档案信息数字化环境下的档案管理模式研究

2021-04-14王盈

卷宗 2021年9期

王盈

（黑龙江省农垦红兴隆管理局局直城管局，黑龙江双鸭山 155811）

1 前言

截至目前为止，仍然有很多单位还在采用传统的档案管理模式。不仅不符合当前环境中的信息数字化要求，同时也阻碍了档案资源价值的顺利发挥。由于传统档案管理模式过于依赖人工操作，因此会大幅度增加错误率，在很大程度上影响了企业朝向数字化方向所稳定发展。为了能够更好地解决上述问题，需要进一步加快传统实体档案的数字化进程，合理利用信息技术来构建高效、完善的档案管理系统。

2 信息数字化环境下档案管理模式中所存在的问题

目前，数字化档案在很多单位中仍然没有普及，其中所表现出的问题包括如下几个方面。

首先，由于缺乏相对完善的信息数字化环境，在生成数字化电子档案时十分容易出现操作失误。此外，相较于纸质档案而言，电子档案的信息更容易被篡改、复制，如果不能够给出相应的安全保护措施，将会大幅度增加电子档案的安全隐患。还有一部分档案管理人员的信息技术水平较低，因此在进行电子档案的备份和归档操作时，容易对文件内容造成损坏。

其次，部分单位的信息化水平相对较低，由于受到传统管理观念的影响，在对档案文件的使用和收集上，仍然十分依赖人工处理的方式。尤其是对于年纪稍大的工作人员来说，他们不能够独立运用信息化技术来实现档案管理的数字化，对此项工作抱有明显的抵触情绪。除此之外，部分单位对于数字化档案管理工作没有给予应有的重视，所投入的资金十分有限，没有购置完善且先进的软硬件设施，阻碍了电子化档案管理工作的正常进行。

最后，相较于其他经营和管理工作而言，档案管理并不能够带来直接的经济收益，因此部分单位的管理者会片面的认为档案管理工作不具备实际价值，甚至没有单独配备专职的档案管理人员。在当前的信息数字化环境中，对于档案管理的不重视会严重影响到档案数字化管理工作的正常进行。

3 信息数字化环境下档案管理模式的创新建议

1）制定出完善的规范化档案管理制度。单位中的档案管理部门需要尽快树立起正确的观念，充分认识到数字化时代中对于档案管理模式的创新要求。管理者要首当其冲，结合以往的档案管理经验来构建出科学、完善、标准化的管理制度，合理利用信息技术来对单位内部的档案主题进行分类，按照级别划分的方式来逐一细化管理方案。此外，还需要将档案管理的工作职责落实到个人身上，根据工作需要来合理分配工作内容，例如对档案资料的收集和归档、对电子档案的统计和整理等。需要额外强调的是，对于很单位内而言，电子档案管理模式过于创新，因此务必要将档案内容的保密和安全管理放到第一位。虚心学习其他先进企业的做法，合理购置相应软硬件设施的同时，加强对档案管理人员的安全责任教育，通过多方努力来共同构建更为科学、合法、高效的电子档案管理模式。

2）提升数字化档案管理的安全登记。单位中的档案管理部门需要将纸质资源扫描成电子信息，并将其按照不同的主题和类别上传至档案管理系统中。相较于人工式的纸质档案管理模式，数字化档案管理系统将更加便于对档案资源的管理及利用，大大减少档案检索业务所需要的时间。为了能够进一步发挥出信息化技术在数字化档案管理模式中的积极作用，档案管理人员一定要有效提高数字化档案管理系统的安全等级。首先，为了能够减少风险因素，需要积极完善数字化档案系统的安全管理体系。一方面要根据档案管理的实际要求来强化防范系统，采用软件加密、设置密钥等方式来对相应的计算机设备进行强化保护；另一方面则需要养成良好的档案信息备份习惯，避免当突发事件出现时造成无法弥补的后果。此外，针对保密等级更高的档案资料，应当将其单独存放在一个分区内，并对这一分区进行权限设置，避免重要资料的丢失和外泄。

3）整合档案管理系统与办公自动化系统。随着信息技术在档案管理工作中的高效率应用，国家政府也相继推出了各项政策规定，要求数字档案管理系统需要与单位内的其他管理系统进行单独设置。然而，在实际的操作过程中，由于档案管理系统与办公自动化系统是完全不同的两个设计软件，并且所应用到的文件标准也并不相同，经常会在工作过程中发现格式不相容的情况，对数据交换和信息共享操作带来了极大的不便。为了能够有效解决这一问题，从事档案管理系统开发与设计的企业要尽可能将办公自动化系统与档案管理系统相融合，根据档案管理的实际要求来设置数据接口，以此来帮助档案管理者和档案使用人员对其中的材料数据进行导入，同时为后续的档案维护和系统升级创造便利条件。

4）加大对档案管理人员的培训力度。我们正处在一个知识经济时代中，信息技术逐步成为各个行业中不可或缺的一部分。尤其是对于档案管理人员来说，如果想要更加高效率的完成电子档案建设任务，就必须要将更多的工作精力和重心放到对数字技术、网络技术的学习上。在日后的工作中，各单位管理者要持续加大对档案管理人员的培训力度，为其提供系统化的理论技术学习机会，将最新的档案管理数字化技术传授给档案管理人员，在原有基础之上拓宽他们的知识视野。除此之外，单位还要投入更多的资金用于购置先进设备，为优秀人才的培养打造良好环境。在行业中聘请经验丰富的精英人士来到单位中，为档案管理人员提供培训指导，以此来发挥出数字技术的真正价值。

5）完善各项功能。（1）检索功能。档案管理人员要积极整合以往的工作经验，逐步改进检索功能，尽量简化不必要的检索步骤，提高检索工具的利用率。另外，还要与档案系统的使用者进行交流，搜集他们对检索界面的意见和想法，以此来丰富检索途径和检索方式，适当增加检索通道。档案管理人员要拿出更多的精力用于对专业技术的钻研上，积极引进不同领域中的档案资料，丰富系统数据库内容，为使用者提供更加优质、全面的服务。（2）互动功能。数字化档案管理系统的一大优势在于强大的互动功能，为档案管理者与用户之间构建信息沟通桥梁。为此，档案管理者要多方搜集用户的使用要求，进一步丰富互动系统的功能，其中包括文字、手写、图片、语音、视频等。此外，还要单独开设用户的投诉和建议渠道，方便档案管理者及时帮助客户处理问题，全面提高用户满意度，督促档案数字化管理模式的快速完善。