论如何实现医院人事档案精细化管理与控制

徐晋刚

（太原市人民医院，山西 太原 030000）

档案管理是医院员工学历、职称、考核、进修、工资等多方面情况的记录，能够有效反映医务人员的各项能力和技术，是人才队伍建设、选拔人才、职位晋升、评优等工作的重要参考数据。所以医院应当对人事档案管理给予足够的重视，充分运用新的科技手段，做好人事档案精细化管理和控制，从而优化配置人才资源，为相关工作开展及时提供有效信息，促进医院的稳定发展。

1 医院人事档案精细化管理和控制的必要性

1.1 医院对人事档案管理要求有所提高

现如今，随着医院改革与发展的不断推进，人事档案在医院管理中的作用越来越重要，人事档案不再是简单的信息资料，相关工作人员对人事档案进行精细化的管理后，能够满足医院发展过程中更多的需求。医院传统的人事档案管理办法不符合时代需求，工作效率较低，而且人事流动比较频繁，所发挥的作用较小。因此，传统的人事档案管理已经难以满足医院的需求了，人事档案管理应当运用信息化技术，相关管理人员可以借助互联网对人事档案开展精细化管理和控制，不断完善电子档案资料，通过计算机的运算能力等对各种档案资料进行精细化管理，以便医院能够取得更大的发展。

1.2 医院发展速度较快且规模有所拓展

由于时代变化，医院发展速度非常快，规模不断拓展，而且医院的人事变动较为频繁，所以传统的人事档案管理办法很难跟上这一变化。同时，医院传统人事档案管理所记录的只是医务人员最基本的信息，所涉及的方面较少，部分边缘资料甚至毫无记载，如工作状态、取得的效果、员工想法等，由于档案资料较为贫乏，很难对员工未来发展目标等有准确的判断。因为传统人事档案不能全面记录员工各项情况，所以在对员工进行评价时难以做到详细且客观。与之相较，利用信息化技术就可以很好做到医院人事档案的精细化管理与控制。

1.3 人事档案精细化管理与控制的优势

医院加强人事档案精细化管理，能够建立信息平台和庞大的数据库，使人事资料的使用更加方便，精细化管理有助于借用信息技术对信息资料进行检索，能够大大提高人事档案管理的效率，有效降低档案管理人员的工作难度，便于管理人员有更多的时间进行创新，提高人事档案管理工作效率。同时，精细化管理有助于人事资料及时更新，提高了其时效性，便于医院管理部门资源共享。

2 实现医院人事档案精细化管理与控制的对策

2.1 对医院人事档案精细化管理与控制予以重视

医院要得到稳定可持续发展，必须选拔人才并且留住人才，这就需要人事档案管理部门在该方面做到精细化管理。为了对员工需求和发展目标有更准确的把握，医院管理人员应当重视人事管理部门的人事档案管理和控制，不断完善信息化建设，配置相关设备，加大人事档案信息化管理的力度，使其管理更为精细化。与此同时，新时期医院人事档案管理难度加大，所涉及的信息资料越来越多，并且越来越重要，所以人事档案的管理者为了切实做好该项工作应当不断学习，提升自己，以便符合医院对人事档案精细化管理的需求。为此，医院在选用人事档案管理员时，要对其专业能力和其他素质进行考察，为人事档案精细化管理提供人才基础。医院领导者要对人事档案精细化管理有正确的认识，明确人才需求和各种工作内容需求，为医院可持续发展做好基础工作并提供有力支持。

2.2 形成全方位、深层次的信息化档案管理模式

医院人事档案管理过程中必须确保所录入的信息是真实且准确的，以保证在使用档案信息时是有效的。人事档案管理人员在记录相关人员的各项信息时，要向相关人员明确其所提供的信息必须真实有效，并且最好所提交的信息资料为电子形式。同时，人事档案管理者要以公正、客观的态度来对相关人员的档案资料进行记录，将信息化技术的作用最大限度发挥，使得人事档案管理在借助互联网技术的帮助下提高工作质量和效率。要更加深入人事档案管理工作还应当成立监督部门，全方位掌控档案管理人员，确保人们的个人资料不被泄露。人事档案管理部门可以将相关工作者的岗位独立开来，避免工作人员相互监督，有效提升工作质量和效果。

2.3 建立信息资料数据库并且进行精细化整理

随着社会发展进步，医院也有较大的发展，人才流动性较大，所诊治的患者数量也大幅增加，这使得医院人事档案管理面临着巨大的挑战。医院的档案管理具有信息量大、种类多和更新换代较快等特点，医院的档案管理不只有患者病历，还有技术资料和相关的人事资料，不同的档案要分类整理，且所记录的各种条例也不尽相同。以至于信息档案记录分为不同的科室，并且各个科室之间业务相对独立，也缺乏足够的沟通交流，以至于医院的档案管理和信息资源的整合存在一定的不足之处，使得各个档案之间没有经过有效的梳理，医院的档案管理工作效率还有较大的提升空间。传统的医院档案信息管理比较分散，不能进行统一和较为精细的管理控制。相比较而言，建立信息资料数据库，形成信息化的管理系统对医院档案管理十分必要。医院档案管理部门应当根据不同的档案分配不同的科室，采取有针对性地信息档案管理，并对相关资料进行精细的区分管理，从而使人事档案管理工作更加科学合理。

2.4 不断完善医院人事档案的精细化管理制度

只有形成完善的管理制度才能使相关工作能够顺利且有序的开展。因此，医院要提高人事档案管理工作效率，做好人事档案信息化、精细化管理必须不断完善相关制度，以此保障人事档案管理工作的有序开展。相关档案管理人员应当明确医院人事档案管理具有一定的复杂性，所以相关部门应当根据医院的实际情况制定完善的档案管理制度，确保该制度符合医院需求，能够有效保障医院相关工作的顺利开展，以便医院人事档案精细化管理具有更高的工作效率。档案管理部门应当将工作人员的各项信息详细地输入到电子档案中，并上传到信息管理平台，建立健全的档案信息平台，对其中的细节进行分类整理。此外，档案管理人员要定期对档案中各项信息进行更新，以便在医院各项工作中能够快速、准确提取档案信息，为医院各项工作需求提供有力支持，便于医院的人才管理和人事调动等。

3 结束语

新形势下，医院人事档案精细化管理与控制十分必要，这是医院各项工作有效开展的有力支撑。对此，医院对人事档案精细化管理给予足够的重视，要配备相关信息设备，选用专业的档案管理人才，并督促管理者不断学习，以便提升人事档案管理的专业水平。同时，要积极完善人事档案精细化管理制度，确保档案管理人员录入的信息真实有效，建立信息资料数据库，并且对信息进行梳理、细分和整合，便于人事资料的调取和使用，为医院人才管理提供强有力的保障。