机关档案管理的规范化建设措施

赵卫宇

（保德县应急管理局，山西 忻州 036600）

机关档案的管理工作十分重要，但是还存在着一定的缺陷，比如管理方式不够规范、缺乏一定的安全意识和安全办法、信息化建设还不全面等相关问题，对机关档案的管理工作效率以及安全性造成了一定的影响。那么应该如何才能够更好地促进机关档案的信息化建设工作呢？下面让我们共同来进行分析和探究。

1 机关档案管理的规范化建设的重要性

机关档案指的是机关但谁在进行相关工作的过程中而保存的一种文件形式，其中涉及多种技术能力与活动信息，能够为日后的相关工作提供一定的经验借鉴，具有一定的应用价值，从而能够为我国的国家发展、社会治安、外交事业等工作做出非常多的贡献。因此，机关档案管理的规范化十分重要，通过国防管理能够更好地对档案内容进行留存，从而能够在需要机关档案时可以迅速找出，从而进行相关工作的开展，有利于提高工作的高效性。与此同时，通过机关档案管理规范化建设还能够提高管理效率，使得全体档案管理人员都能够按照统一的标准进行机关档案的管理工作，这样能够更好地形成标准管理，有效进行机关档案的积累的保存。除此之外，通过规范化的机关档案管理还能够有效促进相关工作的正常运转，有利于对机关单位日常繁杂的工务进行处理[1]。

2 机关档案管理的规范化建设策略

2.1 制作规范化机关公文

为了更好地进行机关档案的规范化管理建设，首先应该在进行机关工作制作时进行规范，这样才能够更好地促进相关工作的进行。工作人员应该保持档案遗失，需要在日常的工作中国进行相关公文的留存，这样才能够更好地对机关单位的相关工作进行记录和保存。在进行公文记录时，需要制定明确的规范，这样才能够让不同的工作人员进行相关工作时能够统一记录，有助于实现规范化管理。除此之外，还应该根据相关的《档案法实施办法》等相关规定进行机关档案管理工作的实施，从而可以在一定程度上促进档案记录规范。还应该进行相关工作的监督和考核，有利于提高工作人员的责任心和办事认真程度，有助于促进机关档案管理工作质量的提升。在进行机关档案的记录时，其公文纸张应该采用统一的标准纸张进行记录工作，这样才能够更好地进行归类整理。还应该在相关手续的签订办理中进行一定的审查工作，包括公文标题、落款、单位名称等是否正确。同时还应该保证公文字迹清晰，具有规范化的格式处理，从而能够进行机关公文记录的规范化。

2.2 实行信息化档案管理

随着信息技术不断提高，其在机关档案管理工作具有十分重要的应用优势。通过信息化档案管理可以在很大程度上提高管理人员的工作效率，可以使用计算机软件进行相关文字、图片、表格等相关机关档案的记录和保存，不但可以提高机关档案存储的安全性，还可以快速进行相关档案的查找工作，十分快捷方便。与此同时，通过信息化管理工作还能够更好地进行机关档案信息的传输，实现档案共享，在一定程度上可以提高机关档案管理的工作效率。其与纸质机关档案管理具有非常的优势，其不受环境和空间大小的影响，能够实现云端存储，不占用电脑内存，十分方便[2]。

2.3 建立规范化管理制度

为了实现机关档案规范化管理工作，需要建立一定的制度，这样才能够更好地促进相关工作的有序进行。首先，应该对机关档案管理部门的相关人员进行责任的划分，这样才能够更好地发挥每个人的作用。其次，还应该明确部门负责人的工作任务，对机关档案进行收集、整理、保存等工作的监督，从而能够将具体的工作落实到每一个工作人员身上。再者，还应该对机关档案管理工作进行相关程序的规范，比如在进行机关档案管理中，需要对各个文件进行归档分类处理，可以按照文件名称、活动时间、活动主题等多种形式进行分类，从而进行归档处理，这样在进行相关文件提取时可以提高工作效率。对于一些机关文件需要进行命名处理，命名需要简洁，同时又能够直观反映出文件内容，有利于后期的查找工作，可以通过关键词搜索来进行相关档案的提取。最后，还应该进行审核部门的建立，对于工作人员的工作需要进行一定的监督和审核，从而可以防止人为失误造成不必要的损失。

2.4 提高信息化安全水平

虽然机关档案的信息化管理在一定程度上可以保证相关文件的安全，但是网络仍然具有一定的漏洞，比如黑客攻击、计算机病毒等侵入，不但会造成整个机关档案的信息缺失，还有可能会造成文件泄密，不利于机关单位的保密工作发展。因此，需要不断提高信息化安全水平的建设，引入计算机科技人才，能够做好相关的安全防护工作，在计算机出现安全问题时，还可以进行快速解决，防止信息泄露。除此之外，还应该建立严密的工作制度，对于机关档案的管理工作应该采取实名制登录，这样能够在进行相关档案信息泄露时找到相关责任人，有利于促进安全管理工作的有效实施[3]。

3 结束语

综上所述，机关档案管理是机关的相关工作之一，对整个机关单位的发展具有非常重要的作用。因此，需要不断注重对机关档案工作的规范化管理，在一定程度上可以促进其工作效率的提高，同时又能够更好地实现机关档案的安全问题，促进信息化发展，具有非常好的作用。除此之外，还应该建立一定的规范化管理制度，这样才能够更好地促进管理质量的提升。