浅议供电局人事档案管理

王文斌

（云南电网有限责任公司德宏供电局，云南 德宏傣族景颇族自治州 678400）

随着科技的逐渐发达，信息化时代的到来，新时代背景下，科学技术逐渐普及，与此同时也成为各行各业工作中的一大助力，在供电局的人事档案管理中也起着重要的帮助作用，在科技逐渐发展的条件下，供电局对于档案管理的要求也有了新的变化，新时期的人事档案管理要求，将科技信息化的技术应用于人事档案管理中，改变传统的档案管理模式，更新传统的档案管理系统。顺应时代发展的需求，实现人事档案现代化管理，提高人事档案管理的工作效率，保障人事档案管理的安全性、保密性、真实性。在供电局的人事档案管理工作中，做好对人事信息的分类管理，使供电局内的人事信息清晰、明确的呈现在管理系统上，方便了管理工作的顺利开展。这些人事信息，往往是单位及供电局保密工作的重点，也是进行工作分配、工作决策的重要依据。保证人事档案管理的高效和便捷，对于供电局内部将开展其他各项工作来说是十分重要的。因此在新时期的背景下，人事档案管理朝着现代化的发展和落实是非常值得相关部门重视的。

1 人事档案管理工作的重要性

随着科技的发展，电子信息技术早已深入人们的生活，并且在人们的生活和工作中引起了许多变化，在这样的基础上，原本供电局传统的人事档案管理方式，就已经不适用于现代化供电局的发展要求。尤其不适合应用于，发展迅速的供电局。特别是在信息量巨大的人事档案管理工作中，供电局的工作人员众多，人事档案管理工作，也是非常繁重的，传统的纸质记录，纸质档案管理的方式，在信息量过大的情况下，会导致档案的存放杂乱无章，信息的共享率过于低下，查询不方便，甚至容易造成资料、信息保存不完整，资料损坏等等不良现象。传统的纸质档案记录、管理方式，还可能导致信息的虚假，导致供电局人事档案的信息失真。因此，普及人事档案各项管理，对于保证档案资料的收集、保存、保密、信息真实性，都有着非常重大的作用，用新型的科技手段来管理人事档案，既方便管理，也方便在需要时进行查询相关的信息资料，相比于纸质的档案管理，新型的档案管理需要的成本更低一些，不用在环境条件下消耗成本，保存纸质文件；也可以避免纸质档案，杂乱无章的堆放，导致查找档案的困难；避免因为管理者的变动，导致档案记录不完整，导致档案遗失的责任无法追究等等。

在新型的档案管理工作开展下，人事信息或者使用、管理信息的一切记录，都可以在管理系统上进行查询，找到明确的资料记录。可以在短时间内，查找到需要的信息。在这个系统上进行管理的人事档案，还方便了人事档案管理的不断更新，更新时，也可以不受时间、地点的诸多限制。此外，信息的储存量也远远超过于纸质的档案储存方式。在档案管理系统中，设置密码等等，还可以避免档案被恶意修改，恶意盗取，能够高度保证供电局人事档案信息的安全性，高度实现办公自动化、管理自动化。为了保证新时期下，人事档案管理的高效，就要大力推广人事档案现代化的管理方式，保证人事档案管理工作的顺利开展。

2 供电局人事档案管理的具体措施

1）提高工作人员的工作素质。人事档案管理工作，本身就具有较高的工作要求，对于从事该项工作的工作人员的工作素质，也有严格的要求。从事人事档案管理工作的工作人员，最基本的工作素质，就是要具有责任心、工作作风要严谨。同时，还要有一定人事管理经验、档案管理能力，并且具有较高的保密意识。在供电局中，从事人事档案管理的工作者，还要对供电局相关的技术人员人事档案，进行严格的保密，才能避免技术、内部重要文件的泄漏。在新时期的背景下，信息科技大范围推广的条件下，供电局对从事人事档案管理工作的工作人员，有了更高的要求，要求从事相关工作的工作人员，要掌握一定的现代化管理的技术，在人事档案管理的工作中，充分发挥科技的力量，充分利用先进的技术，提高人事档案管理的效率，构建高效的人事档案查询系统、管理系统，保证人事档案查询的快捷，以及档案信息的实时更新等等。供电局也应该对从事人事档案管理工作的工作人员，组织开展定时定期的培训活动，在培训活动中，提高工作人员的保密意识、责任心，并且提高工作人员对于管理工作要点的掌握，使其在人事档案现代化管理的工作中，能够得心应手，确保档案管理工作人员的工作质量与其技术水平得到提高，来保证供电局人事档案管理的高效性。

2）建立完善的现代化人事档案管理系统。随着各类现代电子科技的不断发展，供电局中，人事档案现代化管理也是必然的发展。人事档案现代化管理，也就意味着将档案从纸质记录、储存的方式转变为电子档案的方式，储存在计算机中。将人事档案由纸质版转变为了电子版，既可以增加档案信息的储存量，也可以提高需要时，查询、调动人事档案的效率，还能够保护档案不受外界环境条件影响，而造成损坏，并且在网络上，进行适当的流传，还可以方便工作人员、领导随时的参照档案，这些优点使其成为新时期下，人事档案管理的重要发展方向。既然是将纸质档案转换成了电子档案，储存在计算机中，那就需要合适的系统作为依托，才能方便进行档案的管理。要使供电局的人事档案电子化管理落地实施，就要建立一个可靠的档案管理系统，引进技术型人才建立系统，管理系统。并且在系统建立方面投入相关的设备和资金，建立全面的档案管理系统，包括档案收集、档案分类和档案的利用开发等。在设备上满足了人事档案现代化管理的要求，为档案管理工作配置合适的设备，并且定期对设备和系统进行维护，保证档案管理系统的正常运行。

3）对档案信息进行实时的更新。在传统的人事档案管理工作中，由于管理方式的落后，和人事档案巨大的信息量，人事档案信息经常处于长期不变动的情况。供电局员工的知识水平，培训情况以及其他个人信息变动，很有可能在人事档案中没有体现。利用现代化管理的方式，在系统上进行简单的操作，就可以更新供电局员工的档案，不用大费周章的去翻找纸质档案。就可以避免由于纸质档案过于杂乱无章，信息量过大而造成的信息更新的疏漏。从事该项工作的工作人员，也应该在规定内登录系统，将信息进行录入网上人事档案的信息，同时维护档案信息的安全，比如说，有县局的员工调入地市局应该及时从县级供电局的档案系统中，将该名员工的档案信息调入，并进行核对，这样才能确保电子档案的真实性、可靠性。

3 结束语

总而言之，在信息科技高速发展的现代，供电局的人事档案管理，应该重视信息化的发展，新时期下，对于人事档案的管理工作，应该要充分运用电子科技，改变传统的人事档案管理方式，将纸质档案转变为电子档案，在计算机上储存。既能最大限度的扩大人事档案存储量，还能保证人事档案能够根据实际情况，及时地进行更新。采取现代化管理人事档案，也能使人事档案更加易于保存，不受时间、地点、环境的限制，又能避免纸质档案被破坏，或者被恶意涂改，在这样的科技保证的基础上，能够大大地提高供电局人事档案管理的效率，保证供电局人事档案的安全性、真实性。