关于提高医院人事档案管理水平的思考

2021-04-14万丽

卷宗 2021年9期

万丽

（单县中医医院，山东菏泽 274300）

通过医院人事档案可以得到聘用、考核、了解和评价人才的参考性信息，其中包含着有关医院工作人员福利、薪酬待遇、职位晋升等实际利益的各种信息，由此不难看出医院人事档案管理对整个医院管理工作的重要性，其对行政后勤管理而言也是关键的基础性工作。全新的发展背景下，医院要致力于创新人事档案管理模式，为医院优秀人才的选拔和培养助力，实现医院健康持续发展。

1 医院档案管理现状

1）医院档案管理工作模式和制度落后。从管理体系层面分析，医院档案管理工作在管理方式、管理手段和管理制度方面都存在相对落后的现象。有些医院档案管理工作局限于计算机的检索功能，而忽视了计算机的数据存储功能、识别功能和运算功能等。另外，现有的档案管理制度不够完善，缺乏具有统一性的管理标准和收档制度，由于医院没有科学合理的人事档案鉴定核查制度，所以在人事档案资料信息中时常出现真实性不高的问题。

2）医院对人事档案管理的重视度不够。从思想层面分析，因为档案工作不同于其他工作能给医院创造直接的经济效益，加之业务知识具有一定局限性，所以导致医院上层管理人员没有正确认识档案管理工作的意义，在缺乏上层思想重视和带动作用的情况下，部门管理人员也没有对人事档案管理工作有所关注。建档是档案工作的首要需求，做好档案管理是为医院各项工作开展提供服务的重要基础。

3）缺乏专业的人事档案管理人才。从人才队伍层面分析，一是从事于人事档案管理工作的专职人员较少，所以很容易出现专业知识匮乏、主动服务意识薄弱、整体队伍综合素质水平不高等问题；二是当前从事档案管理工作的人员缺乏良好的法律意识，难以在工作中做到严格的依法办事。另外，人事档案管理工作人员平日里缺乏学习和进修的机会，没经历过太多系统性的档案知识培训，不管是管理经验、水平还是思想观念相较于这个时代都显得有些落后，缺乏活力和创新，因此医院档案工作始终处于被动、应付的状态。

2 提高医院人事档案管理工作水平的策略

1）根据医院人员类别进行分组化管理。医院人员构成具有一定的复杂性，有护理人员、医疗人员、财务人员和后勤人员等，职称结构又分为主任医师、副主任医师、高级会计师、会计师、高级工程师和中级工程师等不同的类别，所以为了方便后期管理工作，在人事档案整理环节就可以进行合理的归类，将人员和职称作为两种类型进行分类，以便于横向对比专业人员和同等职称人员，给医院人才选拔提供有价值的参考资料[1]。关于人事档案信息查询系统，要通过进一步完善设计，让不同的档案使用者快速得到自己需要的数据信息，在明确查询字段的前提下，动态化的掌握医院工作人员基本信息的所有变动记录，接着在分组管理中设置多种查询方式以供选择，比如精确查询和模糊查询两种。

2）致力于创新医院人事档案服务模式。以往的档案管理工作更重视档案管理，而忽视档案资料的应用。这种管理理念极大的限制了档案信息的二次使用，因此，医院人事档案管理部门要调整转变传统服务模式，以充分发挥人事档案利用价值为目的创建主动服务模式。首先，人事档案管理人员要善于利用信息化服务平台，保证档案管理服务工作效率；其次，人事档案管理人员要主动提供查询、咨询档案信息的服务。比如向有档案信息使用需求的人，主动讲解人事档案有哪些分类以及哪种查询方法，在档案信息使用需求者遇到问题的时候要积极的帮助其解决问题[2]。最后，人事档案管理部门要强化信息维护意识，对于每一次人员调动都要从管理系统中调出档案资料并做好修改，确保人事档案信息的全面真实。总之，在致力于提升医院人事档案管理水平的过程中，档案管理部门应积极创新档案服务模式。

3）建立科学合理的档案管理规范制度。要想进一步提升医院人事档案管理工作质量，就需要立足于医院实际情况建立一套科学合理的档案管理规范制度，并要求工作人员在实践工作中将其贯彻落实。人事档案的日常管理工作要严格遵照国家关于人事档案要求和规定开展，保证原始档案的真实性和完整性，不可出现信息遗漏、虚假的问题[3]。人事档案管理人员要定期复核所有档案信息，如若发现有遗漏问题要立刻补充，与此同时要将档案资料覆盖范围进一步扩大，只要是能反映职工学历、工作经历、特长等各种资料都将其规整到人事档案中以备后期使用，医院在条件允许的情况下还可以使用扫描设备，以电子文档的形式存储人事档案信息，方便后期资料的保存、存储、查询和传递。

4）加强专业化人事档案管理队伍建设。建立专业化的档案管理人才队伍，提供队伍综合素质，树立良好服务意识。档案管理人员的专业能力与职业素养在很大程度上决定了档案管理工作质量，在医疗卫生体制改革深入的过程中，档案管理内容的内容随着新行业、新领域和新载体的出现越来越丰富，有必要加速档案管理工作人员素质建设。其一，要树立积极正确的工作意识，带着高度责任感开展工作，高质量的完成本职工作；其二，要树立终身学习的目标，通过进修、培训等机会不断充实自身专业知识，提升工作技能和方式；其三，要培养创新意识，时刻关注有关医院档案管理研究的最新变化和趋势，用与时俱进的态度在工作中做到推陈出新。总体来说，就是要打造一支复合型、创新型、主动型的专业管理队伍。

5）夯实医院人事档案工作的细节管理。医院人事档案管理工作是一项长期性的系统工作，要想提升工作质量和水平，就需要不断从细节处入手。首先，细化人事档案管理工作内容，为了避免管理人员面对繁杂的管理工作感到无从下手，可根据管理标准找出管理工作的重难点和薄弱点，然后有计划、有步骤循序渐进的开展工作；其次，细化人事档案管理工作流程，主要在于让管理人员明确自身工作的目标、内容和方法，降低出现工作疏漏的情况[4]；再次，强化医院人事档案管理工作的监督力度，提升管理制度的执行力，确保档案管理工作的优化效果；最后，将责任制严格落实到位，实现人事档案管理责任细节化、具体化，对档案管理人员日常工作提出重细节、重落实、重过程和重效果的要求，以此来提升人事档案管理人员的积极性和责任心。