馆员档案管理工作中存在问题及解决对策分析

傅淑嫦

（南宁市消防救援支队，广西 南宁 530028）

随着社会经济地快速发展，档案管理工作的重要性也更加凸显。不管是单位还是普通的企业在进行档案管理的过程中或多或少都会存在着一定的问题，加上各个地区的管理水平也存在着较大的差异，所以容易使档案管理工作出现一定的混乱，并且还会影响到档案管理的质量。因此，在开展档案管理工作的时候必须要重视存在的问题，还得结合问题采取针对性的解决对策，这样才能推动档案管理工作水平的提升。

1 馆员档案管理工作中存在问题

1.1 档案管理人员的综合素质不高

在开展档案管理工作的时候需要由接受过专业的训练或者是能力水平较高的人员才能担任。就目前的情况来看，很多单位中的档案管理人员的文化水平以及专业素质从整体来看并不是很高，和企业的发展需求之间存在着较大的差异。另外，从事档案管理工作的专业人才比较少，很多档案管理人员并没有接受过专业以及系统的培训，他们的综合素质水平较低，缺乏现代化的档案管理知识，所以很难有效地胜任档案管理工作，这对企业档案管理工作的顺利开展是非常不利的，对企业未来的发展也造成了较大的阻碍，必须要对这个问题进行重视。

1.2 缺乏有效的管理制度

在开展档案管理工作的时候，很多档案管理人员在对档案材料的收集、整理、以及归档等业务的时候并不是非常专业，档案管理的整体效率也不是很高。此外，有些档案管理人员并不是全职工作，他们还有别的工作要做，所以在进行档案管理的时候并不能把精力全部投入到工作当中，只是简单地将档案进行整理以及归档，所以很容易造成档案管理的效率低下，对企业的长远发展造成了较大的制约。这些都是由于缺乏有效的档案管理制度，失去了制度的约束，就会导致一些档案管理人员在工作的时候责任心不是很强，甚至会把所有的档案资料堆积在一起，没有及时地整理档案资料就会容易将档案资料丢失，加上有的人在借阅档案资料的时候没有进行登记，在借阅之后也没有按时归还，这在很大的程度上影响了档案的有效性以及真实 性[1]。因此，必须要及时地制定一个有效的档案管理制度，这样才能对档案管理人员形成一种有效的约束，让他们能够全身心地投入到工作当中，这样才可以不断地提升档案管理的效率。

1.3 档案管理的信息化水平不高

随着科学技术的不断发展，很多行业都充分地借助信息技术实现了快速的发展。很多企业单位在发展的时候也将档案管理进行相应的改革，并且互联网技术以及信息技术也在企业当中得到了普及，但是在进行档案管理工作的时候很多企业单位的档案管理人员并没有掌握专业的计算机技术，他们在利用计算机开展档案管理工作的时候并不是非常熟练，甚至还有人还是沿用传统的手工摘抄以及收集的方式进行档案管理，这样很难提升档案管理的效率，并且这种方式也很难将档案完整地保存下来[2]。与此同时，在信息化水平比较低下的情况下，假如需要调阅一些历史年份的档案信息，那么在进行档案资料调取的时候工作量也会非常庞大，在无形当中增加了档案管理的工作量。站在另一个角度考虑的话，实施信息化的档案管理可以提升档案保存的完整性，但是传统的纸质版档案很容易受到潮湿以及霉变等因素的影响，使得档案在保存一段时间后遭到破坏，只有将档案管理的信息化水平提升上来才可以更好地完成档案的管理。

2 解决对策

2.1 加强档案管理人员的综合素质

只有切实地提升档案管理人员的综合素质才能够将档案管理工作的水平提升上来。首先，需要注重挑选高质量的档案管理人员[3]。作为单位的领导必须要结合企业的实际情况，挑选一些热爱档案管理工作，并且思想政治素质较高，并且在工作的时候具有高度的责任心的人才，唯有这样的人员才能很好地胜任单位的档案管理工作，让档案管理工作可以更加高效以及顺利地完成。其次，需要确保档案管理人员队伍的稳定性，可以给工作表现比较优异的人才提供物质上的奖励，这样可以激发出他们的工作热情，并且愿意继续留在档案管理的职位上进行工作。最后，单位需要积极地引进一些高素质的档案管理人才，人才队伍的建设在很大的程度上直接影响着档案管理工作的效率，对单位的生产以及发展也具有重要的影响。只有在单位当中营造一种良好的发展氛围，才能够让档案管理人员在工作的时候更加积极，从而促进单位的健康发展。

2.2 建立以及完善档案管理制度

通过建立以及完善档案管理制度可以确保档案管理工作的有序开展。第一，建立的规章制度需要具备较高的合理性以及科学性，而且必须要符合单位的特点以及档案管理的实际，这样才能够让档案管理更好地适应企业的发展。第二，要确保管理制度具有一定的约束性。单位领导的形象以及决策在很大的程度上影响着制度的顺利执行，而员工是企业的一个主要构成群体，也是制度的执行者以及约束的对象，只有具备了相应的约束性才能让制度的作用发挥出来。第三，必须要确保制度的规章制度的部门，在执行档案管理制度的时候，必须要做到奖罚分明，这样才能够体现出档案管理制度的权威性，让档案管理人员可以在工作的时候更加认真，从而提升档案管理的工作效率，促进企业的稳定发展。

2.3 提升档案管理的信息化水平

目前正处于信息化时代，国外在开展档案管理工作的时候已经实现了信息化管理，为了提高档案管理的效率，必须要借助计算机进行档案管理工作，这样才能够将档案管理的信息化水平提升上来。第一，企业需要注重引进一批信息化水平较高的人才，要招聘一些具有专业化档案管理经验并且专业技能较强的人员，这样有利于提升档案管理的信息化水平[4]。第二，需要对现有的人员加强信息化的培训工作，让他们掌握更多的信息化技能以及专业的档案管理知识。第三，企业需要购置一批专业化的计算机设备，给档案信息管理提供坚实的物质基础。目前社会经济正在快速地发展，各种新技术也在层出不穷，这也给企业的档案管理提出了更高的要求，只有合理地运用先进的信息化技术才能够更快地提升档案管理工作的信息化水平，从而有效地实现高质量的档案管理。

3 结语

伴随社会整体不断快速发展，现代化信息时代将会迎来更加广阔的发展空间，这样对于档案管理工作而言就会产生更高的需求，因而加强档案管理工作问题的解决，去除传统管理单一的管理方法，同时通过相应的教育培训手段强化馆员素质提升，从而保障建设一批具有高素质高效率的档案管理队伍，实现档案管理现代化、数字化发展。以规范性的管理理念通过现代化的管理方法，整体提升我国档案管理工作中的全面发展，推动社会朝着更加快速的方向发展。