关于加强新形势下档案管理工作的思考

2021-04-14殷波恩

卷宗 2021年9期

殷波恩

（东莞市卫生计生能力建设和继续教育中心，广东东莞 523000）

档案管理的本质是有效组织档案，整合相关信息，提供相关服务，这是单位正常工作的重要部分。就档案管理对象本身而言，其中包含的文件内容丰富，属于价值较高的文件。因此，提高新时期档案工作的质量是非常重要的。传统的档案管理模式越来越不适合社会发展的基本需要和要求，档案管理正以不可阻挡的趋势向着信息化和智能化发展，为人民和社会服务作为档案管理的最终目标足以证明其重要性。所以需要充分整合和利用档案资源，改善工作中现有的问题，促进档案工作的开展与创新。

1 档案管理在新形势下的突出问题

1）管理过程不完整。档案管理不完整是各单位档案管理中最突出的问题之一，这是广泛存在的。主要原因是，档案管理员对档案的管理不够重视，他们的工作态度存在问题，导致资料收集工作出现延误。更糟糕的是，档案本身的管理非常困难。有些档案很费时，管理过程非常困难。档案工作人员往往很容易畏难，从而降低了档案管理的效率，并导致档案本身的损坏。

2）缺乏档案管理知识。受到过往落后思想的影响，在大部分人的眼中，档案管理工作是非常简单的，他们觉得档案管理就是收集信息、组织、总结档案信息，然后归档，技术内容不高。因此，档案管理员的要求不高，许多单位将档案管理视为转移老年人、弱势群体、疾病和残疾人的职位。这种错误的理解严重影响了档案管理员的配置。因此，对管理人员的质量要求要更高，必须加强档案管理人员的质量。

3）信息水平不高。信息技术的迅速发展大力支持了档案管理发展。如果想提高档案管理的水平和质量，必须遵循互联网的发展趋势。由于目前档案管理部门工作人员的信息化程度不高，所以单位档案工作效率普遍不高，这也受到很多因素的影响。传统的档案管理主要采用纸质格式，档案管理本身涉及各种文档排序，无疑会增加办公室人员的工作负荷。信息化的档案管理会大大降低工作的资源成本，节省办公空间，有效地扩展档案管理的工作内容。传统的档案管理往往涉及许多方面，其工作流程也非常麻烦，因此对阅读和检索文档的人来说会产生许多工作上的问题。

2 如何在新形势下对档案管理进行完善

1）更新档案管理的理念。在单位的实际发展中，档案是其发展非常重要的基础。目前，许多新技术已应用于档案管理，为档案管理提供了相当大的发展机会。但是，目前的档案管理还存在许多缺陷。面对这些问题，最重要的是创新档案管理的理念。目前，许多单位的管理者很少注意档案管理。另外，他们也没有发现档案管理的实用价值。档案管理是一项需要精力和时间的工作。要实现档案管理的进步和改进，最重要的是管理者更新理念，重视档案管理。利益相关者还需要从新的角度看待档案管理，认识档案管理的实际重要性，加强对档案管理的一些新想法和新技术的研究。

2）档案管理工作渗透到信息技术中。互联网技术的不断变化，给档案的管理带来了挑战，也增加了管理档案的要求。要想有效地将互联网技术应用到档案管理上，现在就必须考虑这个问题。要使档案管理信息化，就必须要求工作人员具备扎实的操作技巧，同时也需要对管理档案的新工作方法有新颖的见解。作为档案管理员，有必要在新形势下加强信息技术的应用，以便使信息技术的价值能够有效地用于档案管理。在档案管理过程中，其工作的形式和内容并非独立的，需要与其他部门协调，工作中的问题需要及时解决。

3）提高业务技能。业务技能的提高是为了确保档案管理员可以有效管理档案，所以单位必须要重视对档案管理员业务技能的相关培训，这关系到档案管理员能不能顺利开展工作。而对档案管理人员的职业培训，这里认为可以从以下方面开始：首先，在观念上，各单位便需要进行彻底的更新，需要在准入门槛方面设定一定的难度，并要求他们能妥善处理工作，使招聘的档案管理员能够满足单位档案管理的要求。其次，在成功聘请之后需要让员工进行继续教育。在科学技术的飞速发展中，档案管理工作方法发生了很大的变化。必须对员工进行适当的培训，以便有效实施最新的档案管理方法。

4）档案工作中的创新思维。档案管理的目的实际上是让档案得到更适当地应用，合理有效地使用档案是经济社会发展的良好基础，加强档案的发展和利用已成为全社会重要的信息来源。因此，必须在严格遵守国家政策的基础上，努力收集、保存、维护和保存档案，改进档案管理系统。首先，加强编研过程。档案的发展需要根据对社会需要的了解，通过分析和调查档案来整理和合并大量存档的资料，并将这些资料汇编成各种各样的档案参考资料，从而使档案资源更加准确和方便。因此，要提高检索档案的效率，就必须开发基于实践需要的搜索工具。第二，提供的服务必须是有效的。档案管理员需要发展服务理念，消除消极服务的传统理念，充分利用信息技术的最新优势，主动向用户提供远程服务和分享档案资源。

5）加强服务理念。结合上文所提到的有效服务理念，当前档案管理的特点，我们可以看到，服务是档案管理的基本要素。而且目前在新形势下，档案管理的工作越来越多也越来越重要，它与单位的发展和正常运行息息相关。为了满足单位发展需要，档案管理员必须更加重视提高对服务的认识和定位，提高对工作的认识，加强档案管理，满足人们对文化建设的需要。此外，为了提高档案管理的效率，管理者必须积极为人民服务，积极建立地方社会档案资源覆盖系统，恢复原有档案，方便人民的需求。事实上许多项目涉及档案管理。为了提高服务效率，可以重新整理和分类档案的信息，并从大量信息中挑选最宝贵的信息。

6）档案安全系统的构建。必须持续改善档案的安全情况，有效改善档案管理的设施，协助档案室内的消防、温度管理、害虫驱除和监督。建立专门的访问控制系统，有效保护档案信息。同时，需要从人和物的角度改善安全架构系统和紧急安全系统，定期进行档案信息安全的自我检查和紧急培训。要充分发挥地方档案管理部门在档案保护中的作用，积极开展监督工作，作为档案管理部门，必须随时执行档案安全管理相关活动，以帮助员工了解档案数据和信息在新形势下面临的安全威胁。档案管理部门必须采取有效措施持续改进相关标准，维护电子档案的长期安全。例如，使用高级数据备份系统，建立防火墙以防止黑客攻击。为了有效保护档案信息，避免因不正当的空间布局而导致的信息泄露，必须将档案室、档案阅览室和办公区域分离。