做好园林工程档案管理工作的几点思考

2021-04-14原娜

卷宗 2021年3期

原娜

（晋城市园林绿化一大队，山西晋城 048000）

园林工程档案包含的内容非常丰富，一般来说涉及了基建资料、监理资料、物资资料、施工资料等多方面的信息。这些档案资料既是施工活动顺利开展的基础，也是后期园林使用过程中的依据。所以，在新时期背景下，就必须要做好档案管理的具体工作，为园林工程建设创造良好的条件。

1 园林工程档案的重要价值

从园林工程档案来讲，其具有多方面的显著特点。比如具有多样性，涉及的内容很多，从工程建设前期到后期，各方面工作都会形成具体的工程档案。即便是某一个方面，都会有很多细小项目的档案分类。比如在基建档案这个方面，就会有排水、水景、辅装、绿化、假山等等方面的档案，这些档案都需要分门别类予以记录。其次具有多变性，这是因为园林工程的可塑性很强，在实践中存在诸多变化，这会导致档案记录出现不少更改变动。鉴于园林工程档案具有的特点，做好档案管理工作就有显著价值了。

1）可以保证工程建设的顺利开展。园林工程档案中涉及了各种施工资料，而施工活动的开展，需要依照这些工程质量来进行实施。做好档案管理，能够确保这些施工资料的真实性和完整性，这样可以为施工活动打下基础，确保施工活动取得理想中的效果，提高园林工程建设的效果。2）可以为相似工程的开展提供借鉴。近些年，我国经济发展非常迅速，人们的生活水平逐渐提高，对于生活环境的要求也越来越高。园林工程建设，对于提高城市生活环境具有积极作用，越来越多的新工程开始建设或者在规划当中。在新工程的规划建设中，就可以从这些工程档案中寻找到可以参考借鉴的素材。3）具有积极的社会价值。园林工程档案记录了工程建设的整个过程和相关信息，在以后的历史发展中，这些档案就会成为价值巨大的历史文化资料，可以从这些档案资料研究城市建设发展。

2 园林工程档案管理中存在的一些问题

做好档案管理具有积极意义，但是在目前的园林工程档案管理中，却还存在一些问题，导致档案工作并未达到理想的状态。

1）档案收集整理不及时不完善。对于档案管理工作来说，收集整理是初步工作，只有对相关的档案资料及时并且完善的搜集与整理，才能为管理活动的开展打下基础。但是，从目前来讲，档案搜集不及时不完善的现象一直存在。比如，在工程验收的相关档案资料，就存在不齐全的问题，而且存在一定的代签现象。在进行搜集整理的过程中，没有将相关资料及时有效的整理起来，这就导致档案管理的基础没有打好。2）档案文件不规范。从档案管理工作来看，档案文件不规范的问题也是存在的，主要来说表现在三个方面。第一，档案文件资料格式不规范。在园林工程建设中的很多资料文件，都具有标准的格式要求，这是为了资料信息的规范化和标准化处理。但是，在档案管理实践中，部分档案文件并不规范，甚至出现了文件丢失的情况，这就给档案管理工作造成了一定的负面影响。第二，图纸不规范。图纸是园林工程档案中的重要资料，能够反映出园林工程中许多表面上看不见的信息，比如管线布置位置。这些图纸资料一定要规范编制，才能在后续工作中发挥作用。不过，从目前来讲，图纸不规范的问题时有出现，需要引起重视。3）档案管理的信息化水平不高。在园林工程档案管理工作中，通过信息化技术构建信息化的管理模式，已经成为档案管理的重要工作了。不过，在当前的园林工程档案管理中，对于信息化技术的运用水平还不高，不少管理环节还局限在以往的人力管理模式当中，这就不可避免地会出现一些管理上的问题，不仅降低了档案管理的效率，也影响到了档案管理的质量，这对于园林工程档案管理的发展进步而言会形成阻碍。4）缺乏完善的档案管理体系。园林工程档案管理是一项体系化的工作，从工程前期开始就已经需要重视，会一直延续到工程后期，甚至在工程投入使用后依然会具备重要的作用。因此，这就需要有完善的档案管理体系来作为支撑。不过，目前不少单位在园林工程档案管理这方面并未构建起完善的管理体系，制度上存在缺席，管理环节上也有衔接不到位的地方，从而导致管理效果不佳。

3 园林工程档案管理提高管理水平的几点措施

针对目前存在于档案管理中的一些不足之处，相关人员就需要对症下药予以合理有效地控制。

1）加强档案收集整理。要确保档案管理工作切实有效，那么就要针对档案搜集整理工作加强关注，及时搜集，做好整体，打下良好的管理基础。具体来说，首先，需要加强档案的搜集。在园林工程建设过程中，对于产生的各方面档案，都要就是将其搜集起来，尽快予以归纳入档。其次，在搜集工程档案之后，还需要对其做好整理工作。一方面，要根据档案内容进行分别归类，比如绿化工程的档案需要分为一类，给排水工程的档案需要分为一类，这样分开整理。另一方面，还需要关注档案资料的内在逻辑联系，依据工程建设的时间进度，合理对档案进行排列，形成体系化。2）做好档案文件资料的规范。在档案管理工作中，还需要注意档案文件的规范问题，规范化的文件才能进行统一化的管理，如果文件不规范，那么就会造成档案管理遭遇一些困难。比如在文件形式上，需要使用标准化文件，这样方便装订。如果在一份档案中，某些文件资料不标准，那么就会给档案装订带来麻烦。所以，在档案管理中，就要对这个方面加强管理，如果遇到不规范的档案文件，可以让相关人员重新通过标准化文件进行处理。另外，在工程图纸这个方面，也需要做好管理，确保图纸编制的规范化。3）利用信息技术进行档案管理。新时期，信息技术已经成为各行业管理工作的重要手段，通过对信息技术的有效运用，可以提升管理工作的效果。在园林档案的管理中，就可以对信息技术加强运用，构建信息化的档案管理模式。首先，可以借助大数据技术，构建档案管理数据库，将各类档案都进行数字化。对于工程中的档案，需要将其录入到计算机数据库当中，这样一来可以借助大数据对这些档案数据进行管理和分析，挖掘其深层次的内涵价值。其次，可以借助二维码技术，对每份档案设计一个对应的二维码进行标记，将基本的信息录入其中。这样在管理的时候，通过手机扫码功能就可以快速获取每份档案的信息，方便了管理活动。4）构建完善的档案管理机制。在园林工程档案管理中，需要有完善的制度来辅助相关工作的开展。因此在管理实践中，就要对相应的制度进行完善。一方面，要建立健全档案管理机制，着眼时代变化和工程需求，对相应的管理条款进行优化和补充。另一方面，要对相应的配套制度进行建立，加快激励机制、责任机制以及监督机制的构建，通过完善的制度体系，对档案管理工作实现促进。