试论新形势下档案管理工作创新

张志鹰

（山东省烟台市蓬莱区教育和体育局，山东 烟台 265600）

近年来，伴随着网络科学技术的飞速发展，我国逐步进入了大数据时代。大数据时代的到来促使了人们的生活、工作、思维方式等发生改变，与此同时，网络科学技术的进步也给我国的档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。传统的档案管理模式已经不能适应新时期社会对档案数据管理的新要求，只有经过改革和创新，充分利用大数据的优势，提高档案管理工作的效率，才能适应不断增长的社会信息化需求。

1 档案管理工作创新的重要意义

1.1 档案管理的重要性

档案可以说是事业单位健康发展的基础，如果没有完善的档案管理方式，那么事业单位各环节管理就形同一盘散沙，发展也会落后。基于此，事业单位在新发展形势下应重视档案的创新管理。在过程中有效的档案管理可以详细记录员工信息，档案需要设置一个专业的部门，档案记录要做到有条不紊，所以说，创新的管理载体是推动档案管理有效性的关键环节。有了员工的对应信息，单位管理人员才可以对不同表现的员工进行奖惩。另外，有了完善的档案管理模式，管理人员可以依照相关信息科学调整和分配人力资源，使员工各尽所能，发挥自己的作用和价值。最为重要的是创新档案管理模式，可以使事业单位查缺补漏，找到影响自身发展的问题，进而创建行之有效的方式，实现档案的良性管理，以此让档案更好地为事业单位发展提供服务和帮助。

1.2 大数据时代档案管理的新特点

首先，拥有海量的数据资源。我国的档案资源丰富，种类繁多，主要来源于两个方面：一是各业务部门通过业务系统产生的业务数据转为档案数据，具有及时、广泛、内容繁杂的特点；二是档案部门通过人工填写录入、搜集归类后转为档案数据，最为常见的是将馆藏的实体档案通过数字化技术转为档案数据，如拍照修图、扫描识别等。随着档案数据资源“存量数字化”“增量电子化”发展模式的全面展开，档案数据资源的数量快速增长，形成了真正意义上的“档案大数据”。然而，传统的档案管理模式已不能满足现代档案用户的使用需求，档案的处理需要采取建立跨平台、跨数据库的新方式，这就促进了档案管理方式的变革。其次，有完整的数据管理体系。在大数据环境下，我国的档案管理方式发生了很大的转变，形成了一套以计算机为载体的智能化管理体系。档案管理可以在计算机系统实现各种信息结构的自动化处理，实现广泛搜集、存储信息的目标，还可以快速、准确地实现数据信息的自动归档，有效地提高了档案管理的效率。另外，档案管理还可以借助云服务平台运行，通过计算机对档案信息资源进行动态化存储与管理，实现智能化管理海量数据信息的目的。另外，海量数据资源有实际的应用价值。在传统的档案管理工作中，我国大多数档案馆一直存在“重藏轻用”“重资源轻管理”的现象，大量的档案数据资源得不到有效的利用，人们在需要档案信息资源时不能快速、准确地检索出来，导致档案的价值不能有效地体现出来。而在大数据时代，不仅追求数据资源的广泛搜索和存储，更重要的是追求档案管理的全智能化服务。利用大数据时代的优势，主动建立和完善数据模型，更新数据信息，对各类数据进行甄别和分类、挖掘和分析，降低档案数据的模糊性，实现档案管理的个性化服务，满足用户需求，发挥档案在各种事务决策、各大科学研究和工程建设等活动中的作用。

2 档案管理工作面临的突出问题

2.1 制度长期不完善且内容流于形式

事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行时缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度发生混乱，缺乏统一的优化机制。此外，个别单位长期忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。

2.2 档案管理的安全问题不容忽视

在档案管理新模式发展的初级阶段，有很多单位对档案管理的基础设施建设投入不够，存储设备老旧，更新不及时，系统配置不足，导致档案资料损坏或丢失情况频发。另外，在大数据环境下，新技术的使用，增加了虚拟环境下档案信息资源管理的风险性，容易导致档案信息丢失或泄露。正如我们所知，档案具有很强的客观性和保密性，往往涉及各种隐私和数据的安全。由于国家的法律法规在保护档案安全性方面还不完善，再加上大数据时代档案信息在互联网环境下还缺乏强有力的保护墙，使得目前大数据环境下的档案管理缺乏安全保障，存在一定的安全隐患。由此可见，我国档案管理的安全问题也应当引起足够的重视。

2.3 档案管理人员专业水平较低

在事业单位档案管理工作中，大部分档案管理人员对档案管理工作的认识不够全面，缺乏专业管理水平，只能进行简单的收集与保管工作。另外，事业单位档案管理人员的专业能力较差，在工作开展之前，没有对其进行科学培训与教育，工作人员对档案工作一问三不知的现象时常发生，进而导致事业单位档案管理难以发挥出自身内在 价值。

3 新形势下创新档案管理工作的对策

3.1 提高档案管理工作的信息化水平

随着社会的不断进步和经济的快速发展，信息技术得到了突飞猛进的进步，新型的档案管理软件在事业单位档案管理的信息化过程中发挥出了巨大的作用。我国事业单位的档案信息化管理水平在现代网络软件快速发展的基础之上得到了很大程度上的提高，并且当下档案管理工作开展信息化的优势已经凸显出来。传统的档案管理工作一般都是采用纸质档案的方式对相关的材料内容进行保存，但是纸质档案进行保存具有一定的缺点比如说会受到周围环境的影响，如果纸质档案周围的环境湿度过高的话会导致出现变质发霉的问题，如果发生这种情况那么很多重要的信息都会得不到应有的保存，而档案管理信息化就可以很好地弥补这一问题，档案管理信息化借助计算机将档案备份在电子磁盘之内，这样不仅仅可以在很大程度上大量节省档案存储的空间并且可以保证一些比较重要的信息不被丢失，通过建立更加科学合理的措施来对事业单位的档案和文件进行合理的分类，以此来提高档案管理工作开展的信息化水平。

3.2 创建良好的安全管理机制

网络技术的使用，能够更好地帮助我们进行档案管理，提升档案管理工作的效率，与此同时，不能忽略档案的安全问题。首先，培养工作人员的安全意识，时刻将档案信息的安全放在首位；其次，优化档案信息系统，配置信息安全装置，安装信息保护系统，为档案信息资源设密加锁；再次，制定档案管理条例，明确资料发送方和档案管理方的权利和义务，加强各部门、各环节的相互监督，为保护档案信息的安全提供有利的环境；最后，国家要完善《档案法》及相关的法律法规，完善奖惩机制，多管齐下，实现档案管理工作的安全性、高效性。

3.3 创新人才培育机制，加强档案管理专业培训

要实现事业单位档案管理工作的有效优化，就不能忽视对档案管理人员的培训。事业单位要加强对档案管理专业人才的培养，通过开展定期或者不定期的培训，来提高他们的档案管理技能和专业性，使其能够熟练掌握和运用传统与现代两种档案管理方式。与此同时，还要注重档案管理人员素质的提升，可以尝试员工轮岗制，即为员工提供外出培训的机会，提高工作人员档案管理知识和技能，使其明确自身职责，以此促进档案管理工作科学、顺利地开展。

3.4 细化档案管理措施，提高管理效益

是严格把好档案收集关。在档案管理中档案收集是关键，倘若档案管理人员档案收集材料不齐全、质量低，自然无法做好后续的档案管理工作。对此，档案管理人员需严格根据我国的法律法规，定期收集档案，针对部分不符合相关要求或是标准的档案，一定要严格根据相关标准或要求来处理。一般来说，基层档案主要包含了音频、视频、业务等诸多类型的档案，所以我们必须要明确每一个环节档案管理人员的工作职责，将责任落到实处。二是基层单位需严把档案整理关，将一些杂乱无章的档案进行整理，档案管理人员在这个过程中需要将收集来的档案进行分类、排列、组合、存储、编号，形成卷宗。上述这个过程是档案形成的关键环节，所以档案管理人员要正确把握档案特征，根据特征进行分类整理。与此同时，还必须要了解不同档案之间的区别和联系，此外还要了解档案的价值，存储方式，以便为后期的档案利用或是保管奠定良好基础。三是基层单位立足于实际构建档案整理具体标准，在这过程中，档案管理人员一定要认真整理档案，注意档案的完整性和“去伪”性，通过这样的举措，最大限度确保档案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地发挥档案的价值意义。四是严把档案存放关，储存档案主要是基于前期档案收集、整理上分类存储档案，通常情况下，基层单位档案都存放在档案库房中，为了防止或是规避档案损坏，基层档案要根据相关规定或标准使用指定档案盒，同时制定好目录、做好标签。

3.5 加大资金投入的力度

事业单位档案管理工作未来的发展趋势和走向一定是不断提高事业单位档案管理的信息化水平，因此在这种情况下事业单位在档案管理工作开展的实际过程中就需要不断改变自身档案管理的理念和工作方式，不断加大对档案管理信息化建设资金的投入力度，通过购买一些开展工作所需要的现代化设备，不断推动档案信息的管理水平。

总而言之，在档案管理信息化工作建设过程中存在许多的问题，在对现代化信息技术借助的基础上这些问题正在逐渐得到解决，针对这种情况就需要对传统的工作理念和工作方式进行转变，不断加大资金投入的力度，提高档案管理工作的信息化水平。建立和完善事业单位的档案管理服务制度，然后不断提高档案信息化的管理水平，通过科学方法提高档案管理的有效性，推动事业单位繁荣发展。