浅谈基层档案利用工作

2021-04-14韩毓伟

卷宗 2021年9期

韩毓伟

（烟台市蓬莱区职业中等专业学校，山东烟台 265600）

档案利用工作是档案工作的关键环节，是档案部门直接向利用者提供档案信息，面对面地为社会的各个阶层、各个领域、各类人群服务。所以，档案利用工作在档案工作中有着举足轻重的作用。当前，基层档案利用工作存在不少的问题，需要档案工作者更新档案管理观念，创新档案管理手段，加强档案资源开发，提高档案利用质量，提高档案人员素质，更好地推动档案事业的高质量发展。

1 基层档案利用存在的突出问题

1.1 档案利用意识薄弱

当前，一些基层档案工作者难以结合现实情况，基层档案服务意识薄弱。他们在档案部门的小框架内“坐井观天”。不能够将档案资源积极应用于各领域的发展需要，各领域档案管理研究工作举步不前，自身服务水平不高，合理利用档案资源，增强档案服务社会的主观认识存在显著不足。改变对档案工作纯粹是文献工作来收集资料的认识，消除档案工作只是为了购买铁皮柜和在办公室安装铁门的错误意识。档案工作意识的缺失会导致档案管理工作的必要性被忽视，从而导致档案管理体系的不完善。如果基层档案工作没有明确定岗责任，大部分档案人员来源于兼职，责任意识薄弱，就会出现档案管理混乱等多种问题。

1.2 档案利用方式创新不足

档案利用工作的本质是收集整理原始档案、数字化建设等。当前，信息化对档案工作产生了深远的影响，原来的纸质档案已经变成了数字文本。因此，只有有效提高档案工作的改革意识，改变传统服务模式，才能使档案工作不停滞、不与时代脱节。当前，基层档案工作应与时俱进，从传统的人工检查和人工整理转变为先进的信息管理方法。由于档案人员素质不高，缺乏有针对性的工作培训，有些档案人员不懂电脑，不懂电子档案管理，由此产生了许多基层档案管理工作仍然停留在传统的手写记录中，跟不上信息化的步伐，有些档案人员甚至无法确定最基本的存档范围、分类方案和保管时间表，出现档案不及时归档或分类不当等现象。

1.3 基层档案管理制度缺失

没有规则，基层档案管理就失去了基本制度保障。当前部分基层机构只有不成文的档案管理规定，单位也没有档案管理细则，无法在具体工作的实施过程中追查相应的责任，档案工作被认为是随意的。由于管理体制不健全，基层机关档案工作存在严重问题。因此，加强机关档案的规范化管理势在必行。

1.4 档案资源利用价值不高

在很长一段时间里，传统的“重藏轻用”观念依然存在。党委和政府的档案资源被视为“机密”，许多人误以为“档案”是人事档案和秘密，不敢轻易进入档案馆。档案工作的特殊性和传统工作模式使得档案的价值难以展现，档案的作用难以发挥。基层档案的认识水平较低，这直接影响到人们查阅档案权利的实施，档案的使用率不高。虽然这种情况在经过几十年的努力之后有所改善，但基层档案资源利用价值还有待一进步挖掘。

1.5 基层档案管理水平偏低

首先，一些档案管理人员的服务质量不高，缺乏专业档案管理技能，导致档案利用过程产生各种问题。其次，档案收藏资源不丰富。大部分基层档案（室）的接收区域狭窄，无法及时接收到人们所需的档案。在馆藏档案资源中，政务档案、机关档案占据了绝大多数，而一些常用的民生档案资源数量十分少。最后，档案查阅工作没有标准化，导致许多档案成为“死档”，档案使用者无法找到他需要的档案资源，档案利用率较低。

2 加基层档案利用工作的对策

2.1 提高认识，推进档案服务工作

首先，重视档案资料的收集。良好的记录收集是档案管理的基础。基层档案工作人员必须与各部门（部）的信息人员保持密切联系，定期收集各部门业务活动产生的业务数据。必须及时处理一些重要的（内部）档案，以防止档案丢失对后续合并完整性和库存的影响。其次，定岗定责，设立一个固定的部门档案信息员。没有部门的分工，档案资料就不完整、不准确。档案信息员应及时收集数据并送交档案室，并对档案进行分类和归档。最后，培养档案管理意识。档案工作是一项非常机密的工作，需要不断档案工作人员的基本水平。档案管理工作不能三心二意，要热爱档案管理工作，增强爱岗敬业，知识奉献精神，不断收集和丰富档案资源。一是根据档案资料形成的时间收集；二是根据档案的相关性（如申请批准等）收集反映部门重要活动和发展的重要资料。在整理档案资料时，找出遗失的相关档案，与有关部门沟通，避免遗失档案。通过扎实的档案工作，在将来需要找到相关的档案数据。同时，要加强档案管理工作的宣传，通过媒体宣传等，促使各界人士能对档案有更深的了解。

2.2 提高队伍素质，完善档案管理手段

一是加强硬件设施建设。档案的合理管理和利用必须配备专门的技术硬件。事实证明，随着现代办公硬件设施的投入，档案人员的工作效率有了很大的提高。二是从软件入手，加强档案工作人员自身的学习，不断提高自身专业素养。档案管理部门应当将基本机关档案工作人员的工作表现作为年度考核的一部分。三是加强部门间和系统间档案工作沟通。档案工作者可以通过与各兄弟单位、乡镇、街道的交流，不断拓宽视野。四是增强先进网络技术、数字技术在档案管理工作中的应用，基础档案管理部门应以数字化档案建设为目标，努力实现档案设备技术的现代化。

2.3 健全管理制度，创新档案管理观念

要做好基层档案工作，就必须有健全的管理制度。由于条件限制，一些基层机关的档案规则和规定已不能适应档案现代化管理的需要，不适宜的地方需要删除或增加。完善分解任务，责任到部门和个人。第一，加强档案管理检查。档案工作作为年度目标考核和管理目标责任制的内容，是档案工作干部年度考核的重要依据。国家机关领导人员应当重视“依法治档”，科学配置档案工作人员档案服务任务，增强档案安全性管理。第二，加大档案服务标准化力度。加强档案材料的备案意识，在处理接收和阅读归还的部门时，档案必须按照统一标准处理。明确职责，确保档案资料的收集和归档完整。

2.4 加大力度，提升档案服务标准化

加强档案材料的备案意识，在处理接收和阅读归还的部门时，档案必须按照统一标准处理。明确职责，确保档案资料的收集和归档完整。广泛宣传档案服务功能，提高全社会的档案利用意识档案利用服务是档案部门的“门面”，所以要在面子上下足功夫。充分利用服务性这一特点发挥窗口优势，广泛进行宣传工作。可以通过举办实体展览、网上展览，编制档案利用服务宣传手册，网上查询相关专题的档案数据库目录，参与报纸、电视、电台等有关档案利用服务工作的专题采访，馆藏档案的对外宣传介绍，提高档案编研成果的质量和数量，对公民进行爱国主义、革命传统等的宣传教育活动，增强自身的影响力，提高全社会对档案的认识和利用。

2.5 重视档案资源开发，提高档案利用质量

整个档案工作的价值反映在档案的使用上。一般来说，工作人员必须高度负责，并向用户提供令人满意的服务。在新形势下，档案应当公开使用。不断加强档案编研工作，增强档案资源服务价值。同时，档案应当在严格的监督下使用。对档案使用进行监督，可以有效保障档案使用的安全。在确保档案完整性和安全性的同时，维护自己的利益。

2.6 严格保密制度，保障档案安全利用

档案保密和安全是档案工作的重中之重。对档案利用服务工作者来说，严格遵守档案的各种保密规定，维护档案的实体安全与信息安全是义不容辞的责任。一是要提高档案工作者的职业素养。在日常要做好档案的安全保密教育工作，强化规章制度和监督机制，从思想上、工作态度和作风上，做到遵章守纪、严谨、认真，以较强的责任心来履行自己的职责和义务。二是要加强档案的安全保管，建立详细的档案管理和使用的制度，按照国家的有关规定来设立档案库房，加装防盗门窗，安排专人管理库房，严禁无关人士擅自进入库房，防止档案的失、泄密，全面保障档案的安全。三是档案利用服务工作者应该具备过硬的政治素养和娴熟的专业技术，在服务过程中，要有敏锐的观察力、优秀的沟通协调能力，一切按照规章制度提供服务，保证借出归库档案的齐全完整，对突发可能不利于档案安全保密的情况有预判，具有随机应变的能力。四是处理好保密与档案利用的关系。如今档案安全保密工作是档案事业的生命线，如何安全地利用档案是值得我们每个档案工作者去好好研究和分析的。要处理好保密与利用的关系，像涉及国家、社会、人民利益不利于开放的涉密档案，一定做好保护工作。在档案密级鉴定的时候，档案工作者应该严格按照相关规定进行归类，确保档案中的涉密文件不被泄露，国家、人民的利益不受任何损失。

2.7 加强训练，提高档案人员素质

首先需要不断提高工作人员的素质，加强业务培训。档案管理是一项非常专业的工作。一个合格的档案管理员，需要不断改善档案管理业务。其次，树立专业意识。档案部门是党和国家依靠的服务组织之一。档案工作者必须清楚了解档案的合理和保密使用方式，并确定自己的立场，以增强保密意识和服务社会的责任感。积极为党政机关服务，有强烈的责任感和使命感，用经济社会发展的蓝图作借鉴，让社会各界都能发现档案的重要性，并发现原始数据的存档可以使后代有迹可寻。使档案工作得到社会各界的重视和支持，使档案工作提升到新水平。