信息时代卫生院档案管理工作探讨

王世俊

（青州市王府卫生院，山东 青州 370781）

档案本身属于一种书面表达形式，对于工作人员行为以及相关资料等作出了详细记载，因为涉及的内容非常多，所以在表达形式上具有非常明显的多样性，一般除了图片、文字之外，还包括视频与音频等形式。通过加强档案管理工作，当开展各项决策工作时，可以为工作人员起到非常重要的参考作用。如今，基于信息时代发展背景下，卫生院在开展相应的档案管理工作时，如果仍然采用传统的档案管理模式，将很难提升我国卫生院发展水平。针对这种现象，在档案管理工作中，一定要加强信息化建设工作，通过对信息技术的合理应用，可以促进卫生院档案管理工作在未来面向信息化以及现代化的方向不断发展。

1 信息时代下对档案管理工作提出的要求

如今，基于信息时代发展背景下，对于我国档案管理工作与质量提出了更好的要求。在以往的档案管理工作中，因为所采取的管理方式比较落后，所以经常会面临各种问题的产生，已经不能在满足现代社会经济发展要求。因此，一定要加强信息化建设工作，对信息时代所提出的相关要求进行全面掌握，从而才能在更大程度上提升档案管理工作效率和质量。结合实际情况来看，信息时代对档案管理工作所提出的要求主要体现在了以下几个方面：

第一，如果是从制度角度上进行分析，基于信息时代发展背景下，要想保证档案管理工作可以实现顺利开展，首先要制定出完善的档案管理制度与规范，并保证在开展各项档案管理工作时，能将相应的管理制度与规范要求等进行全面落实，通过这种方式可以加强对档案管理行为的规范工作，同时也能在更大程度上提升档案管理制度的有效性与适用性。第二，如果是从绩效角度上进行分析，基于信息时代发展背景下，在开展相应的档案管理工作时，需要实现对网络技术以及数字化技术的充分利用，在此基础上才能构建出完善的档案管理内容，从而促进档案管理绩效可以实现明显提升。可以引进国外国家相关经验，从而形成满足我国经济发展的信息化档案管理体系。第三，如果是从表现形式角度上进行分析，加强信息化档案管理工作，也是我国部门与企业面向信息化发展的重要途径，帮助档案管理人员在思想上树立出一定的风险意识，从而降低信息时代所带来的风险问题。

2 目前卫生院档案信息化建设中遇到的难题

2.1 缺少完善的档案管理软硬件基础设施

卫生院在开展相应的档案管理工作时，要想在一定程度上提升信息化建设水平，首先应该加强软硬件基础设施投入工作，从而才能为档案信息化建设工作开展奠定良好的基础条件。但是，结合目前的实际情况来看，很多基层卫生院因为受到自身条件的影响，所以在档案信息化建设工作中，并没有配备完善的硬件与软件基础设施，这就对信息化建设工作开展形成了非常严重的阻碍。

2.2 没有认识到档案信息化建设的重要性

目前，虽然很多卫生院已经积极开展了档案信息化建设工作，同时也逐渐引进了相应的信息化设备，但是，很多情况下都是跟随行业发现所作出的行为，在思想上并没有认识到档案信息化建设的重要性，所以没有对档案信息化建设重点以及要求等进行深入了解，这就导致在开展档案信息化管理工作时，很难采取有效针对性的措施，档案信息更新不及时，对于刚刚产生的档案内容，没有及时录入到信息系统中，同时系统中存在一定的问题，这就会严重影响到档案资料安全性。

2.3 档案管理人员综合素质水平有待提升

结合实际情况可以了解到，我国卫生院在开展相应的档案管理工作时，大部分岗位人员都是从其他科室抽调的，或者是由其他部门的人员来兼职档案管理，因为这些人员自身缺少一定的专业性，不能对档案管理知识与方法进行全面掌握。特别是在档案信息化建设工作中，对于档案管理人员自身水平提出了更高的要求，但是，目前很多档案管理人员并没有加强信息技术学习工作，在面对技术方面出现的问题时，不能独自采取有效的措施进行解决，计算机操作不够熟练，在思想方面没有树立出严格的安全管理意识，从而无法保证档案管理安全性。

3 信息时代提升卫生院档案管理水平的相关策略

3.1 树立先进的档案管理理念

基于信息时代发展背景下，卫生院在开展相应的档案管理工作时，为了将信息技术可以有效应用到其中，首先需要转变传统的思想观念，全面认识到档案信息化建设工作的重要性，在思想上树立出正确的思想观念，从而跟随档案管理实现改革与发展。在档案管理创新工作中，需要结合时代发展要求，将计算机技术与网络技术之间实现有效结合，通过对新型知识体系的合理应用，可以帮助档案管理形成新的框架，这样也就转变了以往比较落后的思想观念与管理模式。通常情况下，在卫生院档案管理工作中，因为涉及的内容非常多，所以在整体上呈现出了非常明显的复杂性，这就需要在对各类档案文件进行整理时，应该实现对计算机技术的充分录用，从而实现对信息资源的有效整理，这样当工作人员对档案进行利用时，也能提供一定的便捷性，工作人员可以随时找到自己所需要的信息资料。另外，通过开展档案管理工作，其主要目的是方便更好的对信息资料进行使用，通过在思想方面实现有效创新，可以帮助档案管理人员全面认识到创新工作的重要性，从而也能为档案管理工作发展奠定良好的基础条件。

3.2 加强软硬件基础设施投入

基于信息时代发展背景下，对于我国卫生院而言，要想促进档案信息化管理工作可以实现顺利开展，首先需要加强硬件基础设施投入工作，这也是开展档案信息化建设工作的基础条件。目前，很多卫生院逐渐引进了非常多的计算机设备，而要想提升档案信息化管理水平，只依靠计算机技术还远远不够，需要购置多媒体影像采集与录入系统、存储设备以及温湿度调控设备等，只有在保证设施全面的基础上，才能实现对档案资料的有效存储。同时，在具备基础设施的基础上，还需要采购与卫生院档案管理工作相适应的管理软件，一般主要体现在了查询软件、计算机操作系统、信息安全软件以及档案数据库软件等几个方面，通过对相关软件的合理配置，可以在很大程度上提升档案信息资料的安全性，同时对档案资料进行合理保存。另外，对于信息技术而言，一般更新的速度都非常快，所以，卫生院还需要及时对硬件以及软件设备等进行更新与升级，从而才能在更大程度上提升档案管理工作水平。

3.3 加快档案信息资源的信息化建设

对于卫生院档案管理工作而言，一般涉及的内容非常多，主要包括病例、病案、影像资料、费用收据以及检查数据等多个方面，所以在整体上具有非常明显的复杂性。要想实现对这些档案信息的有效管理，按照类别进行合理划分与保存，方便后期更好的对信息进行查询与利用。因此，卫生院一定要加强档案信息化建设工作，可以根据实际情况制定出完善的管理制度，通过对相关制度的全面实施，可以对档案管理人员行为进行严格约束与管理，保证档案管理人员可以将信息全部录入到系统中，同时及时做好电子档案信息的升级工作，最终实现对档案的合理保存。另外，对于相关的档案管理工作人员而言，还应该对档案资源共享引起高度重视，通过加强档案资源网络建设，更进一步实现具备局域网，这样各个科室人员当需要利用档案资料时，就可以通过局域网对资料内容进行检索，从而在更快的时间内查找到自己所需要的材料，通过这种方式可以有效提升档案资源利用效率。

3.4 加强档案管理人员信息化培训工作

在卫生院档案信息化管理工作中，档案管理人员在其中发挥着非常重要的执行作用，其自身水平与最终档案信息化管理工作质量之间有着非常密切的联系。因此，基于信息时代发展背景下，要想保证档案信息化建设工作可以实现顺利开展，对于卫生院而言，一定要对档案管理人员信息化培训工作引起高度重视，通过加强人才队伍建设工作，可以为档案信息化建设工作开展奠定良好的基础条件。首先，卫生院应该选出一批专门的档案管理人员，并成立相应的档案管理工作部门，来对档案开展严格的信息化管理工作。同时，在一定的时间内应该将培训工作进行全面落实，鼓励所有档案管理人员可以积极参与到培训活动中，从而对信息技能以及信息素养等进行全面掌握，这样在岗位上才能将自身的价值作用充分发挥出来。卫生院可以选出一些学习能力比较强的档案管理人员，然后到相关单位中进行学习，这样就能更好的积累档案管理经验，从而促进档案信息化建设工作可以实现顺利开展。

4 结语

综上所述，基于信息时代发展背景下，对于我国卫生院而言，在开展档案管理工作时，一定要对信息技术使用引起高度重视。在档案信息化建设过程中，首先应该转变传统的思想观念，加强硬件与软件方面的投入，不断提升档案管理人员综合素质水平，结合实际情况制定出完善的档案信息化管理体系，从而在更大程度上提升档案管理工作水平，这对于卫生院发展也能起到非常重要的推动作用。