新形势下事业单位档案管理工作创新路径分析

冯 娟

（山东省青岛市崂山区暂住人口管理办公室，山东 青岛 266000）

1 创新事业单位档案管理的价值

档案可以说是事业单位健康发展的基础，如果没有完善的档案管理方式，那么事业单位各环节管理就形同一盘散沙，发展也会落后。基于此，事业单位在新发展形势下应重视档案的创新管理。在过程中有效的档案管理可以详细记录员工信息，档案需要设置一个专业的部门，档案记录要做到有条不紊，所以说，创新的管理载体是推动档案管理有效性的关键环节。有了员工的对应信息，单位管理人员才可以对不同表现的员工进行奖惩。另外，有了完善的档案管理模式，管理人员可以依照相关信息科学调整和分配人力资源，使员工各尽所能，发挥自己的作用和价值。最为重要的是创新档案管理模式，可以使事业单位查缺补漏，找到影响自身发展的问题，进而创建行之有效的方式，实现档案的良性管理，以此让档案更好地为事业单位发展提供服务和帮助。

2 当前事业单位档案管理现状

2.1 事业单位档案建设认识不足

在信息化时代，各行各业的档案管理都有了不小的进展，事业单位的档案管理工作仍然存在信息化建设意识不足的情况。一方面事业单位过于重视事务性工作，忽视了档案建设工作，在软件应用和档案信息管理方法创新方面缺乏积极性和主动性，没有达到领导对于档案信息的有效性、真实性、完整性的要求。另一方面，由于中高层管理者的重视不足，事业单位内没有形成比较专业的文件档案管理氛围。

2.2 档案信息存在安全隐患

在大数据时代，各种信息技术不断发展，并逐渐被应用到生产与生活的各个方面。信息技术在带给人们诸多便利的同时，也引发了一系列问题，其中最令人关注的问题便是信息安全问题。从当前我国事业单位信息化管理现状不难发现，在档案管理这一环节上，事业单位从事档案管理工作的人员整体信息安全意识有待提高，这势必会影响档案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子钻空子，导致档案信息被窃取或者数据被泄露等等。另外，还有一些不法分子通过木马或者病毒攻击档案系统，致使事业单位档案管理系统发生瘫痪，造成严重后果。

2.3 缺乏专业的档案信息化管理人才

大部分事业单位并没有专门的档案管理科，所谓档案管理就是对于人员信息、单位发展史、资质证件、经受材料等进行简单的归档和登记工作，换言之就是信息的录入，只是档案管理的一个简单环节。而档案管理的人员大多由事业单位内已经临近退休的人员进行兼职工作，他们并不懂得如何发挥档案管理在企业管理中的优势，甚至工作较为懒散，导致档案信息的真实性难以保障。目前市场中，专业的档案管理人员较为稀缺，而成熟的档案管理人员需要同时具备专业的理论知识和丰富的档案管理经验，高校内的档案管理人员并不具备成形的管理理念，只能对于国外的档案管理案例进行模仿和借鉴，导致事业单位的档案管理工作难以从实际出发，很难达到预期效果，无法为领导决策等提供依据。

3 新形势下事业单位档案管理的优化措施

3.1 要从根本上重视档案管理工作

要实现档案管理工作在事业单位管理中的重要作用，要从根本上提高管理人员对档案工作的认识。在事业单位档案管理工作开展中，管理人员作为主体要提高自身的思想认识，形成档案管理意识，才能保证档案管理工作顺利的开展，为档案管理工作的进步提供基本的条件，通过科学的方法让员工认识到档案管理的重要性，在日常工作中增强认识，从上到下都全身心投入到档案管理的建设当中，同时最大程度地提高工作效率。要通过了解档案管理工作对事业单位运行产生的影响，意识到档案工作的积极作用和价值。同时要统一规范化地开展档案管理工作，为科学合理的管理方法提供支持。在事业单位内从领导到各级员工，从各个部门的角度出发，都要正确地认识到档案管理工作发挥的价值，不同的部门也要了解档案管理的意义，配合工作的顺利开展，从思想层面重视起来，为贯彻落实档案工作的高效管理奠定基础，领导也要加强重视，在事业单位起到积极引导的表率作用，在这样的氛围下，员工也会加强对档案管理工作的重视，不断规范自身的行为，增强档案管理的责任意识。

3.2 进行档案管理信息化创新建设工作

其一，档案管理工作人员应当增强自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，确保方案信息被实时传递。其二，引进新型技术和设备来管理档案工作，比如，使用电子计算机和数码扫描仪，在应用新型技术和各项设备的过程中，档案管理人员应当将纸质档案录入电子计算机内，开展档案电子化工作，或者是借助信息化技术加以处理，具体包含影像和文字，这样的话，可以确保档案内容的丰富性以及完善性，为后期查阅工作的正常开展奠定坚实基础。其三，创建规范性的信息管理平台，适当地公开构建保密属性的信息和档案，该项信息化网络管理和共享平台的制定能够帮助档案管理人员获取诸多的信息，提升档案管理工作的便捷性，为人民群众提供最佳的服务。其四，在档案管理工作开展期间，相关人员务必强化系统安全程度的维护力度，动态性检验档案管理系统和周期。

3.3 打造专业的学习型档案管理团队

在信息化建设时期，人力资源、人才战略就是在激烈的市场竞争中的决胜关键，对于事业单位同样如此。关注档案管理信息化进度，必须要保障档案管理从业人员的专业性。作为专业性人才培养和输出的育人单位，高校教育承担着为企事业单位和社会培育优秀人才的重担。结合目前市场内的行业缺口情况，国家教育部应明确重视信息管理和档案建设等专业人才的培养，鼓励高校设定相关专业，在校教育期间，不仅仅提供理论知识体系构建和学习，还需要和档案管理信息化建设已经初具雏形的单位达成战略合作，一方面提高该事业单位的档案管理水平，融入新鲜的管理血液；另一方面，可以帮助档案管理、信息管理相关的学生，提供理论与实践知识相结合的机会，帮助他们更好地理解掌握专业知识，为日后的工作积累宝贵的工作经验。

4 结束语

为了更高效地开展档案管理工作，要不断地在实践中学习和进步，发现事业单位管理中存在的问题和不足之处，改变传统单位档案管理的模式和形式，解决新形势下档案管理上的矛盾，便于单位工作的开展和利用，为事业单位长远的发展提供重要的支持条件，也能够提高事业单位的综合实力。