房地产企业档案管理存在的问题及对策分析

夏渺渺

（湖北人信房地产开发有限公司，湖北 武汉 430051）

房地产开发企业从事房地产开发和经营，既是房地产产品的生产者，又是房地产商品的经营者。房地产企业开发项目关联和涉及的部门和单位环节众多，因此在建设项目档案管理的过程中存在着诸多 问题。

1 房地产企业档案的主要内容

《企业档案工作规范》对企业档案的定义是：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。房地产企业经营房地产开发，主要包括日常经营管理文件及工程项目档案。

2 房地产企业档案管理的现状

1）档案管理不规范，档案利用价值受限。房地产开发项目关联的部门和单位众多，涉及的单位有政府机关、媒体、供应商、设计单位、施工单位、监理单位、众多的购房者等。工程项目资料管理过程中常出现以下问题：资料管理人员不稳定、业务不熟，工程资料管理未与工程建设同步；工程资料移交不及时；案卷整理质量不符合要求；资料管理失控，归档文件材料不齐，经常导致应归档的档案收集不完整。房地产企业管理中出现不少法律纠纷且涉及金额大。例如项目结算金额有争议，政府机关批复的对企业有利的重要文件未存档，企业和业主因产权问题发生矛盾等等，这样的例子在不少房地产公司都出现过，因档案保存不完整缺乏证据让企业蒙受很大的经济损失。在项目建设过程中，对涉及项目的报批报建文件、竣工验收文件、结算资料、合同类等档案材料的管理应格外重视，这些档案材料是项目经营管理活动的凭证，常用于解决企业遇到的经济纠纷问题。

2）企业管理层档案管理意识淡薄，未意识档案是无形资产。档案工作涉及公司的各个业务板块，仅靠档案管理人员是完成不好这项工作的。不少地产企业管理高层档案意识不强，多数管理者眼中只有效益，他们看不到有效的档案工作实为科学决策、规避风险、企业文化的基础，所以在档案工作资金投入、设施更进、人才建设方面很少关心，视档案工作可有可无。这种情形严重挫伤了企业档案管理人员的自信心，冲淡了他们的工作热情。部门和项目责任人的档案意识不强，管理部门和项目责任人往往轻视档案部门的归档要求，致使企业档案工作无法推进，大量重要的企业档案资源严重失控。

3）档案管理制度不健全。要实现规范管理必然涉及档案工作中的法规规章、标准的制定问题。作为房地产企业，除了应当遵循国家制定的企业档案工作的法规规章，还应该根据国家颁布的档案行业标准，结合企业自身的特点进行修改、补充，以贴近企业的实际情况来执行。每个房地产公司的架构有差异，档案管理人员在制度制订之前就应该深入到各个业务部门和项目做调研，罗列出档案归档范围，确保档案归档完整，符合行业标准。当今很多房地产企业未按照公司实际情况制定相应的档案管理制度，也没有有效的奖惩制度，难以对移交归档的档案质量问题、归档时间问题做出约束，也不能对档案工作效果进行有效的评价，导致工作效果好时不会受到奖励，工作出现错误时责任也难以落实到个人。

4）档案人才培养基础差，档案人员专业能力不够。目前我国房地产企业档案管理人才培养基础差、发展滞后。具体表现在：没有独立开设的房地产企业档案管理课程，高校还未介入其中；无论是国企还是民企，都遇到了档案管理的问题，但由于少有专门人才对其进行深入的规律探索，导致难以提供人才支持和务实可行的解决方案；缺乏了解房地产企业档案管理实践又能居于专业前沿的人才继续教育支持，档案行政管理部门的培训侧重于机关档案，很少涉及企业 档案。

有的房地产企业档案人员没有接触过档案专业学习，也没有经验积累和专业见识，有的还是身兼多职。对档案的价值，本企业档案核心资源是哪些，归档范围如何定义，档案工作如何发挥作用等无明确概念。作为房地产企业的档案管理人员不仅需要专业知识，还要深入了解基建项目的特点，需要组建一支档案管理专业化队伍，对各部门各业务板块兼职档案员、项目资料员进行专业知识培训。如缺乏以上专业能力和实践经验，是无法让企业档案工作及其意义根本得到有效展现的。

3 如何改善房地产企业档案管理的现状

1）激发企业管理高层对档案工作的重视。在对企业管理高层宣传时，档案部门必须要站在企业的高度，对企业档案资源要有全面、系统的了解，并从专业的角度提供理论上的证明和支持，为说服和宣传工作做好准备。在日常工作挖掘档案资源中所蕴含的价值，通过鲜活的真实案例引起企业高层的共鸣，激发对档案价值的思考。

2）加强房地产企业档案管理人才培养。档案行政管理部门深入了解房地产企业的现状，出台房地产企业档案管理指导细则，在档案专业培训中增加房地产档案的知识，让专业理论和实例相结合。房地产企业应健全人才培养制度，积极鼓励档案管理人员参与档案行政管理部门的培训和行业间关于档案工作相关的交流，使得档案管理人员能够掌握最新技术并将其运用到工作中，提升档案管理人员的工作能力。在招聘档案管理人员时提高标准，对人员进行有效的筛选；监督人员也需要一定的专业知识，以实现对档案管理人员工作的有效监督。档案管理人员应该提升自身的档案意识和专业技能，遵守职业道德。目前，一些档案行政管理部门和档案界专业人才开通了微信公众号，每天有档案专业知识在更新；不少档案局的官网也有档案知识专栏；不少档案管理人员通过微信、QQ群积极探讨工作中遇到的难题，分享自己的工作经验。只要肯钻研，肯花时间去吸收，专业能力肯定会有提升。

3）深入了解房地产行业特点，组建档案专业队伍。房地产企业工程项目多，档案数量大。基建档案具有综合性、成套性、动态性、权威性、专业性、地方性特点。基建项目档案主要分为工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工图、工程竣工验收文件、运维阶段文件。由于工程周期长，人员流动性大，一般情况下完成阶段验收就应该及时移交需要归档的文件。基建项目参与者众多，包括建设方、施工方、监理方、供货方。在项目建设初期就应该召开档案沟通会，提前提出档案归档的要求。

房地产企业应由集团档案部门牵头，联合各部门兼职档案员、项目资料员共同组建一支档案专业队伍，定期组织档案知识培训，在日常档案工作中加强指导。档案来源于文件、文件形成于各个业务环节，只有抓着源头才能有效的保证档案的完整性，才能让档案充分发挥应有的价值。

4 结语

房地产行业是我国一项重要的经济支柱，档案管理工作实质上是对企业重要凭证信息和知识资源的控制和管理，是一个企业核心信息和知识资本的管理行为，不仅是房地产企业维护经济利益的有利证据，在城市建设规划也起着一些决策参考作用，推动我国基础建设工作的开展，它的价值理应被企业高层和员工看见。档案管理人员要有高度的责任心和自觉的安全意识，在实践中不断探索研究，寻找适合的档案管理办法。