实物档案的开发与利用

杨 会

（国家海洋局南海信息中心，广东 广州 510300）

虽然过往人们对实物到底算不算档案这个问题存在很多争议，但是通过档案管理工作的理论研究与实践探索，实物档案的保存利用价值得到了印证，实物档案这个概念也逐渐被大众认同。实物档案不仅蕴藏着深刻的人文印记，也能直观地折射出一个单位的发展历史和演变过程，具有知识性、原始性、直观性等特征，可以原生态地反映出各种社会变革。因此，我们应深刻认识实物档案的保存价值，重视实物档案的开发和利用，完善我国的档案管理体系。

一直以来，人们对实物档案的管理只是将收集的实物档案存放在档案馆，对其作简单的标识。对于实物档案存在意义、如何开发和利用，如何发挥其应用的价值等方面并未作深入地思考和研究，导致大部分的实物档案从未有“闪光”的时刻。因此，对实物档案的开发和利用是我们档案工作者面临的新的挑战。笔者所在的单位经过几年的摸索和探讨，对部分实物进行了开发和利用，取得了立竿见影的效果。本文结合工作实际，对实物档案的开发与利用提出行之有效的策略分析。

1 深化思想认知，加强实物档案资源的开发和归档

坚实、透彻的思想认知是保障实物档案开发与利用工作顺利开展的前提条件，也是影响实物档案开发利用效果的主要因素。从目前的档案管理工作来看，很多单位的领导层和管理人员都忽略了对实物档案进行有针对性地开发和利用，在档案整理过程中更倾向于收集文字、录像形式的档案，不仅降低了档案资料的完整性，也拖慢了实物档案的开发与利用进度。面对这种不良局面，各单位的领导层应深化实物档案开发与利用的思想认知，重视实物档案资源的保护和开发，建立健全的实物档案管理工作制度，一方面可以让档案管理人员在对实物档案归档过程中有据可依，另一方面也能提高实物档案的开发和利用效率。除此之外，各单位管理层还应该积极组织管理人员参与专业培训，在原有课程的基础上增设与实物档案管理相关的课程，让档案人员认识到开发和利用实物档案的重要性和必要性，逐步建立良好的实物档案归档意识，不仅可以提高实物档案管理工作质量，也能为有效的实物档案开发利用创造先决条件[1]。

2 重视实物档案编研说明，实现精细化的实物档案开发与利用

编研档案说明是实物档案开发和利用工作的重要组成部分，也直接影响到实物档案的开发利用成效。对于实物档案来说，档案说明就相当于它的名片，想要实物档案被更多人认识，就必须在档案说明上下功夫。然而从目前的实物档案管理工作来看，很多档案管理人员都没有做到这一点，他们通常对实物档案草草描述，说明资料的内容不够详细，既无法体现实物档案的保存价值，也降低了实物档案的开发利用效率。针对这一弊端，管理人员必须转变自身的管理理念，对实物档案说明进行更细致的编研，通过详细、生动地描述，将实物档案的文化价值和历史价值清晰完整地呈现给外界，不但可以吸引大众对实物档案的了解兴趣，也能发挥实物档案对社会文化、民众思想行为的积极影响，从而实现精细化的实物档案开发与利用[2]。

3 丰富档案展览形式，拓宽实物档案的利用平台

纵观我国实物档案的开发与利用现状，实物档案对展览的作用并未得到充分地发挥。究其原因，主要是实物档案的利用平台太狭窄。虽然目前我国很多单位对实物档案的开发有了一定的认识，也积极采取了相关的利用开发措施，但是由于实物档案的展览形式过于单一，难以为实物档案打造广阔的利用平台，导致很多优质的实物档案只能尘封在档案馆里，无法被大众熟知，也无法发挥其应有的社会文化影响力。针对这些疑难问题，我们建议各单位从丰富实物档案的展览形式为基础，一方面可以让更多人认识实物档案，领会其背后的文化历史内涵，另一方面也能拓宽实物档案的利用平台，让实物档案的开发工作变得更有意义，提高档案管理人员的积极性和主动性，让实物档案发挥其最大的价值。在具体的策略实施方面：第一，国家机关和企事业单位可以定期举办档案展览，把实物档案和其他形式的档案一并推介给大众，同时配备专业的解说人员为浏览者答疑解惑，不仅可以深化大众对实物档案的认知，也能发挥实物档案的文化价值，促进国家和社会的文化产业发展。第二，各单位可以在当地的旅游景点，或者文化中心开辟一方专门用于实物档案展览的场地，很多游客都迫切地想要了解本地的历史文化，这与实物档案的展览目的不谋而合，采用这个方法，不仅可以满足游客的心理需求，也能发挥实物档案对于地方历史文化的宣传作用，进而扩大实物档案的社会影响力、提升实物档案的开发利用率。第三，各单位可以根据本单位的工作宣传需要，在单位内部的接待厅设置实物档案展览角，将单位的各项工作成果以照片、奖章、奖杯、证书等形式陈列在展览角中，同时附带详细的档案说明，既能体现出各项工作活动和成就，也能反映出单位的辉煌历史，从而达到良好的档案工作宣传效果，实现实物档案的合理利用。

4 推进信息化建设，为实物档案打造网上利用平台

随着社会的发展和时代的进步，信息技术被广泛应用于各个领域，信息技术具有高速、高效、直观、便捷的功能优势，实物档案的开发和利用工作也可以利用网络平台的优势来实现实物档案的保存价值。但是从目前的实物档案管理工作来看，大部分单位的档案信息化建设还未取得突破性进展，从一定程度上阻滞了实物档案的开发利用工作。基于此，在实物档案的开发利用过程中，我们倡导各单位和档案馆大力推进信息化建设，一方面可以提高实物档案的开发和管理效率，另一方面也能为实物档案打造网上利用平台，使实物档案的开发和利用能够与时俱进，进而为社会大众认识实物档案创造更便捷的条件。比如，各单位和档案馆可以建设实物档案网络管理与展览平台，将实物档案以照片、视频等形式传输到平台上供大众阅览，详细编研实物档案的说明和背景资料，同时表明实物档案的实体展览馆所在地，这样群众在网络阅览之后如果对实物档案产生浓厚兴趣，就可以自主到实体展览馆进行更深入的实物了解。除此之外，实物档案网络管理平台还可以促进信息的交流和传递，群众可以通过平台的信息反馈区为单位或档案馆提供有价值的实物档案线索，这样不但可以确保实物档案资源得到保护和开发，也能实现实物档案开发与利用工作的长效开展[3]。

5 与文化企业合作，全面提高实物档案的开发利用率

实物档案是传递人类社会活动轨迹的载体，具有非常深重的历史价值，其真实性、直观性、不可复制性都是其他档案形式无法比拟的，既可以为社会文化研究提供佐证，也是推动文化产业发展的珍贵素材。基于此，在实物档案的开发与利用过程中，各单位和档案馆可以与文化企业建立合作关系，进一步拓展实物档案的推广形式，全面提高实物档案的开发利用率。比如，电视台在拍摄当地历史纪录片时，单位和档案馆就可以为其提供实物档案素材，使纪录片的场景更真实、更符合当地历史的发展情况，从而最大程度地发挥实物档案的文化价值和历史价值。

6 总结

综上所述，开发与利用实物档案不仅可以保护珍贵的历史文化资源，也是我国档案管理体系必然的构建趋势。因此，各单位和档案馆应该顺势有为，通过深化思想认知、编研档案说明、丰富展览形式、推进信息化建设、与文化企业合作等措施，多角度加强实物档案资源的开发和利用，全方位拓宽实物档案的利用平台，从而提高实物档案的开发利用率，为社会振兴和文化产业的发展保留珍贵的档案素材。