浅谈大数据背景下学校档案管理工作的有效开展

2021-04-14贾彩芬

卷宗 2021年9期

贾彩芬

（阳泉师范高等专科学校，山西阳泉 045000）

档案管理是学校常规工作中的重要内容，这项工作的质量可以很大程度上反映出学校管理的严谨程度。将大数据技术应用到档案管理中，可以有效地推动相关工作的信息化、智能化建设。学校管理工作人员应当积极调整档案管理模式，用高质量的档案管理工作支持教学、管理工作的有序展开。

1 大数据的特点

大数据最显著的特点就是数据量大，互联网平台中每时每刻都会产生大量的信息，其中的信息类型多种多样，可以满足人们不同层次的信息资源需求；大数据具有速度快的特点，尤其是在5G时代逐渐来临的情况下，大数据的生成速度、传播速度都得到了大幅提升，人们可以在短时间内完成对信息获取和信息处理；大数据具有多样性，无论是数据的形成方式还是数据来源，都决定了大数据的多样性。以档案管理工作来说，数据的多样性体现在档案内容、档案来源等诸多方面；最后，大数据的核心特征是价值性，数据信息错综发杂的情况下，人们很难从中挖掘有效信息，但是在人工智能方法和数据分析方法的作用下，大数据可以帮助人们跳过繁琐的查找过程，将价值比较高的信息呈现给使用者，从而达到提高效率、方便研究的效果。

2 将大数据应用于学校档案管理的必要性分析

1）适应社会发展需要。在社会经济持续发展、科学技术不断进步的情况下，智能化已然成为人们未来工作和生活的必然趋势，作为现代社会的重要组成部分，学校理应在智能化建设方面有所作为。因此，学校的档案管理工作要立足于大数据时代背景，积极引入先进技术实现自我创新。将云计算和大数据技术引入档案管理工作正是创建智能化、信息化管理体系的应有之举。

2）优化档案资源管理。大数据在学校档案管理中可以产生全方位的作用，从档案的记录和保存来看，以往的档案管理只能采用纸质文稿书写的形式。随着时间的流逝这种记录方式的弊端也逐渐体现出来，纸质文稿的堆积量越来越大，档案管理工作需要的空间也就随即增加。此外，经过长时间的存储以后，纸质文稿会因为受潮、整理不当而影响档案的使用性，工作人员想要调用档案也需要花费大量时间寻找。在大数据技术的支持下，工作人员可以采用云储存和云服务的形式对档案进行整合，将实体档案资源转变成信息档案资源。借助电子信息技术对档案资源做备份管理后，档案资源即使遭受意外也能保障完整性。

3）促进档案管理人员工作效率提高。传统档案管理工作的整体效率并不理想，工作人员需要花费大量时间整理纸质文稿，这种整理一方面表现为内容整理，另一方面则是空间整理。内容方面的整理指的是核对档案内容的正确性，并且根据档案内容分门别类地标注编号；空间方面的整理指的是工作人员要将整理好的档案按照年份进行排列，工作人员若是不能兼顾好这两项整理工作，档案管理工作就会处于低效率状态。在大数据背景下，将互联网技术和信息技术运用到档案管理工作以后，工作人员只需要简单地进行扫描与核对，即可将档案信息录入电脑，需要使用的时候只需搜索档案名称或关键词即可寻找到有效信息，这便大幅缩短了工作人员在档案查询上消耗的时间，并且使用者查询档案的同时不会打乱排放顺序，档案的完整性也不会因为经常调用受到损害。值得一提的是，在QQ、微信和电子邮件等线上传输渠道的支持下，档案管理人员可以不受空间和时间的限制向其他人提供档案管理服务，这不仅减轻了档案管理工作量，提高了工作效率和可靠性，还满足了档案使用者的多种需要，真正构建起了高效的档案管理模式。

3 大数据背景下的学校档案管理优化措施

1）建设专业档案数据平台。学校档案管理的信息化建设需要专业的数据平台作为支撑，这样才能切实有效的为现代化档案管理体制的建设提供基础。社会不断发展的同时对人才数量、素质的要求也越来越高，学校想要为社会培养更多高素质的人才，就要在教学管理创新方面做出优化。构建档案数据平台既可以对管理工作的优化产生直接作用，也能对教学的改善产生积极作用，这是因为很多现代化教学理论需要对学生的信心做出全面分析，如个性化的教育理念需要兼顾学生的兴趣爱好与学习状态，教师若是想要快速地了解这些内容，查阅档案无疑是最有效的方法。不过传统模式支配下的档案管理工作在服务能力上比较薄弱，这就意味着教师需要消耗大量的时间获取学生信息。构建档案数据平台正是在这种现实状况下提出的要求，无论是从档案管理人员还是使用者的角度来看，建设专业档案数据平台都很有意义。

2）注重提升档案资源的共享水平。档案管理的最终目的还是使用档案资源，学校各个部门在实际工作中都会对档案资源产生不同程度的使用要求，但是档案管理部门和其他部门间存在工作区位、工作时间方面的差异，所以档案资源的共享难免会受到时间和空间的阻碍。不过在大数据技术融入学校档案管理工作以后，这些共享问题得到了有效解决。落实大数据技术的过程中，学校首先要从制度化建设的层面为档案管理营造良好条件，让学校内部的各个部门适应信息化的档案管理方式，积极配合信息化档案管理工作的展开；信心化档案管理方式的运用需要广泛地使用先进管理设备，所以学校要适当提供档案管理建设方面的投入，及时更新设备设施，为档案管理工作人员提供专用的扫描仪设备，以此提高档案信息录入和存储的效率；最后，学校要将信息平台的建设提上日程，购置专用的档案管理系统，满足数据信息处理、资源查询的基础要求，并且根据教学管理工作的现实要求丰富功能模块，为教学管理工作的有序运行提供帮助。

3）完善数据档案安全机制。信息化档案管理的实施需要建立相应的制度，对于信息化管理的各项流程，都应当作出明确的规定。学校档案信息涉及学生隐私，所以档案管理相关的操作必须记录在案，然后配合扫描处理上传到网络系统。考虑到电子数据可能受到硬件层面和网络层面的安全威胁，学校档案管理工作人员要定期对电子数据实施备份，以免数据流失；档案管理工作人员要按照规定检修电子设备，维护网络系统，保证系统的安全性、稳定性。

4）提高档案管理人员综合素质。作为档案管理工作的承担者，档案管理团队的整体素质亟须提高。为此，学校有必要通过外部引入和内部培训的形式作出优化。外部引入指的是档案管理部门要招收能力突出、专业过硬、思想年轻的人员进入组织，为管理团队的发展注入新鲜的血液；内部培训则是对现有档案管理人员展开计算机技术、扫描设备使用方面的培训，以此为大数据背景下的学校档案管理提供人才支持。需要注意的是，档案管理工作的高效实施需要其他部门的协调配合，所以档案管理部门有必要对其他部门的同时进行培训，明确档案调用、录入格式的具体要求。