档案室文化概念与功能解析

2021-04-14刘宴博

卷宗 2021年21期

刘宴博

（莱阳市政务服务中心，山东莱阳 265200）

档案室文化，简而言之，主要指以档案室为主体的自身文化和与之直接相关的弱组织文化。文化这个概念比较宽泛，具体到档案室，我们可以将文化的涵义具体化到某些实体上或某些与档案室相关的档案业务事项里，这样的文化属于实实在在的物态文化形式，是档案室文化中的显性文化部分。物态的文化形态由物化的知识力量构成，是人的物质生产活动及其产品的总和，是可感知的、具有物质实体的文化事物。此外，作为档案室文化的重要组成部分，档案室的制度文化、行为人的行为文化以及心态文化等隐性与半隐形文化也需得到关注。

1 档案室文化的概念结构

1.1 档案室文化的物态文化形式

1）档案室文化的物态文化形式结构。将档案室文化的物态文化形式进行简单的分类，可以分为诸多形式。宏观上可以分为档案室档案整理流程文化、档案室库房文化、档案室办公场所文化等，具体可以分为档案本身的档案实体（档案案卷实体、案卷目录等检索工具等）与内容文化、档案室档案整理工具（计算机、扫描仪、打印机、装订机、印章等）文化、档案室保管工具（档案盒、档案柜、档案架等）文化、档案保护技术工具（樟脑丸、灭虫剂、空调、湿度调节器、温度调节器等）文化、档案室正常秩序（清洁工具、灯具等设施）维护文化等。这些物态的档案室文化构成了档案室文化的物质载体和文化氛围构建的来源和基础。即便是小小的档案整理工具或者很不起眼的保护技术工具，其中也都以文化的背景“自居”，因为它们都处于一个文化场所并且都被运用于一系列文化性质的活动中。

2）物态档案室文化整体性与系统性特点阐释。整体性的档案室文化在物态文化部分构成了一个相互交织、影响和制约的系统。系统论在于发挥整体系统的功能，档案室就是在这些物态文化载体系统的基础上构建出属于本单位本部门的档案室文化氛围。档案室整体物态文化系统以档案实体文化为核心，以档案整理工具文化、档案保管工具文化等其他形式为组成部分，相互作用共同构建档案室文化物态系统。

从档案实体的构成看，文化现象充斥着整个室藏档案。无论从室藏档案的种类和内容、载体形式和利用结构来看，档案的文化价值都在发挥档案现行价值为本单位服务的同时悄然生成，文化现象的渐进性和抽象性使然。档案室的室藏档案资源不仅对本单位业务活动和科研工作有现实查考价值，而且其中不乏很多具有长久保存价值的部分，属于国家的档案财富，历史文化价值凸显其间。档案的功能是传递社会文明，档案是传递信息，是政治、经济、科技、文化等社会实践活动的传递工具。档案的文化传承性同档案材料与生俱来，档案保存时间越久远其文化内涵及功能就越强。因而值得指出的是，档案信息资源开发在档案室阶段需要进一步拓展和创新，为档案馆开发档案信息资源提供强有力的基础支持和保证，文化价值的发挥也才会得到进一步提升。同时，档案室作为档案初步整理和现行价值发挥的场所，其中的档案整理工具、保管工具及保护技术工具等物态文化形式保障着档案室工作的正常开展和业务活动的顺利进行，属于辅助基础性的物态文化形式。几个要素的共同发生作用也就构成了档案室文化物态系统的基础。

1.2 档案室文化中的制度文化

档案室文化中离不开制度文化内容。档案室开展工作需要制度的保障和支持，制度建设是档案室文化建设的重要组成部分。做好档案室的制度建设需要注意以下几项：一是文书处理与档案室有效对接的制度建设；二是档案室本身的工作职责和档案保管利用规范要求的制定；三是档案室与档案馆之间的业务往来和档案移交等规范要求的制定。档案室的制度文化，它首先是档案室文化的构成要素，同时又与档案室文化的其他方面都发生关联。档案实体文化、档案装具文化、档案技术文化、收集整理利用的流程文化以及档案人员行为的形成、规范和完善都依靠制度文化支撑。可以说，档案室的制度文化是档案室文化的基础和核心。

1.3 档案室文化的行为人文化

档案室文化中的行为人主要涉及档案室工作领导人员、业务人员、本单位和外单位档案利用人员、文书部门人员、档案馆业务指导人员和档案接收征集人员。他们是与档案室工作相关联的群体。

行为人文化指行为人所贡献的对社会发展有价值的、促进人类文化和社会经验丰富的创造性行动。档案工作者的行为其实就是在借助档案这一文化媒介进行着文化的创造性活动和实践经验的丰富，为传播社会经验和传播信息与知识做着具体的操作活动。比如说，档案室的档案实体整理需要档案工作者在业务框架下演示着档案的形成、还原社会实践活动的真实面目，以文化的形式再现活动的场面。档案室大事记的编写、全宗介绍的编制、相关编研产品的撰写和编研，都饱含浓郁的文化气息。另一方面，档案的利用者是在分享档案工作者的文化成果，在利用档案信息资源的过程中实现了档案整理成果价值的体现（体现在），信息分享和传播主导着档案文化价值的实现。

档案意识和档案工作心态是档案室行为人文化的隐性文化形式，精神领域的文化状态能够从档案行为人的档案意识、档案工作作风、档案工作或者利用心态来体现。社会存在决定社会意识，档案室行为人在实践活动中所沉淀的心态和档案意识、职业理想和工作态度与工作的成就感等为档案室文化增添了许多活的东西。比如说工作文化就是存在于档案整理和管理活动的档案行为人文化现象；档案室人员的协作文化，即是与领导之间的资政智囊参考资政文化，与其他利用者之间的档案服务文化、与文书人员的协作和其他相关人员的协作关系等；档案室人员的心理特征文化主要包括档案室人员的职业素养和文化、工作态度和积极性、评优、档案管理现代化以及数字化背景下档案人员的新的心理特点等。

2 档案室文化的功能

2.1 整合功能

档案室文化的整合功能是由档案实体和档案信息决定的，它们是档案室整合功能的原动力。首先，档案室既然作为一个立档单位的信息客栈，连接着过往和未来，把单位的活动以及单位的组织文化都凝聚于档案室的信息场，它整合了立档单位形成和发展全过程的文化要素，为立档单位的文化传承以及信息资源的凭证等价值发挥着不可替代的作用。其次，档案室的业务与机关内的各个部门都发生关系，指导文件整理和归档涉及机关内的各个部门，档案利用也几乎涉及机关内的每一个人，每一个档案文化的行为人在与档案室发生关系的同时，以档案室的业务为纽带，也客观上汇集和整合了机关内部的文化要素，并使之得以传承，成为机关（企业）文化的有机构成。

2.2 导向与传续功能

文化的导向功能是指文化可以为人们的行动提供方向和可供选择的方式。档案室通过档案，可以有效提供给当前活动者过往的处理痕迹，以原生的记录性信息有效指导当前工作的开展。一般而言，周期性、重复性的管理行为实施之前，智慧的管理者总会借鉴以往与之相关的档案信息，使自己的管理行为不失偏颇。如此，档案可以起到约束、规范活动行为人的作用。这种现象属于档案信息的文化导向。

档案室的传续功能表现在机关工作和档案行为人两个层面。从机关层面上，档案室是机关企业的文化中心，档案信息是机关企业的历史记忆。未来源于历史，历史与未来是社会发展的一个连续过程，社会如此，机关企业也不例外。一般而言，历史与未来连续过程的链接首先是文字记录，其次是口述相传。档案室的档案是文字记录中最原始最真实的机关行为的汇总，档案利用就是档案室文化传续功能的最直接的（直接地）体现。从世代沿袭的角度看，如果文化能向新的世代流传并实现认同，文化就有了传续功能。档案是文化传承的重要形式和载体，档案室便是这种文化传承载体产生的第一个集中和整合场所。

2.3 维持秩序的功能

文化是人们以往共同生活经验的积累，是人们通过比较和选择认为合理并被普遍接受的东西。某种文化的形成和确立，就意味着某种价值观和行为规范的被认可和被遵从，这也意味着某种秩序的形成。而且只要这种文化在起作用，那么由这种文化所确立的社会秩序就会被维持下去，这就是文化维持社会秩序的功能。档案室将立档单位的文件和资料加以汇总，并可以通过对档案信息的编辑和研究，生产出资源整合基础上的编研成果。这些编纂成果以客观的内容和多样的形式将组织单位的性质、文化特质以文字编研的形式固化了下来。这种机关和企业的价值观和集体的行为规范等可以受到这些文化产品的指导或者是沉淀。

2.4 完善技术防护，创建保障环境

在大数据的背景下，信息安全工作是一个系统工程，数字档案室需要对安全防护进行全方位的考虑，通过技术防护，实现全面的管理。具体可以从以下几个方面入手：首先，可以在系统服务器中构建安全网关，在开始访问服务器之间进行安全方面的检查，防止一些非安全的终端，对服务器进行访问，窃取其中的数据信息。同时，对于一些进入到档案系统中的系统用户来说，可以通过建立过滤名单的形式，防止用户非法对档案内容进行窃取。其次，数据真实性是信息被存储和利用的一个前提，想要保证数据不被恶意篡改，就需要对数据信息进行加密。当前在国际上比较流行的加密形式是对称秘钥、非对称秘钥结合的加密技术，能够满足多种不同的使用需求，大大提升了数据的保密效果。最后，信息在传输过程中的安全性，也是保障数据安全的一个重要环节，确保传输安全也可以采用加密的形式，只是在这个过程中，加密的对象不再是数据自身，而是端口，通过指定对象，防止其他人从过程中窃取数据信息。此外，备份和恢复是保证信息永久保存的一种手段，当前比较常见的云存储等功能，能够实现高效、低成本的存储，便于更好的应用档案信息。因此，可以通过将档案中的关键信息进行备份，实现本地和远程的数据保护，提升数据恢复能力和数据安全性。