医院办公室文书档案管理的现状与体会

孙 靖

（辽宁省义县人民医院，辽宁 锦州 121100）

对于医院的档案管理工作来说，如何使办公室文书档案的管理更加科学、有效是保证档案资料具有较高的质量和较强的完整性的重要影响因素，并且能够有利于更加有效地利用文书档案。因此，在医院的发展过程之中，办公室文书档案的管理是否完整并且规范显得尤为重要。

1 医院办公室文书档案的相关概述

医院办公室文书档案是由各种类的一些相关文件所组成的，通常来说，这类文书档案可以是一些报告性质的文件、请示批复性质的文件以及一些会议记录方面的资料。通过查找相关的办公室文书可以在职工出现相关方面的问题时为职工和院方提供一个明确和有效的参考。文书档案的参阅有利于更快地使医院的职工了解一系列的相关情况，有利于医院在遇到相关问题时根据过去的工作总结制定出一个比较完善的计划。有利于减少工作中出现的许多不必要的问题。由此可见，办公室文书档案具有十分重要的作用。

2 医院办公室文书档案管理信息化的优势

相比于传统的医院办公室文书档案管理方法，信息化管理具有许多明显的优势。首先，档案管理的信息化大大提高了部门职工借阅文档的效率，在准备查阅某项资料时，职工可以直接通过网络进行查询，减少了查询档案所需的时间，还可以实现多名职工同时查阅同一份资料，有效提高了资料的利用效率。其次，信息化管理加快了职工查阅文档的速度，对于那些只要简单了解即可的资料，可以在网上直接查询，而不再需要到相关部门亲自寻找。再次，信息化管理下相关人员在查阅时只能选择自己权限范围之内的资料，这就使得文书档案具有更高的保密性。最后，信息化管理方式下，档案管理人员的工作量将会大大减少，从而有利于文书档案管理效率的进一步提升。

3 医院办公室文书档案管理的现状

1）兼职人员管理。医院办公室的文书档案目前由办公室的兼职档案员负责，兼职档案员一般只接受过档案管理的基础知识培训，对真正的档案管理一知半解，缺乏实践经验。随着档案的发展与进步，兼职档案员所掌握的知识也与现实脱节，对于一些新的文书档案管理的规范不了解、不掌握。加上办公室日常的会务和事务工作，往往占据了兼职档案员的所有时间，对于文书档案的日常管理容易忽视，年底档案移交也是突击完成，不能系统地进行档案整理，影响了档案的整理质量。

2）文书档案收集不完整。医院拥有本部、友谊、广仁三个院区，每个院区都有独立的办公室，但在文书档案管理上，本部院区的文书档案相对集中，友谊院区和广仁院区的文书档案相对零散，年底归档时三个院区的档案也没有进行分类、整合，存在部分档案缺失。每年年底兼职档案员会将所有的文件进行分类归档，但在收文档案归档中存在一个突出的问题——所有移交的收文只有文件和领导、责任部门负责人签批意见，没有后续执行文件的记录和痕迹。如江苏省先进工作者申报文件，办公室移交的只有文件，没有与申报相关的申报表、个人事迹、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文书档案归档的要求和规范。办公室文书档案查阅的频率较高，尤其是纸质的合作协议、目标责任书、会议记录等，为了方便，在归档移交时可能因为档案员的主观原因而延误档案上交时间，导致档案不完整。

4 医院办公室文书档案管理的体会

1）建立和完善文书档案管理制度。制度化地管理是新时期医院文书档案工作必要的手段，也是最有效的举措之一。只有制定了文书档案管理制度，才能规范文书档案签发、送呈、审批、办理、归档、立卷、检索的流程，才能对医院的文书进行统一、规范、有效地管理。医院要不断建立和完善《档案实体分类实施细则》《档案保管制度》《档案调阅制度》《档案安全和消防制度》《档案库房管理制度》等制度规范，约束和加强文书档案管理。

2）不断提高文书管理的意识。目前医院“重临床，轻管理”的意识还一定程度存在，对于文书档案的管理的重要性和必要性认识不清，很多重要文书档案缺失和遗漏。做好文书档案管理必须要加强重视程度，确保档案人力资源、场地、设备等配备齐全。要给予充足的时间进行档案整理，确保档案质量。科室要有相对固定人员具体负责档案工作，将档案工作与日常工作相结合，与医院重点工作相结合，与医院的等级创建相结合，与医院高质量发展相结合，提高认识，加强管理，并将文书档案管理的及时性、完整性和规范性纳入院科两级目标责任制考核，落实管理责任。

3）在信息化建设的初期保证医院档案的安全。针对在医院办公室文书档案建设初期的安全难以保证问题，必须要加强档案管理人员的网络安全意识，并且要对其进行必要的网络安全教育。除此之外，还要利用网络技术构建一个档案文书管理的专用平台，并且还要构建严密的防火墙，一个网络安保系统可以更好地保证档案资料在被调取和利用的过程中处于安全的状态，从而避免受到黑客侵袭。除了构建安保系统，在进行档案资料的各项信息化建设的同时，还要对档案进行更加规范的管理和访问，对存储系统的建设一定要科学，对文书档案的查询机制一定要完善。通过将以上各种确保建设初期文书档案安全的手段充分地结合起来，可以保证文书档案的安全性。

4）加强档案知识专业培训。文书档案管理具有专业性和系统性，兼职人员短期内很难掌握文书档案管理的所有规定和要求，实际操作中势必会影响档案的质量。但医院存在人力资源紧缺的现实状况，很难设置专职档案员，面对这种情况，医院要在各科设定相对固定的兼职档案员，定期系统地组织兼职档案员进行档案知识业务培训，每年规定一定的学习任务和考核要求，修完学时，顺利通过考核，取得兼职档案员资格证书的才可参与档案的管理。还要利用内网、微信、院务公开栏等对全院职工做好《档案法》《档案条例》《档案管理办法》等法规性、政策性文件培训宣传工作，增强全院职工的档案意识及文书档案相关业务知识。

5）加强多部门协作。医院办公室的文书很大一部分是上级来文，需要下发到各科室执行和落实，但在归档过程中由于各部门是分别归档，所有文件由办公室负责归档，其他执行过程中产生的文书档案由各部门自己负责归档，这就暴露了一个问题，文件和具体执行分类放置，需要档案室再进行分类归档，增加了一定的难度。所以在归档过程中需要加强多部门的协作，加强科间衔接和沟通，确保文书归档时由该文件所产生的所有文书档案均归档合并，实现闭环管理。

5 结语

综上，办公室文书档案管理作为机关、企事业单位行政管理的真实历史记录，也是行政办公必不可少的重要要素之一，对协助机关、企事业单位领导处理事务性工作提供信息参考等发挥着极其重要作用。办公室文书档案管理水平直接体现了行政管理效率和水平，要结合新时代档案管理的实际需要和特点，不断加强办公室文书档案规范化管理，夯实文书档案管理基础，坚持“以我为主”立卷归档原则，不断提升案卷质量，加强办公室文书档案立卷归档指导，不断提升文书档案规范化管理水平，对发挥文书档案利用价值具有积极的现实 意义。