浅析企业文书档案管理的问题及对策建议

陈雪妮

（中核四〇四有限公司，甘肃 嘉峪关 735112）

1 文书档案管理的主要特点

1.1 文书档案管理工作较为繁琐

文书档案包含的文件类别和文件数量都较多，具有一定的综合性。当文书档案中的内容被执行后，文书档案就暂时失去效用，但在国企长久的发展过程中，每一份文书档案都标志着国企管理者不同阶段的决策与思维方式。因此，文书档案管理的主要内容，是将国企各部门在各时间段的文书进行收集、整理和保存。这些承载着国企发展历程宝贵历史资源的文书档案，在未来的时间里都将成为国企历史文化的见证者。从管理对象来看，文书档案管理工作较为复杂，书报、文件、合同等都属于国企文书档案管理的对象。传统的文书档案收集整理方式都以纸质为主，文书档案的各项信息依靠档案管理人员用手写的方式进行记录，然后按照一定的顺序进行存档归类。为了便于文书档案的查找与借阅，通常需要对文书档案进行分类，按照部门、科室或文书性质的不同将文书档案进行编目成册。这一阶段的工作是整个文书档案管理中最为繁琐的阶段，需要档案管理人员有较好的耐心及丰富的经验，才能保证整个国企内部的文书档案得到安全、完整地保存[1]。

1.2 文书工作质量对文书档案管理有较大影响

文书工作指完成文书档案管理中的各项工作任务和工作要素，包括登记、催办、转交、立卷等具体的工作行为[2]。文书工作的整个过程就是建立文书档案管理的过程，文书工作流程的完整性与高质量对文书档案管理工作有较大的影响，只有不断完善文书工作中的接收保存、鉴定、编制等流程，才能不断改进国企文书档案的管理流程。文书工作中的任何一个环节出现误差都会对整个文书档案管理工作造成影响。文书档案具有一定的强制性和实效性，因此，在文件执行期间，其都具有较强的约束力，是推动国企全面发展的重要动力。从文书档案的来源可以判断，文书档案主要包括了科学技术相关档案、行政管理类档案、党建管理工作档案等，而各个部门的文书档案又包含了会议纪要、总结、责任书、协议、合同等纸质版档案，甚至还有部分照片、影像、录音等电子类的档案。在国企文书档案管理工作中，不同类型的档案需要采用不同的管理方式。而表现形式多样的文书档案，则影响着文书档案管理的有效性和合理性。

2 企业文书档案收集与归档原则

企业文书档案记录了企业行政管理过程的重大决策、决定，是由各种通用文书转化而来，因此，做好企业文书档案收集与归档有其自身规定、标准和要求。

2.1 规范性

所谓规范性，是指企业文书档案收集、归档要按照既定的标准和规范要求进行操作。具体来说，就是要求满足《档案法》《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《文书档案案卷格式》等标准和规范要求，将企业日常行政事务管理过程中形成的文书档案进行收集、编目、分类、装订等等，直至归档。

2.2 真实性

所谓真实性，是指企业文书档案收集、归档的对象，必须是企业在日常行政管理过程中形成的具有重要保存意义的文件资料，这些文件资料必须是来自企业真实行政管理，不得是篡改或编造的资料。企业文书档案管理部门或人员在归档前需要对其真实性进行认真且仔细地核查，只有确保收集和归档的文书档案的真实性，才能确保后期文书档案利用价值性。

2.3 专业性

所谓专业性，是指企业文书档案收集、归档应严格按照《档案法》《企业法》《企业档案工作规范》的专业性规定和要求，做好企业文书档案收集、分类、编码、装订、排序、著录、装盒，以及检索工具编制等等。如，“收集”要求齐全完整；“归档判断”要求明确归档范围，慎重决定“文书去留”；“分类”要求科学适用相对稳定，采取“年度—机构（问题或文号）—期限”；“排序”要求按照“期限—机构—时间”三个层次排列等等，总体上要按照企业文书档案管理特点和规律进行专业化操作。

2.4 安全性

所谓安全性，是指企业文书档案收集与归档应满足《保密法》《档案分类标引规则》《电子文件归档与电子档案管理规定》等规定和要求，确保企业文书档案收集、归档安全，既包括文书档案实体安全，也包括文书档案信息安全，企业文书档案库房要按照“十防”的标准和要求进行建设和管理。

3 文书档案管理的创新策略

3.1 加大档案管理的经费投入

要想充分发挥档案现代化管理的重要作用，单凭建设档案管理规范是远远不够的，还需要相关领导对档案管理现代化的重视，针对档案现代化管理增加资金投入，保证档案现代化管理工作的顺利开展。在创建档案馆、档案室时，需要达到现代档案馆、档案室建设规范要求，充分考虑档案管理现代化的发展需要，有针对性地添置档案管理现代化设备，有效保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。除此之外，现代化的档案管理还需要在实际工作中配备相关办公设备，加强现代化技术在档案管理中的应用，提高档案管理的现代化水平。这就需要领导重视，加大在电子档案管理方面的资金投入，不断更新设备与技术，提高档案现代化管理水平和利用率，营造出更多的经济效益和社会效益。

3.2 注重档案管理规范化建设

要想实现档案管理现代化，需要确保档案管理工作具有一定的规范性与科学性，使其在实际工作中发挥出最佳效果。在档案管理中单纯依靠技术手段或专业化标准是难以实现预期目标的，不仅无法提高档案管理效率，还会对现代化发展造成影响。因此，相关部门在对档案管理实现现代化时，需要确保档案管理建设具有一定的规范性与科学性，对档案管理工作实现现代化发展起到积极的促进作用。加强档案管理规范化建设可以从以下几个方面着手。首先，建立科学合理的电子档案管理系统，规范对电子数据的监督管理工作，以制度为保障提升电子档案管理水平。其次，有机整合电子档案资料，强化各部门之间的联系，从全局出发以更加系统化的方式管理档案资料。最后，要简化电子档案管理流程，让电子档案管理体系更具实践性，进而更好地发挥出其自身的作用与价值。

3.3 强化企业档案管理安全性

企业档案管理的安全性是极为关键的，要求企业管理工作者以及所有员工达成共识，并对企业员工开展档案管理安全性以及信息保密工作的有关培训。除此之外，档案管理部门要制定档案借阅制度，防止在档案保管以及流程上出现问题，防止不法分子在档案的转移过程中进行信息修改、泄露档案的相关信息，在档案管理的过程中随意改写以及在档案审核的过程中造假等。因此，各个部门要提升重视力度，遵守原则，将每个流程都交由专业负责人展开检查、签字，保证档案利用工作的顺利展开。

3.4 建设现代化档案管理方式

随着信息技术的飞速发展，现代企业的档案管理工作开始步入了新阶段，开始使用电子化方式替换以往的手工化操作，将电子档案信息资源的优势展现出来。为了做好档案管理工作，就需要资金的支撑，对基础设施作出改进，依照需求购入先进的档案管理设施，保证档案管理更加科学。并且，使用计算机进行管理，可以高效管理档案，自动索引档案信息，资料统计方便。同时，需要所有工作者在填写纸质档案的时候，确保与电子信息系统条目相同，确保可以准确地录入信息。工作者在核实的时候要详细，确保录入的资料都是准确的，录入之后就需要立刻展开管理，对于部分残缺的材料，应该及时进行补缺，确保纸质档案以及电子档案的一致性。

3.5 企业文书档案收集与归档范围

根据《公司法》《档案法》《企业档案工作规范》《国有企业文件材料归档办法》，以及企业行政管理活动实绩，根据来源不同，可将企业文书档案收集与归档地范围大体分为：

3.5.1 企业内部形成的文件资料

企业行政管理过程中形成的内部文件资料是企业文书档案收集和归档的主体和重要组成部分。具体来说，主要包括：

1）企业重要会议性文件。如总经理办公会会议记要讨论通过的文件材料、国家有关机关和上级领导视察、调研本企业时的工作汇报等文件材料。

2）企业重要决定。具体包括企业行政管理过程中制发的重要决议、决定、指示、命令、请示和批复等等。

3）企业计划总结。关于企业年度计划、总结，以及编制的发展规划。

4）机构设置。涉及企业内部组织机构成立、合并、撤销等决定性文件。

5）其他。主要有关于企业房产、物资、设备、档案等交接凭证，企业事故处理文件，以及重要的统计报表和调查材料等等。

3.5.2 企业执行外部的文件资料

主要是指企业在执行、办理相关外部来文方面的、具有保存价值的文件资料。具体来说，包括：

1）主管机关的各项决定。如关于本企业生产、经营、管理等方面所颁发的各种决议、决定、批复、命令等文件资料。

2）主管机关编制的文件。主要是指上级主管机关，如公司总部下达的经营目标、投资计划、考核任务，以及在其日常行政管理过程中形成的文件资料。

3）上级机关的人员批复。主要涉及企业重要岗位或部门的人员录用、任免、晋级、奖惩等等。

4）其他。主要包括有来信来访，重要的批示、指示，以及处理结果；重要领导人的视察资料、讲话、题字等。

3.5.3 企业所属或派出机构文件资料

大型企业，涉及其所属单位或派出机构设立、合并、撤销、更名、人员花名册；所属单位或派出机构编制的生产计划、工作总结、调查报告、统计报表，等等。

3.6 培养优秀的档案管理团队

随着我国社会的飞速进步，老旧观念、滞后制度与社会发展脚步不够契合。并且档案管理工作比较复杂，这就要求负责此工作的专业职员在受过专业培训后可以迅速掌握政治方向，具有极强的对有关概念的掌握能力。对于档案管理工作来讲，工作人员必须具有良好的专业素养，并且对最新的专业知识进行学习也是平日的任务重点。通过对此岗位工作者展开培训，强化员工的政治观念，提升员工的政治素养，加强员工的法律观念，并且经过培训帮助员工掌握丰富的专业知识，保证档案管理工作的合规性。

4 结束语

总之，文书档案管理是企业档案管理的重要组成部分，不仅需要设置专人专管，还需要不断更新服务设备，保证管理技术的科学和合理性。在今后的文书档案管理工作中，国企各级人员都需要不断学习新的文书档案管理知识，对文书档案管理工作有正确的认识，不断优化文书档案管理工作制度和工作流程，提高国企的文书档案管理的有效性。