探讨老年大学档案管理的特点

2021-04-14王卉

卷宗 2021年9期

王卉

（莱阳老年大学，山东莱阳 265200）

为进一步提升我国国民终身教育水平，各城市开始兴建老年大学。而作为老年大学管理工作中的重要组成，档案管理工作囊括对学员信息、学员作品、人事变动等内容的管理，其管理成效影响到老年大学的发展与进步。正因此，要想维持老年大学的稳定化、长久化发展态势，需重视对档案管理工作的优化，结合对现阶段档案管理现状的分析，借助科学措施来显著提升老年大学档案管理水平。

1 老年大学档案管理特点分析

1.1 档案信息更新频繁

不同于其他类型的学校，老年大学的学生可以依据自身需求、爱好进行学科课程的学习，所以大部分老年大学会开设大量课程类别。同时，老年大学还存在人员变动频繁的特点，人员结构呈现出持续变化的状态，这使得老年大学档案管理工作涉及对大量信息的收集，并做到对档案信息的频繁更新，进而增大档案管理难度[1]。以山东某老年大学为例，2019年新增与毕业学生分别为220人、190人，尽管从人数方面看，其档案管理工作的开展不存在难度，但是实际上老年大学生的入学时间并不固定，且在入学后还需针对性的进行学生素质，再加上不同学生所选择的课程类别不同，导致其管理难度增大。

1.2 档案管理以纸质形式为主

现阶段，档案管理工作得益于信息技术的融合而实现全面优化与创新。但是纵观现阶段老年大学档案管理，仍有部分大学沿用纸质档案管理模式，尽管大部分老年大学开始重视对信息技术、大数据技术等的引进，但是未做到在档案管理中进行信息化管理手段的全面应用[2]。究其原因，具体体现为：1）部分档案管理人员未适应信息化管理模式，仍习惯于应用纸质档案管理；2）受到经费资金的影响，无法全面引进信息技术；3）大部分老年学生未掌握信息化技能，无法做到自主录入信息、登记信息、查阅信息等。

2 老年大学档案管理创新优化措施

2.1 构建信息化档案管理平台

传统纸质档案管理势必会被时代所淘汰，所以老年大学需依据档案管理需求的分析，构建完善的信息化档案管理系统。结合现阶段档案管理现状，结合以下几点完善其档案管理系统：1）积极与相关软件企业合作，开发契合老年大学档案管理需求的管理软件，可以在保证档案管理工作高质量的前提下，实现对档案信息的自动化录入、整理以及归档等，以此在转变传统档案管理方式的同时，减少老年大学对人力成本的投入。2）引进大数据、云端网络等技术，构建契合档案管理需求的数据处理中心与云资源库[3]。同时，数据处理中心需要与老年大学管理系统连接，以此实现档案信息的共享管理，并显著提升其档案处理效果。针对云资源库的构建，可实现对老年大学档案信息的长效存储，避免档案信息丢失、损毁等。3）重视对硬件设施配件的更新与完善，老年大学需加大对信息化档案管理平台的资金投入力度，依据对档案管理平台运行需求的分析，采购符合要求的计算机、扫描仪器、多媒体终端等硬件设施，以此为信息化档案系统的稳定运行提供保障。

2.2 完善档案管理制度规定

档案管理工作要想高效化、规范化开展，必须以完善的档案管理为前提。对此，老年大学需要以《档案法》为参照，结合档案管理实际需求分析，进行原有档案管理制度的优化，做到对立卷、著录、销毁、借阅等环节管理制度的细化，完善《档案借阅制度》、《立卷归档制度》、《档案工作管理办法》等，结合对相关工作流程的完善，确保档案管理各个环节的开展都有据可依，实现档案管理工作规范化、制度化开展。需注意，要想发挥出制度规定的作用，应做到对各项管理制度的全面落实，无论是学校领导，还是老年大学学生，都务必遵循相关规章制度，严格按照相关制度进行档案查阅、节约、录入等，避免因档案管理的不规范而影响到档案信息价值的体现[4]。

2.3 提高档案综合质量

档案资料是老年大学教育活动、发展历史等方面的重要体现，通过对档案室藏的丰富，能够做到对老年大学历史面貌的全面呈现，进一步发挥出档案管理的作用与价值。对此，档案管理人员需在优化档案管理工作的同时，重视对档案信息的多渠道、多途径收集，以此在提升档案管理质量与效率的前提下，丰富档案资源。在实际档案过程中，档案管理部门需结合实际需求的分析，构架完善的室藏结构，并依据结构进行不同类别档案资料的收集，包括录像、奖杯奖状、照片、荣誉证书等，构建集信息化档案资源与实物档案资源为一体的档案管理体系，以期通过多类型、多类别、多载体的档案资源来展现老年大学的发展历史。此外，要想进一步提升档案管理水平，还需加大对档案管理人员的培训力度，从专业知识、管理技能、规章制度、专业态度等方面来发展管理人员综合素质，引导管理人员以更为积极、专业的态度参与到档案管理工作中，确保老年大学档案管理的高质量、高效率开展[5]。