大数据时代档案管理工作如何与时俱进

张 雪

（中国移动通信研究院，北京 100032）

随着大数据时代的到来，传统档案管理工作模式已经难以适应时代发展的需求，立足于大数据时代背景下，革新国有企业档案管理工作模式，创新档案管理方法，全面提升国有企业档案管理效率已经成为时代发展对国有企业档案管理工作的重要要求，直接关系到了国有企业的现代化发展脚步。

1 大数据含义

大数据是在信息科学技术支撑下发展的新技术形式，大数据中为人们提供丰富的信息资源，其信息资源的庞大是人们无法想象的巨大，满足人们信息获取的多元化需要。大数据又称之为巨量、海量的信息数据，通过技术的支撑，能够实现信息技术的实效性处理、分析、管理、截取，具有处理信息数据快速性、信息数据类型繁多性、信息数据存储巨大等特点，能够以技术的作用效能，促进人们对信息数据的有效性运用。

2 大数据时代档案管理工作面临的挑战

1）档案管理制度有待革新。档案管理作为国有企业日常管理工作的结构组成部分，在其工作开展中，需要完善的档案管理制度对其进行指导，以保证国有企业档案管理工作开展的规范性。然而随着大数据背景下国有企业档案管理模式的转变，并没有与之相匹配的档案管理制度建设。这就导致了大数据背景下国有企业档案管理工作开展中，缺乏档案管理制度的规范，严重影响了国有企业档案管理工作的开展质量，也制约了大数据背景下国有企业档案管理效率的提升。

2）档案管理人员专业素质有待提升。伴随着信息技术在国有企业档案管理中的应用，势必对相关管理人员的能力和专业素质提出了更高的要求。传统档案管理工作中，管理人员只需确保档案归档及时、整理有序以及档案保密等等。但是在大数据时代，各种信息技术对档案管理人员的信息技术水平提出了更高的要求，要求他们不但具备简单的计算机操作水平，还能及时更新和维护信息数据，并及时服务且监管数据信息的调阅请求，一旦发现系统存在安全隐患时，要立即采取有效的处理措施。但是当前从事档案管理的队伍老龄化严重，严重缺乏信息技术的专业人才，从而影响了档案管理的水平。

3）档案管理意识有待强化。现阶段，在国有企业日常管理工作开展中，部分单位还存在着管理意识较为薄弱的现实情况，导致了档案管理工作开展中档案真实性下降、档案遗失损毁严重等情况的发生，给国有企业档案管理效率的提升造成了严重的不利影响。与此同时，在大数据背景下，部分单位由于档案管理意识薄弱的影响，对于档案管理信息化建设的重视程度也有待提升，因此也导致了国有企业档案管理信息化建设进程缓慢的现实情况出现，严重影响了国有企业档案管理的效率和质量。

3 大数据时代档案管理工作的革新路径

1）拓宽档案管理的路径。在大数据时代下，就国有企业档案管理工作的开展而言，应进一步拓宽档案管理的路径，以档案管理数据库为导向，实现档案管理工作在多个平台的开展与实施，以此确保国有企业各部门都能够有效运用、管理、存储档案信息资源，彰显档案管理在国有企业发展中的价值。首先，在档案管理工作的开展过程中，国有企业应重视微服务平台的运用，如微信、微博等，要借助此类平台推进档案信息数据的分享与共享，同时借助这些平台获取档案管理的相关信息和资源，拓宽档案管理数据库的有效信息量。其次，要重视对于远程技术的运用，以远程档案管理服务手段实现非面对面的人工服务，切实推进人机交互的档案管理工作模式的开展。远程档案管理工作模式能够打破时间、空间的局限性，能够更好地为需求人员提供良好的信息服务，如通过电子邮箱实现档案信息的采集工作等。第三，要进一步重视对于云平台的运用，以云服务为导向开展相关工作。云服务是以云计算为导向，实现信息数据分析、计算的一项精准化服务，能够有力降低档案管理的相关成本，提升管理工作的实际成效。

2）加强国有企业档案信息的安全保护。“安全第一”不管在哪个行业都是一个非常重要的理念。大数据时代，档案信息的安全性也是国有企业档案管理中不容忽视的部分。档案信息的安全性威胁一方面来自电脑和计算机的设备管理，另一方面来自互联网。所以，想要最大限度地保证国有企业档案管理的安全性，就要从这几方面出发。首先，要加强培养国有企业档案管理人员的思想意识和安全责任意识。在日常的档案管理工作中，管理人员应该定期对各种设备、机器进行检查和维护，一旦发现问题或是出现隐患，应该及时上报。其次，要建立安全的网络屏障，要利用各种软件建立属于本单位内部的档案管理网络，并且一定要保障该网络的安全性。

3）健全国有企业档案管理体系。完善健全的管理制度体系是提升档案管理工作的必要标准。国有企业档案管理体系的建设可以使得档案管理每一个工作环节和流程更加规范。同时，档案管理规定必须包括具体的管理标准、实施规范和细则。具体来说：一是结合本单位档案管理工作实际和重点，健全完善国有企业档案管理制度，为档案管理工作运行提出准则，例如《国有企业档案库房管理制度》《国有企业档案管理人员考核制度》《国有企业档案管理保密机制》等；二是成立专门的档案管理办公室，明确各部门管理职责，健全监督管理机制，对档案管理人员工作内容进行监管，采用定期和不定期监管方式，实现方案管理的标准化和规范化发展；三是建立国有企业档案管理追究和考核机制，对档案管理人员进行绩效考核，将其考核标准纳入企业人才管理建设过程中，对存在违法违纪的档案管理行为严格追究责任，提升档案管理人员的工作责任感。

4）注重树立大数据档案管理意识。大数据时代对国有企业档案管理工作产生的影响比较深远，要充分注重发挥大数据技术的优势，为国企档案管理工作的良好推进打下基础。大数据时代下国企档案管理人员要树立大数据的意识，及时转变档案管理的观念，通过新的档案管理观念的融入，促进档案管理工作的高效化落实。提升企业档案应用价值是比较关键的，这就要求国有企业要做好支撑建设工作，注重利用大数据技术来及时掌握获得相应的信息，提高自身的竞争主动权，这对实现可持续发展的目标能起到积极促进作用。国企档案管理工作的开展中要注重“大档案”的意识形成，通过信息化技术进行档案管理，实现数字化的档案管理目标，从整体上提升档案管理工作的质量水平，这些基础工作方面得到了强化，才能真正有助于将各项档案管理工作得以落实。

4 结束语

在大数据时代，档案管理相关工作的与时俱进是十分必要的，这不仅是国有企业助力于自身可持续发展的需要，也是先进技术、科学思维切实融入到单位日常管理工作的需要，更是单位实现健康化、和谐化发展的需要。因此，国有企业一定要提高对于档案管理工作的重视程度，要将大数据技术、信息化思维运用其中，在实践中查漏补缺，真正实现档案管理工作模式的变革，切实促进本单位的长远发展。