新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议分析

陈 静

（湖北省荆州市生态环境信息与检测评估中心，湖北 荆州 434000）

在社会的不断的发展中，互联网的蓬勃发展改变的人们生活的各个方面，对于机关档案工作也是这样，互联网的普及，使得机关档案工作更为便捷，信息化、网络化的技术在推动档案的管理发展起着关键性作用。在机关档案管理工作的开展中，要不断加强网络化的观念和意识，在适应新形势的发展下，机关档案管理一定要加强对网络的利用，在发展中寻求新的突破点[1]。

1 机关档案管理工作现状

1.1 机关档案管理应当形成科学的管理机制

随着经济的不断发展，社会对于管理环境的需求不断增加，进而高效的机关档案管理系统可以对机关发展提供强劲的动力支撑，也为机关的发展方向提供了有效的支持和引导。现在我国很多机关还是没有建立相应的机关档案管理系统，更不具备完善的制度和体系，这样也导致了机关的档案管理系统效率跟不上，机关不能第一时间掌握先进的发展理念，这样档案管理工作的风险性和效率值也处于一个危险的状态下，制度不够完善还会导致机关的其他部门对于档案管理的不信任，导致机关的部门各自为政，机关想全面统一的管理根本无法实现。所以机关的档案管理的系统建设不容忽视，要提高档案管理人员的素质也是重中之重。

1.2 机关档案系统的升级支持度不足

机关的档案管理从纸质管理过渡到信息化管理的进程中，机关单位其他部门都紧跟时代的步伐，档案管理工作的转变机关单位给予的投入不足以支撑技术的不断更新换代，也是因为档案管理工作在机关单位的关注度不高，所以档案管理的工作的人员并没有真正意义上的大数据时代给予我们的转变，我们抓不住网络现代化对我们的洗礼，我们的认知局限在纸质管理的时代中，所以我们需要的是全方位的转变思想，即使是很小的转变也要投入进来，一定要认知大数据对我们的重要性，机关档案管理系统的管理和维护也要及时的进行，机关不要忽视档案管理的重要性[2]。

2 新形势下机关档案管理工作建议

2.1 机关档案管理的独立性

机关档案管理工作需要有自身的独立性，在大数据的新形式下，机关档案管理的独立性更为重要。在档案管理部门应当有自身的管理权力，不应该放任机关的其他单位削减档案部门的权力，在机关的档案管理的系统中，应当采用分级的报告形式，每一级都要有独立的汇报形式，对于档案管理体系汇报的最终结果，也需要有特定的人员去管理，这样的分级独立性，使得档案管理的工作人员发挥各自的职能，对于机关的人力资源也得到了充分的调动，每个人对应自身的职责，也是对其他人起到了监督的作用，这体现了机关档案管理工作的独立性的重要性。

2.2 机关档案管理制度的完善

机关的领导要在自身的发展出发，结合机关现在的发展环境，和对机关档案管理系统中存在的漏洞和问题，提出响应的管理意见和解决方案，在对机关档案管理工作进行分析，结果国内外先进的管理理念和对与档案管理工作的经验和方法，加强机关档案管理的规范性和科学性。制定出一系列的管理体制和发展方案，再结合机关自身的特点和进行对应的调整。从而形成机关自身独有的档案管理方法和优秀的人员管理机制[3]。

2.3 机关档案管理系统的更新

在现在的社会经济形势下，机关要实现在竞争中占得先机，就一定要在机关档案管理系统的应用上领先竞争对手，在大数据时代的社会上，机关档案管理必须的应用大数据思维来进行管理，机关的人员必须的有大数据的战略思维和意识，尽可能的应用大数据来对机关自身的发展形势作出应有的判断，在以之前的机关档案管理的经验，以及大数据给机关对以后的预测相结合。创建新型的机关档案管理系统，明确的将现有的一切资源利用起来，对于机关管理的作用最大化。运用行之有效的方法，将机关的档案管理系统引领到一个全新的发展方向中来，机关的管理部门也要将更新后的大数据产物进行有效的分配，使机关在社会的形势驱使下，有效的掌握社会的发展趋势，根据这样的发展趋势来制定下相关的既定目标，在不断的改善和调整中，明确机关的发展方向[4]。

2.4 档案管理模式的规范性

首先，机关的档案管理工作需要专业的管理团队，要正视的是档案管理的工作最重要的是细致，这也是对档案管理的队伍最初的要求，在信息化的现在，重视档案信息化的人才培养，为现在的档案人员进行计算机基础的培养，现代化的数字技术、网络技术和现代的计算机应用技术，对于档案管理的侧重点也应该放在应用新技术、适应新环境、检验新方法的培养中，一定要支持员工提高学习的积极性，提高员工的基本素质，加强员工的实际上手能力，努力把机关档案管理人员培养成为技术性档案管理人才队伍和了解信息技术的复合型人才队伍。其次，建立监督考核的奖惩机制，针对档案工作人员的表现和对工作认真负责的程度来进行监督和考核，另一方面要对档案管理人员在各个环节的工作状态和规范程度进行监督和考核，结合机关档案的规范管理制度，对相关的工作人员进行奖励和惩罚，进而促进档案管理工作的规范管理。更要抓好机关档案工作的重要环节，做好及时的整理和归纳，确保服务性能好，安全性能高。档案管理人员在资源管理的过程中要维护好资源的完整性和管理的规范性，提高对档案管理的安全性，时刻关注档案管理工作的变化，随机应变积极动的提供档案管理服务[5]。

3 结束语

随着网络时代的全面发展，机关档案管理的发展也来到了全新的层面，现在的网络化管理代替了人工纸质化管理，也是这个转变对于机关单位的所有人都要加强网络信息化建设的学习和维护，其实要加强机关对于档案管理的重要程度，在不断提高相关人员的专业素养和能力的同时，要将在互联网的环境下机关档案管理工作做到最优化，满足机关单位的需求和发展。