信息化时代如何做好工会档案管理工作

梁彦亭

（阳泉市矿区职工服务中心，山西 阳泉 045000）

工会档案信息化管理主要内容，就是运用信息技术、互联网及计算机这些作为手段，通过档案管理理论作为指导，由此来全面开展的工会档案管理工作。这样的方式便于使用信息技术来优化工会档案管理工作，减少传统工会档案管理工作中存在的不足及误差，使其管理更具效率，更优质，为提质工会工作提供更好的档案信息。

1 工会档案管理工作中存在的不足

1.1 对工会档案管理认识不够

在工会这一组织中，档案管理工作是其一个核心内容，若工会档案管理工作开展的非常好，那么就能够对工会中其他工作的开展打下一个坚实的基础，为其提供助力，使得整个工会工作的开展极为顺利。现今，我国大部分工会对档案管理的认识还处在一个基础阶段，没有认识到做好工会档案管理对后续其他工作开展的重要性及价值。正因为认知上存有不足，使得工会档案管理中的收集、整理及其他工作开展起来存于较大的难度，进而也就出现了服务不周、办事效率不高等不好的现象。特别是在一些需要应急处理的事件中，往往没有积极、认真负责的态度对其及时处理，这使得工会档案管理的质量难以得到好的保障，对工会档案管理工作的开展也会产生一定的影响和阻碍。目前，工会工作的主要内容就是维护职工合法权益、竭诚服务职工群众，而在档案管理方面也只是一个存档记录的工作，没有认识到档案管理对自身发展的重要性，甚至一些企业或单位并没有将档案管理归纳到正常工作的开展中。另外，一些工会在档案管理这方面投入的人力、物力及资金都较少，硬件设施设备都没有达到工作开展的需求，甚至一些工会的档案管理仅仅依靠人工来进行，这必然导致工作效率不高，还会存有人工误差现象[1]。

1.2 工会档案管理人员能力水平不够

现今大部分处于工会档案管理这一岗位中的工作人员都不具备专业知识和技能水平，而且还有一些岗位在漫长的发展中已然缺失，没有得到补充。在工会档案管理这方面国家也没有出具对应的法律法规来对其工作的开展进行规范和约束，这使得档案管理工作在开展中存有极大的难度。另外，工会在对档案管理各个岗位的人事安排上，充满了随意性，几乎没有专职档案管理人员，管理人员频繁更换，没有依据人员的能力及知识来进行针对性安排，甚至存有不经过培训直接上岗开展工作的情况，这极容易导致档案收集没有依据相关规定及标准进行，导致档案出现收集不完整的情况，而且未经过培训的人员在归纳及整理档案信息方面会存有具体开展流程不熟悉的情况，这给工会档案管理埋下了较多的风险隐患，会导致工会的发展受到影响。因为工会档案管理人员能力水平不够，专业知识缺乏，档案错收漏收现象频发。此外，一些工会并没有设立单独的档案室，而是将其融入到其他的办公室中，这样的情况极容易导致档案遗失。

1.3 档案收集整理流程不规范

因为对档案管理不重视，又没有对应的法律法规及健全的制度，导致档案在收集整理中没有对应的规范要求，这便会给后续工作的开展带去较多的问题，像是因文案的收集不准确及时，会使得对应用户的资料出现欠缺现象。若收集文件的书写不规范，会使得难以辨别，在查询档案信息时，就会出现找不到的情况，这对工会工作的开展带去了极大的影响。之所以出现这些问题是因为没有针对收集整理的制度体系，工作人员在开展工作时没有做到认真、负责，也没有及时收集档案资料，将其归档，这就使得档案资料不完整、存有欠缺。甚至还会出现张冠李戴的现象，将本是其他档案中的资料放到了另一份档案中，这对后续查询会产生极大的影响[2]。

2 信息化时代做好工会档案管理工作的措施

2.1 提升工作人员的服务及信息意识

为了能够更好的建设工会档案信息化管理，工会就需要提升档案工作人员的服务及信息意识，让其将这两个意识深入到档案管理中的各个环节，不论是资料收集、整理还是归档、使用等都需要这两个意识来加持，从而提升自身的工作效率及质量。另外，工会还可以通过奖惩措施来提升档案工作人员工作的积极性和效率，让其能够积极且主动的进行档案资料的收集及整理工作，不断的完善各个档案。另外，还需积极拓展服务内容及形式，以便提升工会档案管理中服务质量及效率。

2.2 提升档案管理人员的能力水平

工会需要重视运用制度来管理档案，这也是促使工会档案信息化管理朝向规范化、合理化以及标准化方向发展的基础条件。工会在建立档案信息化管理的过程中，需要将新知识、新技术以及应用等紧密的联系起来，也因此，工会档案管理人员的能力水平需要得到提升及发展。在工会建立档案信息化管理的过程中需要管理人员掌握一定的计算机、互联网信息知识及技能，由此才能更好的建设档案信息化管理。基于此，工会需要加大对管理人员的培训力度，让其在培训中提升自身的信息技术及知识。还需注意，随着网络的快速发展，信息越发的复杂多变，相关技术人员要能够很好的从中进行分辨、收集及整理等，从而获取促使工会档案信息化管理得以发展的良好信息及资源。

2.3 建立健全基础设施及制度

当工会档案管理拥有较为完善的基础设施后，才能更好的建设工会档案信息化管理。最近几年中，信息技术发展极为迅猛，它不仅拥有极快的传播速度还储存着数量极为庞大的数据信息，这些资源若能良好的运用，那么必然能够推进工会档案管理的发展。依据信息化时代发展的具体情况，工会档案管理应当积极融入计算机及信息技术，并依据这些条件建立起局域网技术，从而让工会中的各个环节及部门能够加强沟通及联系，当然也需要建立健全较为规范的制度，只有制度才能保证工作开展的规范性依据合理性。在制度的制定中一定要明确档案归档时间及管理条例，并对档案管理中的各个人员能力及素质做出明确要求，以便从整体上提升工会档案信息化管理水平。另外，工会还需建立健全档案资料收集、保管及利用制度，以保证工会档案管理工作的开展过程都由对应的制度来作为指导及规范，以便减少漏收错收现象，提升工作效率及质量[3]。

3 结束语

工会档案信息化管理是工会档案管理必然的发展趋势，虽然它现今还处在一个发展的阶段，但是其发展前景是非常好的。针对这一情况，工会也应当加大档案信息化管理的建设，以便能够运用先进的信息技术及计算机等来提升工会档案管理工作开展的效率及质量。