人员档案意识不强，认为只要管理好建设过程就可以。档案的归档要求繁杂各参建单位存在抵触情绪，对档案工作敷衍了事。这样就大大的增加了档案收集工作难度。

2）尚未形成完善的制度。固定资产项目的档案由于在规章制度的建设上相对薄弱，在固定资产投资项目的档案信息形成、搜集、归档以及进行整理和利用等各个环节上，都缺乏行之有效的档案管理体系。现阶段我国各个事业单位的固定资产项目档案管理中存在的一些突出问题主要是因为固定资产项目档案归档的范围不清晰，搜集整理工作中的职责划分不合理，造成了责任不明确，出现了无人对其负责或者是多人对其负责的情况。

3）尚未形成健全的管理体系。固定资产项目投资建设项目不仅仅主要是在于单位内部各个部门之间的各种联系和沟通协调，还往往需要与外部各参建单位等各个部门之间进行各种沟通或者合作，这给档案工作实施带来很大的不便，同时固定资产项目投资建设项目的文件档案也是从一个项目整体建设和工程实施的整个过程中，从文件档案资料的收集生成工作到整理归档都往往需要经过一定的时间和许多的一些中间环节，使得固定资产建设项目中的档案通常往往是分多次、零散地对其进行整理归档，这与目前企业档案的工作专业性、成套化相矛盾，同时这样的具体实施工作流程也很容易导致发生档案资料信息收集不齐全，搜集资料质量低劣等各种情况的同时发生。

4）尚未建成专业人才队伍。档案管理部门的人员多数为档案专业，对固定资产投资项目建设项目不了解，导致对归档范围的理解有偏差，对档案的连续性、完整性认识不到位，无法做到对国定资产投资项目档案应收尽收。

3 完善固定资产投资项目基建档案管理建议

1）提高重视程度。我们要想更好地开展固定资产建设和投资项目的档案工作，首先，对档案管理的基层工作者进行了认识和教育，提高了档案管理工作者对固定资产建设和档案工作的高度重视；其次，需要增强项目实施管理者对固定资产投融资项目的档案管理工作的重要性认识。通过对档案管理专题讲座、兼职档案人员的业务技能培训说清档案工作的意义和重要性，提高他们所尊敬和重视的程度。让大家认识到固定资产项目的档案是完成一个项目的管理任务与竣工验收的一个重要前提与保障。

2）完善相关制度。首先，制订了档案审核单的精细化工作制度。按照固定资产各个项目的特殊性以及符合国家规定的归档标准，明确各个项目的具体和归档区域，并编制档案审核单。在一份文件检查清单中明确列出了每个工程项目都应该进行归档的各种文件和档案信息以及其他相关档案的质量规范，在进行档案交接的过程中登记了交接人和受到的接收者，以此来确保各种档案信息有踪可循，避免了档案信息的严重缺失。加强对固定资产投资管理项目的建设档案归档文件以及相关证明材料的监督审核，同时及时与投资项目档案管理相关部门人员进行业务沟通，了解建设项目的投资建设档案工作管理实际开展进度和其相关执行管理情况，坚持项目档案管理和建设项目投资建设档案工作管理同步协调开展，确保投资项目建设档案的相关信息来源完整性、准确性和档案服务的高效和质量。

3）提升管理效力。固定资产档案项目管理是一个漫长而紧密的管理环节，为了保证项目的最终档案信息化管理质量，就需要自身从档案的形成阶段起就逐步对档案信息化的质量和安全性进行有效地管理与控制。档案机构应从固定资产项目的建设立项工作开始，从源头上的介入涉及固定资产建设项目的全过程中来，及时地做好各项固定资产建设项目的档案信息搜集整理工作，充分了解和掌握该项目的施工建设。对新立项的固定资产项目主体要对有关项目的管理者进行各种档案管理等方面的专业技能培训和指导，对外部协助合作的企业，在协助合作前就其所形成的各种档案信息资料归档内容进行明确的归档要求和标准。

4 结语

综上所述，固定资产投资项目基建档案体系反映了我国各大基建项目的真正面貌，在整个工程项目施工的全过程中起着不可取得替代的重要作用。基建档案管理工作本身就是一项对于历史完全负责、为社会现实服务、替未来着想的重要工作，档案管理者应根据不同的基建档案管理工程项目的具体特点，及时分析总结基建档案管理中可能出现的困难和问题，并且有针对性的加以解决，不断创新自己的工作思路，改进自己的工作方法，探索出一种基建档案新的管理模式，把我国基建档案管理水平大幅提升达到一个全新的标准。